Відповідь замовника на пояснення

Дата: 2023-10-17 12:25:50

відповідь на моніторинг

На нашу адресу надійшов запит Управління Південного офісу Держаудитслужби в Херсонській області на пояснення щодо процедури закупівлі товарів за кодом ДК 021:2015: 34110000-1 Легкові автомобілі, оголошеної в електронній системі закупівель Prozorro за ідентифікатором UA-2023-07-25-011613-a (далі — Процедура закупівлі).
Відповідно до частини 5 статті 8 Закону України “Про публічні закупівлі” замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
На підставі викладеного, надаємо інформацію та документи через електронну систему закупівель відповідно до питань запиту.

1. Щодо інформації та розрахунків з підтвердними документами щодо обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікуваної вартості повідомляємо наступне.

Закупівля здійснювалась з метою матеріального забезпечення здійснення повноважень замовника, належного виконання функціональних обов’язків, покладених на працівників Управління капітального будівництва Херсонської міської ради (далі — Замовник).
Зокрема, потреба у двох легкових автомобілях зумовлена необхідністю організувати виїзну роботу Комісії з обстеження пошкодженого та зруйнованого майна на території Херсонської міської територіальної громади (далі — Комісія), створеної розпорядженням начальника Херсонської міської військової адміністрації №500-р. Зазначена Комісія у своїй роботі керується Порядком виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії російської федерації, пов’язаних із пошкодженням будівель та споруд, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19 квітня 2022 р. № 473. Виконання цих повноважень потребує постійних виїздів членів Комісії на об'єкти нерухомого майна, оскільки Комісія проводить обстеження будинків та споруд, які були зруйновані, затоплені внаслідок підриву Каховської ГЕС або пошкоджені внаслідок військової агресії російської федерації. Наразі Комісія вимушена користуватися у своїй роботі старими транспортними засобами з низьким дорожнім просвітом (кліренс) наданими їй волонтерами, які не можуть рухатися затопленими територіями, по знищеним автошляхам та часто виходять з ладу, що негативно впливає на безпеку роботи Комісії та її членів. В умовах постійних обстрілів міста Херсон військами російської федерації, виникла необхідність забезпечити мобільність та особисту безпеку працівників комісії, які працюють на місцях у місті Херсоні — в тому числі максимально швидке переміщення членів Комісії містом на надійних транспортних засобах.
Розмір бюджетного призначення на придбання товарів за кодом ДК 021:2015: 34110000-1 Легкові автомобілі — було визначено в обсязі 1371255,00 гривень на підставі розпорядження начальника Херсонської міської військової адміністрації від 30.06.2023 року №313-р, КПКВК 1510160, КЕКВ 3110 (Придбання обладнання і предметів довгострокового користування). Очікувана вартість предмета закупівлі становить 1 356 922,00 гривень, що не перевищує розмір бюджетного призначення. На підтвердження зазначеного додаємо до цих пояснень довідку про зміни до річного розпису бюджету на 2023 рік від 03 липня 2023 року.
При визначенні технічних та якісних характеристик предмета закупівлі Замовник виходив з потреби забезпечити Комісію в місті Херсон транспортними засобами, які матимуть високі показники надійності, безпечності, будуть здатні перевозити не менше 5 пасажирів (включно з водієм), із визначеними межами витрат палива, належними системами управління автомобілем тощо. Також Замовник ураховував обсяг бюджетного призначення, з дотриманням принципу максимальної економії та ефективності, передбаченого статтею 5 Закону України “Про публічні закупівлі”.
Проаналізувавши інформацію щодо ринкових пропозицій, Замовник дійшов висновку, що потреба замовника в легкових автомобілях може бути задоволена в найбільш оптимальний, ефективний та економний спосіб шляхом придбання товару RENAULT DUSTER або еквівалентного товару, оскільки цей товар має необхідні функціональні характеристики та відповідну вартість в межах бюджетного призначення. Інші товари, виявлені Замовником під час аналізу ринку, маючи відповідні характеристики — мали вищу вартість, яка виходила за межі бюджетного призначення. Відповідно, технічні характеристики предмета закупівлі були визначені на базі потреб Замовника та відповідно до інформації з відкритих джерел про характеристики автомобіля, який може задовольнити потреби замовника і водночас має вартість у межах бюджетного призначення. Разом з тим, з метою забезпечення вільної конкуренції та дотримання законодавства про публічні закупівлі, Замовник у Додатку 2 до тендерної документації передбачив можливість для учасників пропонувати товар із еквівалентними технічними характеристиками. Таким чином, було дотримано вимоги частин 3, 4 статті 23 Закону України “Про публічні закупівлі”.
Під час визначення очікуваної вартості предмета закупівлі Замовник керувався Примірною методикою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженою Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 року №275, а саме — шляхом використання методу «Порівняння ринкових цін».
Зокрема, Замовником було спрямовано письмові запити цінових пропозицій постачальникам товару, що є предметом закупівлі (додаються).
У відповідь Замовником було отримано 3 комерційні пропозиції, надані на єдиних умовах оплати та доставки. Ціни за одиницю товару, зазначені у цих комерційних пропозиціях, складали: 679000,00 гривень з ПДВ (пропозиція ТОВ "СОЛЛІ ПЛЮС"), 679000,00 гривень з ПДВ (пропозиція ТОВ "Європа Плюс"), 679000,00 гривень (ТОВ "АВТО ГРУП+").
Щодо розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі повідомляємо, що очікувану вартість за одиницю товару Замовником було визначено як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних за такою формулою:
Цод = (Ц1 +… + Цк) / К,
де: Цод - очікувана ціна за одиницю;
Ц1, Цк - ціни, отримані з комерційних пропозицій приведені до єдиних умов;
К - кількість цін, отриманих з комерційних пропозицій.

