Відповідно до пункту 3 частини 2 статті 40 Закону переговорна процедура застосовується замовником як виняток у разі: якщо у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов'язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера. При цьому Замовник самостійно визначає документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. Відповідно до Листа МІНІСТЕРСТВА РОЗВИТКУ ЕКОНОМІКИ, ТОРГІВЛІ ТА СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ вих. № 3304-04/60124-06 від 03.10.2020 року «Щодо переговорної процедури закупівлі» для застосування підстави відповідно до п. 3 ч. 2 ст. 40 Закону замовники можуть керуватися Кодексом цивільного захисту України (далі по тексту - «Кодекс»), яким передбачено визначення надзвичайної ситуації, ліквідації наслідків надзвичайної ситуації. Поряд з цим статтею 5 Кодексу наведено класифікацію наслідків надзвичайних ситуацій. Повноваження органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування у сфері цивільного захисту визначені Главою 4 Кодексу. Статтею 17 Кодексу встановлено, що центральний орган виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері цивільного захисту, зокрема видає експертні висновки про рівень надзвичайної ситуації, веде їх облік. Відповідно до п. 24 ч, 1 ст. 2 КЦЗЗ - надзвичайна ситуація - обстановка на окремій території чи суб'єкті господарювання на ній або водному об'єкті, яка характеризується порушенням нормальних умов життєдіяльності населення, спричинена катастрофою, аварією, пожежею, стихійним лихом, епідемією, епізоотією, епіфітотією, застосуванням засобів ураження або іншою небезпечною подією, що призвела (може призвести) до виникнення загрози життю або здоров'ю населення, великої кількості загиблих і постраждалих, завдання значних матеріальних збитків, а також до неможливості проживання населення на такій території чи об'єкті, провадження на ній господарської діяльності. Надзвичайна ситуація може бути державною, регіональною, місцевою, об'єктовою. Остаточне рішення щодо визначення рівня надзвичайної ситуації приймає ДСНС з урахуванням експертного висновку (за наявності) (п. 11 Порядку класифікації надзвичайних ситуацій, постанова КМУ від 24.03.2004 року № 368). Згідно з п. 11 Порядку - Остаточне рішення щодо визначення рівня надзвичайної ситуації з подальшим відображенням його у даних статистики, зокрема у разі відсутності відомостей у повному обсязі стосовно розвитку надзвичайної ситуації, приймає ДСНС з урахуванням експертного висновку (за наявності) регіональної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій.
Відповідно до підписаного Меморандуму про взаєморозуміння щодо врегулювання проблемних питань у сфері постачання теплової енергії та постачання гарячої води в опалювальному періоді 2021/2022 рр., враховуючи пониження температури зовнішнього повітря та початок опалювального сезону 2021/2022 років, з метою запобігання негативним наслідкам, які стануться через відсутність опалення та гарячого водопостачання, відповідно до протоколу засідання експертної комісії з визначення рівнів та класів надзвичайних ситуацій Державної служби України з надзвичайних ситуацій № 15/09-21 від 12.10.2021р., яким затверджено перелік надзвичайних ситуацій що виникли в Україні протягом вересня 2021 року (додаток 3), протоколу № 27 позачергового засідання обласної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій від 11 жовтня 2021 року визнати ситуацію, що склалася у зв'язку з відсутністю постачання природного газу бюджетним установам на осінньо-зимовий період 2021/2022років та подальшим виникненням загрози життю та здоров'ю населення Чернігівської області та завдання значних матеріальних збитків, відповідно до пункту 24 частини першої статті 2 Кодексу цивільного захисту України, надзвичайною ситуацією. Для потреб Замовника необхідно здійснити Закупівлю на підставі пункту 3 частини 2 статті 40 Закону, а саме: якщо у Замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов'язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера. Враховуючи пониження температури зовнішнього повітря та початок опалювального сезону 2021/2022 років з метою запобігання негативним наслідкам, які стануться через відсутність опалення та гарячого водопостачання.