Надання поштових послуг регулюється Законом України «Про поштовий зв’язок», де статтею 1 дано визначення понять «національний оператор поштового зв’язку (національний оператор)» та «послуги поштового зв’язку»,
а саме: національний оператор поштового зв'язку (національний оператор) – оператор, який в установленому законодавством порядку надає універсальні послуги поштового зв'язку на всій території України і якому надаються виключні права на провадження певних видів діяльності у сфері надання послуг поштового зв'язку; послуги поштового зв'язку – продукт діяльності оператора поштового зв'язку з приймання, обробки, перевезення та доставки (вручення) поштових відправлень, виконання доручень користувачів щодо поштових переказів, банківських операцій, спрямований на задоволення потреб користувачів. Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 10 січня 2002 року № 10-р «Про національного оператора поштового зв’язку» (із змінами) виконання функцій національного оператора поштового зв’язку покладено на акціонерне товариство «Укрпошта».
Статтею 15 Закону України «Про поштовий зв’язок» визначено особливості діяльності національного оператора та передбачено, що національний оператор забезпечує надання на всій території України універсальних послуг поштового зв'язку в тому числі передбачено виключне право на пересилання поштових карток, листів, бандеролей (простих та рекомендованих) з оплатою шляхом використання відбитку про оплату письмової кореспонденції.
Пунктом 9 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270, встановлено, що національний оператор поштового зв'язку забезпечує надання універсальних послуг поштового зв'язку на всій території України.
До універсальних послуг поштового зв'язку належать послуги з пересилання, в тому числі, листів - простих та рекомендованих.
Враховуючи зазначене, відповідно до вимог Закону України «Про поштовий зв'язок» та Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270, відповідні послуги поштового зв’язку (послуги з пересилання письмової кореспонденції (простих та рекомендованих листів), у тому числі з повідомленням про вручення з використанням відбитка про оплату) можуть бути закуплені лише в національного оператора поштового зв’язку – АТ «Укрпошта», зокрема в Київської міської дирекції АТ «Укрпошта», оскільки з технічних причин (згідно законодавчих вимог) вони не можуть бути закуплені в інших учасників.
На підставі вищевикладеного, відповідно до пункту 2 частини другої статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» для закупівлі зазначених послуг може бути застосовано переговорну процедуру закупівлі. Перелік документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
Розпорядження Кабінету Міністрів України від 10 січня 2002 року № 10-р;
Закон України «Про поштовий зв’язок»;
Правила надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270;
Статут АТ «Укрпошта», затверджений наказом Міністерства інфраструктури України від 22 червня 2021 року № 333.