У даному випадку Цод = (Ц1 +… + Цк) / К = (679000+679000+679000) / 3 = 679000 гривень.
У результаті очікувана вартість за одиницю товару склала 679 000,00 гривень.
Сумарну очікувану вартість було визначено як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару, за такою формулою:
ОВмрц = Цод * V,
де: ОВмрц - очікувана вартість, розрахована за методом порівняння ринкових цін;
Цод - очікувана ціна за одиницю товару/послуги;
V - кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується.
У даному випадку: ОВмрц = Цод * V = 679000*2 = 1358000 гривень.
У результаті сумарна очікувана вартість предмета закупівлі за примірною методикою склала 1358000 гривень, та при плануванні та оголошенні процедури закупівлі була зменшена на незначну різницю, в підсумку склавши 1 356 922,00 гривень, що не перевищує розмір бюджетного призначення та не порушує принципу максимальної економії.
На підтвердження викладеної інформації надаємо копії запитів цінових пропозицій та копії комерційних пропозицій.

2. Надаємо посилання на сторінку веб-сайту Херсонської міської військової адміністрації, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами): https://miskrada.kherson.ua/prozoryi-kherson/publichni-zakupivli/obhruntuvannia-tekhnichnykh-ta-iakisnykh-kharakterystyk-zakupivli-rozmiru-biudzhetnoho-pryznachennia-ochikuvanoi-vartosti-predmeta-zakupivli/.
Відповідне обгрунтування було оприлюднено Замовником у порядку та у строки, передбачені пунктом 4-1 зазначеної вище Постанови.

Принагідно інформуємо, що відповідно до частини 4 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» відносини, пов`язані із сферою публічних закупівель, регулюється виключно цим Законом і не можуть регулюватися іншими законами, крім випадків, встановлених цим Законом. Зміни до цього Закону можуть вноситися виключно законом про внесення змін до цього Закону.
Статтею 10 Закону визначено порядок оприлюднення інформації про закупівлю та інформацію, яка підлягає оприлюдненню. Так, до інформації що підлягає оприлюдненню згідно статті 10 Закону не належить оприлюднення (розміщення) на веб-сайті інформації щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик предмету закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості по закупівлі.
Єдиний веб-сайт, на якому Закон зобов'язує Замовника оприлюднювати інформацію про закупівлю, є веб-портал Уповноваженого органу з питань закупівель - інформаційно-телекомунікаційна система, яка має комплексну систему захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно із Законом України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", до складу якої входять модуль електронного аукціону і база даних, та є частиною електронної системи закупівель. Веб-портал Уповноваженого органу є онлайн-сервісом, що забезпечує створення, зберігання, оприлюднення всієї інформації про закупівлі, проведення електронного аукціону, автоматичний обмін інформацією і документами та користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет.
Таким чином, пункт 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 року №710 (зі змінами) має рекомендаційний характер. Постанова Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 року № 710 (зі змінами) не належить до законодавства про закупівлі, відповідальність за її порушення в рамках Закону України “Про публічні закупівлі” не настає. Аналогічна правова позиція викладена у постанові Третього Апеляційного Адміністративного Суду від 06.09.2022 року у справі №280/7700/21: https://reyestr.court.gov.ua/Review/106189064.


