Усі документи тендерної пропозиції, що підготовлені безпосередньо Учасником повинні бути складені українською мовою. Допускається наявність у складі тендерної пропозиції Учасника та не потребують перекладу українською мовою документи на російській мові, складені Учасником в минулих періодах, або надані сторонніми підприємствами, організаціями чи установами, зокрема, але не виключно: накази про призначення, протоколи зборів, договори, накладні, акти, виписки, листи, технічні специфікації, сертифікати, паспорти якості тощо.
Також, виняток складають стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення у вигляді скорочень та термінологія, пов’язана з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами, викладаються мовою їх загально прийнятого застосування; інформація коли використання букв та символів української мови призводить до їх спотворення (зокрема, але не виключно адреси мережі "інтернет", адреси електронної пошти, торговельної марки (знаку для товарів та послуг), загальноприйняті міжнародні терміни).
У разі неможливості подання учасниками документів до складу тендерної пропозиції українською мовою, вони можуть бути надані іноземною мовою. При цьому документи, які складені іноземною мовою беспосередньо учасником - довідкі, гарантійні листи, листи у довільній формі або інше, обовязково надаються з перекладом на українську мову з нотаріальним засвідченням підпису перекладача.
Щодо подання учасниками до складу тендерної пропозиції офіційних документів, які складені іноземною мовою:
Для підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів учасника, з метою використання їх на території України, документи повинні бути легалізовані у встановленому порядку або засвідчені спеціальним штампом «Apostille» (апостиль), якщо країна, в якій цей учасник зареєстрований, підписала відповідну конвенцію, крім випадку, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують зазначену процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Документи легалізуються учасниками торгів –іноземними суб’єктами господарювання наступним чином:
а) за спрощеною процедурою проставлення Апостиля (Apostille) відповідно до статей 3 та 4 Гаазької Конвенції від 05.10.1961 року
або
б) за процедурою консульської легалізації відповідно до Віденської Конвенції «Про консульські зносини» 1963 року
або
в) завірений(-і) нотаріально відповідно до глави 11 Закону України «Про нотаріат» (в разі, якщо документ не потребує легалізації згідно з міжнародною угодою (конвенцією тощо) між Україною та країною-учасника торгів ) та в такому випадку надається лист-роз‘яснення, складений в довільній формі, за підписом уповноваженої особи учасника та завірений печаткою (за наявності), з посиланням на відповідну міжнародну угоду (конвенцію тощо) між Україною та країною-учасника торгів, згідно з якою документ не потребує легалізації.
Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст, викладений українською мовою.
Тендерна пропозиція обов’язково повинна супроводжуватись документом, що підтверджує надання Учасником забезпечення тендерної пропозиції, яке має бути надане у формі електронної банківської гаранті (далі - банківська гарантія) з накладеним електронно-цифровим підписом/кваліфікованого електронного підпису гаранту (далі-банк-гарант) відповідно до вимог діючого законодавства.
Електронна гарантія обов’язково повинна містити посилання на реквізити закупівлі, її назву та номер на веб-порталі Уповноваженого органу.
Електронна гарантія надається у складі тендерної пропозиції у форматі, що дає можливість перевірити електронний цифровий підпис/кваліфікований електронний підпис банку-гаранта за допомогою ресурсу офіційного веб-сайту Центрального засвідчувального органу Міністерства юстиції України. У разі відсутності або не підтвердження ЕЦП/КЕП банківської гарантії, подана учасником тендерна пропозиція відхиляється Замовником.
Банківська гарантія надана банком-резидентом України має бути оформлена відповідно до вимог постанови правління НБУ від 15.12.2004 № 639 «Про затвердження положення про порядок здійснення банками операцій за гарантіями в національній та іноземних валютах».
Повноваження особи, яка підписує банківську гарантію, повинні бути підтверджені відповідним документом з накладенням ЕЦП/КЕП гаранта (у випадку, якщо підписантом не є голова правління).
