Усі документи тендерної пропозиції, що підготовлені безпосередньо Учасником повинні бути складені українською мовою. Допускається наявність у складі тендерної пропозиції Учасника та не потребують перекладу українською мовою документи на російській мові, складені Учасником в минулих періодах, або надані сторонніми підприємствами, організаціями чи установами, зокрема, але не виключно: накази про призначення, протоколи зборів, договори, накладні, акти, виписки, листи, технічні специфікації, сертифікати, паспорти якості тощо.
Також, виняток складають стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення у вигляді скорочень та термінологія, пов’язана з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами, викладаються мовою їх загально прийнятого застосування; інформація коли використання букв та символів української мови призводить до їх спотворення (зокрема, але не виключно адреси мережі "інтернет", адреси електронної пошти, торговельної марки (знаку для товарів та послуг), загальноприйняті міжнародні терміни).
У разі неможливості подання учасниками документів до складу тендерної пропозиції українською мовою, вони можуть бути надані іноземною мовою. При цьому документи, які складені іноземною мовою беспосередньо учасником - довідкі, гарантійні листи, листи у довільній формі або інше, обовязково надаються з перекладом на українську мову з нотаріальним засвідченням підпису перекладача.
Щодо подання учасниками до складу тендерної пропозиції офіційних документів, які складені іноземною мовою:
Для підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів учасника, з метою використання їх на території України, документи повинні бути легалізовані у встановленому порядку або засвідчені спеціальним штампом «Apostille» (апостиль), якщо країна, в якій цей учасник зареєстрований, підписала відповідну конвенцію, крім випадку, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують зазначену процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст, викладений українською мовою.
Тендерна пропозиція обов’язково повинна супроводжуватись документом, що підтверджує надання Учасником забезпечення тендерної пропозиції (відповідно до оголошення про закупівлю).
Документ, що підтверджує надання Учасником забезпечення тендерної пропозиції повинен бути оформлений у відповідності до вимог чинного законодавства України.
Строк дії забезпечення тендерної пропозиції (строк дії гарантії) – не менше 120 календарних днів з дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій, яка вказана в оголошенні на веб-порталі Уповноваженого органу. Гарантія має набувати чинності з дня її надання.
Гарантія повинна бути оформлена з повним грошовим покриттям на весь строк дії такої гарантії. На підтвердження наявності грошового покриття, надається підтверджуючий документ відповідно до вимог чинного законодавства.
Забороняється надання гарантій, на умовах перерахування грошових коштів на депозитний рахунок. Грошове покриття не може виступати забезпеченням за будь-якими іншими фінансовими зобов’язаннями.
Реквізити Замовника для оформлення гарантії вказані в документації.

All documents of the tender proposal prepared directly by the Bidder must be drawn up in the Ukrainian language. Documents drawn up by the Bidder in previous periods or provided by third parties, organizations or institutions, including, but not limited to: appointment orders, meeting minutes, contracts, invoices, acts, extracts, letters, technical specifications, certificates, quality passports, etc.
Exceptions are also standard characteristics, requirements, abbreviations in the form of abbreviations and terminology related to purchased goods, works or services, provided by existing international or national standards, norms and regulations, set out in the language of their generally accepted application; information when the use of letters and symbols of the Ukrainian language leads to their distortion (in particular, but not exclusively, Internet addresses, e-mail addresses, trademarks (marks for goods and services), generally accepted international terms).
If it is impossible for bidders to submit documents to the tender proposal in Ukrainian, they may be submitted in a foreign language. In this case, documents drawn up in a foreign language directly by the participant - certificates, letters of guarantee, letters in any form or other, must be provided with a translation into Ukrainian with a notarized signature of the translator.
Regarding the submission of official documents prepared in a foreign language by the participants to the tender proposal:
To confirm the authenticity of the original official documents of a participant, in order to use them in Ukraine, the documents must be legalized in the prescribed manner or certified with a special stamp "Apostille" (apostille), if the country in which the participant is registered has signed the relevant convention, if there are agreements between two or more states that cancel or simplify this procedure or exempt the document itself from legalization.
The texts must be authentic, the text in Ukrainian is decisive. The tender offer must be accompanied by a document confirming that the Bidder has provided security for the tender offer (according to the procurement notice).
The document confirming the submission of the tender offer by the Bidder must be executed in accordance with the requirements of the current legislation of Ukraine. The term of the tender offer security (guarantee period) is not less than 120 calendar days from the date of the deadline for submission of tender offers, which is specified in the announcement on the web portal of the Authorized Body. The guarantee must take effect from the date of its provision.
The guarantee must be issued with full cash coverage for the entire term of such guarantee. To confirm the availability of cash coverage, a supporting document is provided in accordance with the requirements of applicable law.
It is prohibited to provide guarantees on the terms of transfer of funds to the deposit account. Cash coverage cannot be collateral for any other financial obligations.
Details of the Customer for registration of a guarantee are specified in documentation.