Підставою для обрання переговорної процедури для закупівлі поштових послуг (послуг поштових у межах зобов’язання щодо надання універсальних послуг, поштові відправлення з використанням маркувальної машини: послуги з пересилання письмової кореспонденції (простих, цінних та рекомендованих листів, бандеролей), у т.ч. з повідомленням про вручення у межах України та за її межами, у тому числі через відділення поштового зв’язку Київ -133), є чинне законодавство України у сфері публічних закупівель та надання поштових послуг, зокрема, Закон України «Про публічні закупівлі», Закон України «Про поштовий зв'язок» від 04.10.2001 року №2759-111 (зі змінами та доповненнями) та Правила надання послуг поштового зв’язку, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 №270 та Регламентом міжнародних поштових відправлень, Інструкцією з використання маркувальних машин, затвердженої наказом Міністерства інфраструктури України від 03.02.2014 № 71,зареєстрованого Міністерством юстиції України 26.02.2014 за № 339/25116,зі змінами, інші законодавчі акти.
Оператором поштового зв’язку є «Публічне акціонерне товариство «Укрпошта» з використанням регіональних відділень. Відповідно до статті 1 Закону України «Про поштовий зв'язок» маркувальна машина - пристрій, призначений для нанесення на письмову кореспонденцію відбитку державного знаку, що підтверджує оплату послуг поштового зв’язку, дату приймання та іншу інформацію, а національний оператор поштового зв'язку - оператор, який в установленому законодавством порядку надає універсальні послуги поштового зв'язку на всій території України і якому надаються виключні права на провадження певних видів діяльності у сфері надання послуг поштового зв'язку. Згідно зі статтею 15 Закону України «Про поштовий зв'язок» національний оператор забезпечує надання на всій території України універсальних послуг поштового зв'язку за переліком, який затверджується Кабінетом Міністрів України. Національний оператор має виключне право зокрема на «використання маркувальних машин та надання дозволу на їх використання іншим фізичним та юридичним особам». Також, згідно з пунктом 87 «Правил надання послуг поштового зв’язку», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 № 270, маркувальні машини можуть використовуватися фізичними та юридичними особами за дозволом Національного оператора поштового зв'язку після укладення відповідних договорів та внесення авансових платежів. Поштові відправлення з нанесенням відбитків кліше державного знака маркувальної машини подаються для пересилання лише до об'єкта поштового зв'язку, визначеного у відповідних договорах, після надходження на його поточний рахунок коштів для надання такої послуги.
Виходячи з норм пункту 2 частини 2 ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі відсутності конкуренції з технічних причин. Тобто, договір про закупівлю послуг з поштових з використанням маркувальної машини може бути укладено з одним постачальником. На підставі вищевикладеного, керуючись пунктом 2 частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі», оскільки поштові послуги (послуги пересилання простої, цінної та рекомендованої письмової кореспонденції з використанням маркувальної машини) можуть бути надані тільки певним постачальником, а саме: Акціонерним товариством «Укрпошта», замовник обрав для здійснення закупівлі поштових послуг (послуг з пересилання простої та рекомендованої письмової кореспонденції з використанням маркувальної машини) переговорну процедуру закупівлі, яка застосовується у разі відсутності конкуренції з технічних причин.