3. Щодо інформації про суми коштів, сплачених за договором, що був укладений за результатом проведеної закупівлі, повідомляємо наступне.

За результатами Процедури закупівлі було укладено Договір про закупівлю №1 від 17 серпня 2023 року з переможцем Процедури закупівлі ТОВ "М Моторс" (далі - Договір про закупівлю). Згідно з пунктом 5.2 Договору про закупівлю строк поставки Товару визначено періодом до 31 жовтня 2023 року. На виконання Договору про закупівлю постачальником ТОВ "М Моторс" 16 жовтня 2023 року було здійснено поставку Товару, що підтверджується Актом приймання-передачі від 16 жовтня 2023 року та видатковою накладною №М000000151 від 11 жовтня 2023 року (додаються).
Таким чином, Постачальник ТОВ "М Моторс" виконав свої обов'язки за Договором про закупівлю у повному обсязі.
Відповідно до пункту 4.1 Договору про закупівлю оплата здійснюється по факту поставки товару, по мірі надходження коштів на розрахунковий рахунок Замовника, після перевірки поставленого товару на стан придатності та підписання сторонами акту прийому-передачі, при необхідності з відстрочкою платежу 30 календарних діб. Слід зазначити, що згідно з пунктом 6.1.1 Договору про закупівлю Покупець зобов'язаний своєчасно та в повному обсязі здійснювати розрахунки за поставлений Товар.
Оскільки ТОВ "М Моторс" виконало поставку Товару належної якості відповідно до умов Договору про закупівлю, у Замовника відсутні підстави утримуватись від виконання обов'язку щодо здійснення оплати за Договором про закупівлю.
Наразі наявні фактичні підстави для здійснення оплати за поставлений товар, платіжні документи за Договором про закупівлю мають бути оформлені та передані до відповідного органу казначейського обслуговування для проведення оплати в сумі 1343800,00 гривень, у тому числі ПДВ - 223 966,66 гривень, на підставі пункту 3.2 Договору про закупівлю.
Таким чином, станом на дату надання цих пояснень, кошти Договором про закупівлю не сплачені, але сума коштів, належних до сплати Замовником відповідно до його договірних зобов'язань за пунктом 3.2, 6.1.1 Договору про закупівлю, становить 1343800,00 гривень, у тому числі ПДВ - 223 966,66 гривень.
Звертаємо увагу, що відповідно до частини 3 статті 8 Закону України “Про публічні закупівлі” повідомлення про початок моніторингу процедури закупівлі не зупиняє проведення процедур закупівель, визначених цим Законом. Також чинне законодавство у сфері закупівель не передбачає зупинки виконання договору про закупівлю у зв'язку з проведенням моніторингу процедури закупівлі та/або зупинки процесу здійснення розрахунків із постачальниками за поставлений товар.

4. Щодо документів, які мали надати учасники Процедури закупівлі на підтвердження відповідності учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, повідомляємо наступне.
Згідно з пунктом 1 Розділу 3 тендерної документації Процедури закупівлі тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення), наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 Особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації, зокрема інформацією, що підтверджує відповідність учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям – згідно з Додатком 1 до цієї тендерної документації.
Таким чином, інформація від учасника Процедури закупівлі про відповідність його кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям вимагалась виключно у разі їх (його) встановлення Замовником. Посилання на Додаток 1 до тендерної документації як на джерело інформації про кваліфікаційні критерії за текстом тендерної документації є рамковим, тобто таким, що міститься в тендерній документації всіх процедур закупівель Замовника, але має чинність лише у разі встановлення Замовником кваліфікаційних критеріїв безпосередньо в Додатку 1 до тендерної документації.
Звертаємо увагу, що відповідно до пункту 48 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178, під час здійснення закупівлі товарів замовник може не застосовувати до учасників процедури закупівлі кваліфікаційні критерії, визначені статтею 16 Закону України “Про публічні закупівлі”.
Згідно з оголошенням про проведення відкритих торгів UA-2023-07-25-011613-a, видом предмета закупівлі є товар. Таким чином, Замовником правомірно не було встановлено кваліфікаційні критерії та спосіб підтвердження відповідності учасників таким кваліфікаційним критеріям у межах даної Процедури закупівлі.