Розмір забезпечення тендерної пропозиції складає 0,5% очікуваної вартості закупівлі, а саме 1 563 000,00 (один мільйон п’ятсот шістдесят три тисячі гривень 00 коп.) гривні.
Строк дії забезпечення тендерної пропозиції (строк дії гарантії) – не менше 120 календарних днів з дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій, яка вказана в оголошенні на веб-порталі Уповноваженого органу. Гарантія має набувати чинності з дня її надання.
У разі, якщо Учасник бере участь в одному тендері Замовника, проте за певними лотами, то на кожен лот він надає окрему гарантвю.
Гарантія має передбачати лише можливість сплати всієї суми, на яку вона видана (часткові сплати-заборонені).
В тексті гарантії обов’язково повинно бути зазначено:
- Зобов’язання Банку-гаранта сплатити Замовнику гарантійну суму єдиним платежем протягом 5-ти банківських днів з дня отримання вимог Замовника без подання будь-яких інших документів або виконання будь-яких інших умов;
- Умови гарантії не можуть бути змінені і вона не може бути припинена Банком-гарантом, в тому числі згідно із заявою Учасника, без згоди та погодження з Замовником, після її передавання / надсилання Замовнику.
Банківська гарантія повинна бути оформлена з повним грошовим покриттям на весь строк дії такої гарантії. На підтвердження наявності грошового покриття, надається довідка з банку про наявність повного грошового покриття на весь строк дії відповідної гарантії та виписка з Банку по рахунку покриття, яка підтверджує зачислення грошового покриття на рахунок покриття , видані Банком- гарантом, завірені печаткою Банка-гаранта та підписом уповноваженої особи від Банку-гаранта.
Грошове покриття прередбачає списання (перерахування) грошових коштів із поточного рахунку Учасника (Принципала) на рахунок покриття за банківською гарантією. Забороняється надання гарантій, на умовах перерахування грошових коштів на депозитний рахунок. Грошове покриття не може виступати забезпеченням за будь-якими іншими фінансовими зобов’язаннями.
Тендерна пропозиція, у складі якої буде банківська гарантія, що не відповідає умовам тендерної документації, буде відхилена Замовником.
Реквізити Замовника для оформлення банківської гарантії:
Служба автомобільних доріг у Дніпропетровській області
код ЄДРПОУ:25843931
ПАТ КБ «Приватбанк» р/р UA773052990000026009050020830
Забезпечення тендерної пропозиції повертається учаснику протягом п’яти банківських днів з дня настання підстави для повернення забезпечення тендерної пропозиції в разі:
1) закінчення строку дії тендерної пропозиції та забезпечення тендерної пропозиції, зазначеного в тендерній документації;
2) укладення договору про закупівлю з учасником, який став переможцем процедури закупівлі;
3) відкликання тендерної пропозиції до закінчення строку її подання;
4) закінчення тендеру в разі неукладення договору про закупівлю з жодним з учасників, які подали тендерні пропозиції.
Забезпечення тендерної пропозиції не повертається в разі:
1) відкликання тендерної пропозиції учасником після закінчення строку її подання, але до того, як сплив строк, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;
2) непідписання договору про закупівлю учасником, який став переможцем тендеру;
3) ненадання переможцем процедури закупівлі у строк, визначений частиною шостою статті 17 Закону, документів, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 Закону;
4) ненадання переможцем процедури закупівлі забезпечення виконання договору про закупівлю після отримання повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, якщо надання такого забезпечення передбачено тендерною документацією.
За зверненням учасника, яким було надано забезпечення тендерної пропозиції, замовник повідомляє установу, що видала такому учаснику гарантію, про настання підстави для повернення забезпечення тендерної пропозиції протягом п’яти днів з дня настання однієї з підстав повернення забезпечення тендерної пропозиції.

The tender offer must be accompanied by a document confirming the provision by the Bidder of the tender offer security, which must be provided in the form of an electronic bank guarantor (hereinafter - the bank guarantee) with an electronic digital signature / qualified electronic signature of the guarantor (hereinafter - the guarantor bank). in accordance with the requirements of current legislation.
