Рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року №30 (з наступними змінами) затверджено Положення про автоматизовану систему документообігу (далі – Положення).
Відповідно до абз. 2 п. 1.2.1 Положення автоматизована система – сукупність комп’ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України (далі – ДСА України), що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо.
Відповідно до пункту 1.2.1. Положення визначено, що адміністратором автоматизованої системи (адміністратором Єдиної судової інформаційної системи – далі ЄСІС) є Державне підприємство «Інформаційні судові системи», яке забезпечує:
- технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань;
- сервіс обміну обліково-інформаційними картками, електронними документами суду з центральною базою даних автоматизованої системи документообігу суду у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором автоматизованої системи.
Відповідно до пункту 1.4.7 Положення Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в місцевих та апеляційних адміністративних судах, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з відповідними судами загальної юрисдикції.
Також, відповідно до ст. 3 Закону України «Про доступ до судових рішень» для доступу до судових рішень судів загальної юрисдикції Державна судова адміністрація України забезпечує ведення Єдиного державного реєстру судових рішень (далі – Реєстр). Згідно з Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженим Рішенням Вищої ради правосуддя від 19.04.2018 №1200/0/15-18, адміністратором Єдиного державного реєстру судових рішень є адміністратор Єдиної судової інформаційної системи державне підприємство «Інформаційні судові системи», віднесене до сфери управління Державної судової адміністрації України (далі – ДСА України).
Адміністратор вживає заходи, пов’язані із технічним та організаційно-технологічним забезпеченням функціонування Реєстру, у тому числі такі: створення, вдосконалення та супроводження державної інформаційної системи Реєстру; адміністрування Реєстру; надання доступу до Реєстру; забезпечення зберігання та захисту даних, що містяться в Реєстрі, у тому числі шляхом визначення моделі захисту від загроз витоку інформації та засобів обробки електронних документів у Реєстрі та надання до них безоплатного цілодобового доступу на офіційному веб-порталі «Судова влада України»; виконання інших функцій, передбачених цим Порядком.
Починаючи з січня 2011 року Державним підприємством «Інформаційні судові системи» Київському окружному адміністративному суду надавались послуги з супроводження програмного забезпечення, а саме: комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» (віддалено - за допомогою ліній, що комутуються, або інших з’єднань), які передбачали, зокрема:
- забезпечення функціонування комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду»;
- проведення навчання працівників Замовника (надалі – «Користувачі») роботі з Програмним забезпеченням;
- поточне консультування Користувачів з питань роботи Програмного забезпечення за допомогою телефону, електронної пошти та форуму користувачів Програмного забезпечення;
- допомога у встановленні нових версій Програмного забезпечення;
- поновлення Програмного забезпечення (випуск нових версій Програмного забезпечення) в залежності від змін у законодавстві;
- забезпечення безперебійної працездатності Програмного забезпечення;
- у разі збоїв у роботі Програмного забезпечення (крім випадків використання Програмного забезпечення Замовником з порушенням умов, передбачених у відповідній документації (документах по користуванню Програмним забезпеченням, документах по встановленню (інсталяціях) Програмного забезпечення)) відновлення втраченої та/або пошкодженої інформації.
Таким чином, адміністратор автоматизованої системи документообігу суду визначений Положенням, затвердженим Радою суддів України за погодженням з Державною судовою адміністрацією України, а отже вибір іншого виконавця послуг, які становлять складові адміністрування автоматизованої системи, неможливий без внесення відповідних змін до зазначеного нормативного документу. Також, адміністратор Реєстру визначений Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, а надсилання електронних примірників судових рішень до Реєстру здійснюється програмними засобами, що складають автоматизовану систему документообігу суду.
Так само, Положенням визначена комп’ютерна програма (Діловодство спеціалізованого суду), яка використовується в адміністративних судах і становить автоматизовану систему документообігу суду. Адміністратор АСДС, адміністратор Реєстру та володілець виключних майнових прав інтелектуальної власності на програмне забезпечення – КП «ДСС», співпадають в одній собі – ДП «Інформаційні судові системи». У свою чергу, неукладення договору з адміністратором унеможливлює належне супроводження роботи ЄСІС, зокрема, забезпечення обміну інформацією між центральною базою даних, та своєчасне надсилання електронних примірників судових рішень до ЄДРСР.
Відповідно до висновку комплексного експертного дослідження НАПрН України Науково-дослідний інститут інтелектуальної власності № 600 вiд 25 січня 2022 року наданого учасником, закупівля послуг з централізованого адміністрування мереж, інформаційних ресурсів та послуг технічної підтримки судів у Державного підприємства «Інформаційні судові системи» відповідно до п. 2 ч. 2 ст.40 Закону України Закону України «Про публічні закупівлі» № 922-VIII (зi змінами) від 25 грудня 2015 року, а саме: якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником; існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності, є обґрунтованим.