5. Щодо посилання на файл тендерної пропозиції переможця ТОВ "М МОТОРС", в якому надано фото товару згідно до вимог Додатку №2 тендерної документації, повідомляємо таке.

Згідно з пунктом 1 розділу 3 тендерної документації Процедури закупівлі тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 Особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації, у тому числі — інформацією про маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим замовником вимогам (у разі встановлення даної вимоги в Додатку 2), — згідно з Додатком 2 до тендерної документації.
Окрім того, згідно з пунктом 6 розділу 3 тендерної документації Процедури закупівлі, вимоги до предмета закупівлі (технічні, якісні та кількісні характеристики) згідно з пунктом третім частини другої статті 22 Закону зазначено в Додатку 2 до цієї тендерної документації.
Інших посилань на Додаток 2 до тендерної документації, у тому числі вимог надати всі згадані в ньому документи саме у складі тендерної пропозиції учасника — тендерна документація не містить.
Згідно з умовами Додатку 2 до тендерної документації Процедури закупівлі (сторінка 30 тендерної документації) учасник повинен надати у складі пропозиції відповідний лист-згоду щодо виконання вимог даного додатку із зазначенням країни виробника товару та інші документи, які вважає за потрібні.
Нижче Додаток 2 до тендерної документації Процедури закупівлі містить перелік документів, щодо частини яких прямо зазначена вимога надати документ саме у складі тендерної пропозиції учасника (пункти 4, 5, 6), а щодо решти з переліку документів (пункти 1, 2, 3) — така вимога відсутня. Зокрема, вимога надати фото (пункт 2 переліку) саме у складі тендерної пропозиції учасника — не була встановлена Замовником, оскільки виконання такої вимоги може бути ускладнено до моменту укладання договору про закупівлю.
Тому у складі тендерної пропозиції переможця ТОВ "М МОТОРС" відсутній файл, у якому надано фото товару.
Втім, на виконання умов Процедури закупівлі та на підтвердження відповідності своєї тендерної пропозиції, учасник ТОВ "М МОТОРС" надав Замовнику фото товару, що є предметом закупівлі (додається), під час укладання Договору про закупівлю.
Підсумовуючи викладене, підкреслюємо, що тендерна пропозиція учасника ТОВ "М МОТОРС" повністю відповідала умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, а також відповідала вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону України “Про публічні закупівлі”. Така відповідність була підтверджена у спосіб, визначений у тендерній документації Процедури закупівлі.
У Замовника були відсутні підстави для відхилення тендерної пропозиції ТОВ "М МОТОРС" у цій частині, що підтверджується, зокрема, практикою Органу оскарження. Наприклад, у рішенні від 05.11.2018 року № 11280 було встановлено, що учасник не порушив вимог тендерної документації, не надавши рисунки, якщо документація не містила окремих вимог щодо необхідності надання рисунків до технічної специфікації саме у складі тендерної пропозиції учасника. Аналогічного висновку дійшов Орган оскарження у рішенні рішення від 11.11.2020 № 20980, згідно з яким учасник не порушив вимог тендерної документації, не надавши декларацію декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства з питань охорони праці, яка передбачалась тендерною документацією, оскільки вона не містила окремих вимог щодо необхідності надання цього документа саме у складі пропозиції.

6. Щодо посилання на файл тендерної пропозиції переможця ТОВ "М МОТОРС", в якому надано копію діючого дилерського або дистриб’юторського договору з підприємством-виробником транспортних засобів, що є предметом цієї закупівлі, або іншим суб’єктом господарювання, який на законних підставах здійснює реалізацію транспортних засобів, що є предметом цієї закупівлі, або копію іншого документу, що підтверджує правомочність учасника на реалізацію транспортних засобів, що пропонуються згідно його тендерної пропозиції згідно до вимог Додатку №2 тендерної документації, повідомляємо наступне.