The electronic guarantee must contain a link to the details of the purchase, its name and number on the web portal of the Authorized Body.
The electronic guarantee is provided as part of the tender offer in a format that allows verifying the electronic digital signature / qualified electronic signature of the guarantor bank using the official website of the Central Certification Authority of the Ministry of Justice of Ukraine. In case of absence or non-confirmation of EDS / CEP of the bank guarantee, the tender offer submitted by the bidder is rejected by the Customer.
The bank guarantee provided by a resident bank of Ukraine must be issued in accordance with the requirements of the NBU Board Resolution of 15.12.2004 № 639 "On approval of the regulations on the procedure for banks to carry out guarantee operations in national and foreign currencies".
The authority of the person signing the bank guarantee must be confirmed by the relevant document with the imposition of EDS / CEP of the guarantor (if the signatory is not the chairman of the board).
The amount of security for the tender offer is 0.5% of the expected purchase price, namely UAH 1,563,000.00 (one million five hundred sixty-three thousand hryvnias 00 kopecks).
The term of the tender offer security (guarantee period) is not less than 120 calendar days from the date of the deadline for submission of tender offers, which is specified in the announcement on the web portal of the Authorized Body. The guarantee must take effect from the date of its provision.
If the Bidder participates in one tender of the Customer, but for certain lots, it provides a separate guarantee for each lot.
The guarantee should provide only for the possibility of payment of the full amount for which it is issued (partial payments are prohibited).
The text of the guarantee must state:
- Obligation of the Guarantor Bank to pay the guarantee amount to the Customer in a single payment within 5 banking days from the date of receipt of the Customer's claims without submitting any other documents or fulfilling any other conditions;
- The terms of the guarantee cannot be changed and it cannot be terminated by the Guarantor Bank, including according to the application of the Participant, without the consent of the Customer, after its transfer / sending to the Customer.
The bank guarantee must be issued with full cash coverage for the entire term of such guarantee. To confirm the availability of cash coverage, a certificate from the bank on the availability of full cash coverage for the entire term of the guarantee and a statement from the Bank on the coverage account, confirming the crediting of cash coverage to the coverage account issued by the Guarantor Bank, certified by the seal of the Guarantor Bank and signature authorized person from the Guarantor Bank.
Cash coverage provides for the write-off (transfer) of funds from the current account of the Participant (Principal) to the coverage account under a bank guarantee. It is prohibited to provide guarantees on the terms of transfer of funds to the deposit account. Cash coverage cannot be collateral for any other financial obligations.
The tender offer, which will include a bank guarantee that does not meet the conditions of the tender documentation, will be rejected by the Customer.
Details of the Customer for registration of a bank guarantee:
Service of highways in the Dnepropetrovsk area
USREOU code: 25843931
PJSC CB "Privatbank" r / r UA773052990000026009050020830
The tender security shall be returned to the bidder within five banking days from the date of occurrence of the grounds for the return of the tender security in the case of:
1) expiration of the tender offer and security of the tender offer specified in the tender documentation;
2) concluding a procurement contract with the bidder who became the winner of the procurement procedure;
3) withdrawal of the tender offer before the deadline for its submission;
4) termination of the tender in case of non-conclusion of the procurement contract with any of the participants who submitted tender proposals.
Security of the tender offer is not returned in case:
1) withdrawal of the tender offer by the bidder after the expiration of the term of its submission, but before the expiration of the term during which the tender offers are considered valid;
2) non-signing of the procurement contract by the bidder who became the winner of the tender;
3) failure of the winner to provide the procurement procedure within the period specified in part six of Article 17 of the Law, documents confirming the absence of the grounds established by Article 17 of the Law;
4) failure of the winner of the procurement procedure to provide security for the performance of the procurement contract after receiving notification of the intention to enter into a procurement contract, if the provision of such security is provided by the tender documentation.
Upon the request of the bidder who has been provided with the tender security, the customer shall notify the institution that issued such a guarantee to the bidder of the grounds for returning the tender security within five days from the date of one of the grounds for returning the tender security.