Програмне забезпечення «Електронний архів» (надалі - ПЗ «Електронний архів») було розроблено у 2018 році відповідно до договору № 226 від 22.08.2018, укладеного між виконкомом Криворізької міської ради та ТОВ «Софт Експаншен Україна».
ПЗ «Електронний архів» призначене для використання в державних органах і органах виконавчої влади, зокрема посадовими особами органу місцевого самоврядування при здійсненні прийому замовників послуг у Центрі надання адміністративних послуг «Віза» (надалі – Центр «Віза»), як постійно діючому робочому органі виконкому Криворізької міської ради та дозволяє автоматизувати діловодство, надання адміністративних, інших публічних послуг, обробку звернень громадян тощо.
Відповідно до ст. 433 ЦКУ та ст. 8, 18 Закону «Про авторське право і суміжні права», комп'ютерні програми та бази підлягають охороні як об'єкти авторського права. Авторські права на зазначену програму належать ТОВ «Софт Експаншен Україна» відповідно до свідоцтва про реєстрацію авторського права на твір від 25.03.2016 № 64665, виданого Державною службою інтелектуальної власності України (http://surl.li/kkdr).
Відповідно до опублікованих відомостей, що містяться в офіційному бюлетні № 40 «Авторське право і суміжні права» від 29.04.2016 (електронна версія знаходиться на сайті Міністерства економічного розвитку і торгівлі України за посиланням https://cutt.ly/Dkn63w1) та експертного висновка Вінницької торгово-промислової палати №003 ІП від 14.01.2021 ТОВ «Софт Експаншен Україна» має виключні майнові права на об'єкт права інтелектуальної власності – комп'ютерну програму «SX-Government» та виключне право на здійснення сервісного супроводження та технічну підтримку ПЗ «Електронний архів».
На виконання вимог Постанов Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 № 588 «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг», зі змінами, від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», Регламенту Центру адміністративних послуг «Віза», затвердженого рішенням міської ради від 27.11.2019 № 4233, електронні документи справ адміністраторів передаються на архівне зберігання до електронного архіву Центру «Віза».
ПЗ «Електронний архів» інтегровано із комп'ютерною програмою «Електронна система оцінки якості надання послуг», якою, в межах своїх повноважень користуються посадові особи органу місцевого самоврядування при здійсненні прийому замовників послуг у Центрі «Віза». Завдяки зазначеній інтеграції справи передаються в автоматичному режимі до електронного архіву після їх закриття адміністраторами Центру «Віза» та видачі результатів послуг замовникам.
За час функціонування до ПЗ «Електронний архів» на зберігання передано більше 110 000 справ, які розміщуються у розділах відповідно до затвердженої у виконкомі Криворізької міської ради номенклатури справ. Ураховуючи те, що, на сьогодні Центром «Віза» надається більше 440 видів послуг, а відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 18.08.2021 № 969-р «Про внесення змін до розпорядження кабінету Міністрів України від 16 травня 2014 року №523», кількість адміністративних послуг, що надаються органами місцевого самоврядування у порядку виконання делегованих повноважень, які є обов’язковими для надання через центри надання адміністративних послуг збільшено до 593 (для міст обласного значення), виникла необхідність удосконалення та модернізації ПЗ «Електронний архів».
Враховуючи вищезазначене, проведення даної закупівлі дозволить модернізувати механізми електронної взаємодії інформаційних ресурсів у Центрі «Віза», задля підвищення ефективності його роботи, структурованого зберігання електронних документів та забезпечення зберігання справ адміністраторів з урахуванням вимог політики кібербезпеки (надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу).
Також, удосконалення можливостей ПЗ «Електронний архів» дозволить спростити пошук розділів номенклатури справ, удосконалити функціонал для їх редагування, прискорити пошук справ за різними критеріями, надати можливість підпису документів з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Серед запланованих змін, що стосуються архітектури та безпеки ПЗ «Електронний архів», слід відзначити:
- покращення швидкості та стабільності баз даних, серверів додатків, операційних систем, шляхом оновлення їх до останніх версій;
- можливість перевірки цілісності електронних документів, що були підписані за допомогою кваліфікованого електронного підпису, відстеження результату перевірки за допомогою нового типу акту (Акт перевірки цілісності електронних архівів);
- покращення локалізації ПЗ «Електронний архів» завдяки адаптації інтерфейсу під останні версії браузерів.
Таким чином, реалізація заходів запланованих даною закупівлею забезпечить ефективну електронну взаємодію інформаційних ресурсів, підвищить рівень кібербезпеки та виконання Центром «Віза» покладених на нього функцій.
Зміна надавача послуг (розробника) призведе до повторної розробки і впровадження вже існуючого програмного забезпечення, зміни у функціональних можливостях електронного архіву та, відповідно, до додаткових фінансових витрат, які не передбачені бюджетом.