За результатами розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ "М МОТОРС", було встановлено, що у складі його тендерної пропозиції міститься Довідка (файл "сервисная станция.pdf"), у якому учасник ТОВ "М МОТОРС" повідомляє, що він є офіційний представник RENAULT в Миколаївському регіоні та володіє спеціалізованим фірмовим салоном та станцією технічного обслуговування "М МОТОРС". Посилання на документ: https://public-docs.prozorro.gov.ua/get/32ee2483e79e4b18a9289ce650bdd943?Signature=Z4g0pmwP2U%2FGvPz5lxVQK4fGMtz2Z%2FRhug31khi0CQGccAETt1Unq4KYxINlNT3BuTkOB2qzc3vKFdzPqNSICQ%3D%3D&KeyID=52462340.
Таким чином, учасником ТОВ "М МОТОРС" з переліку варіантів документів, які було допустимо надати на виконання вимоги щодо підтвердження правомочності на реалізацію транспортних засобів, було обрано варіант “копія іншого документу, що підтверджує правомочність учасника на реалізацію транспортних засобів, що пропонуються згідно його тендерної пропозиції” та виконано вимогу в повному обсязі. У Замовника були відсутні підстави для відхилення тендерної пропозиції ТОВ "М МОТОРС" у цій частині.
Звертаємо увагу, що відповідно до актуальної судової практики 2023 року довідка належить до документів, а отже мала бути прийнята замовником як документ у складі тендерної пропозиції. Зокрема, Закарпатський окружний адміністративний суд у постанові від 19 травня 2023 року, винесеній у справі № 260/2246/23, дійшов висновку, що довідка в довільній формі - це офіційний документ, що містить інформацію про певну подію, факт, стан або діяльність, складений без стандартів форматування та оформлення.
Також під час розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ "М МОТОРС", було перевірено офіційний веб-сайт RENAULT Україна на якому зазначено що ТОВ "М МОТОРС" є офіційним дилером RENAULT, надаємо посилання на сторінку веб-сайту:
https://www.renault.ua/find-a-dealer/find-a-dealer-listing.html
Таким чином, замовник провів перевірку інформації, наданої в документах тендерної пропозиції, та дійшов висновку, що вона є достовірною.
Додатково під час укладання договору про закупівлю учасник ТОВ "М МОТОРС" надав Замовнику для ознайомлення та додаткового підтвердження своїх повноважень копію Дилерської угоди №010829 від 01.01.2008 року, укладеної між Закритим акціонерним товариством "РЕНО Україна" та Товариством з обмеженою відповідальністю "М Моторс" (додається) разом з Додатковою угодою №15 від від 10 жовтня 2022 року до Дилерської угоди №010829 від 01.01.2008 року (додається).
Просимо врахувати надані угоди як підтвердження того факту, що учасник ТОВ "М Моторс" як станом на дату подання тендерної пропозиції, так і в період виконання договору та на час проведення моніторингу має відповідні повноваження на реалізацію товару, що є предметом закупівлі. Обрання учасником саме довідки як способу підтвердження цього факту в тендерній пропозиції не впливає на наявність у нього також дилерської угоди.
Таким чином, учасник ТОВ "М МОТОРС" у повному обсязі відповідає вимозі щодо наявності правомочності на реалізацію транспортних засобів, що пропонуються згідно з його тендерною пропозицією. Визначення учасника ТОВ "М МОТОРС" переможцем Процедури закупівлі не призвело до неефективного витрачання бюджетних коштів, натомість у результаті Процедури закупівлі станом на дату надання цих пояснень задоволено потребу Замовника у транспортних засобах належної якості у повному обсязі.


Додатки (у сканованих копіях):
1) Довідка про зміни до річного розпису бюджету на 2023 рік від 03 липня 2023 року.
2) Письмові запити цінових пропозицій (3).
3) Комерційні пропозиції постачальників (3).
4) Акт приймання-передачі від 16 жовтня 2023 року.
5) Видаткова накладна №М000000151 від 11 жовтня 2023 року.
6) Фото товару на 4 аркушах.
7) Дилерська угода №010829 від 01.01.2008 року.
8) Додаткова угода №15 від від 10 жовтня 2022 року до Дилерської угоди №010829 від 01.01.2008 року.

• Відповідь на моніторинг UA-M-2023-10-12-000007 .docx
• Запит Авто Груп.docx
• Запит Соллі Плюс.docx
• Запит Європа плюс.docx
• дилерська 2022.pdf
• Довідка про зміни до бюджету.pdf
• ФОТО 1.pdf
• Накладна,рахунок,акт.pdf
• ФОТО4.pdf
• Комерц〓и〓на пропозиція дастер.pdf
• ФОТО3.pdf
• КП Life 4x2 1.6.pdf
• Комерційна..pdf
• ФОТО2.pdf
• Дилерська угода повна.pdf
• Електронний підпис