Усі документи тендерної пропозиції, що підготовлені безпосередньо Учасником повинні бути складені українською мовою. Допускається наявність у складі тендерної пропозиції Учасника та не потребують перекладу українською мовою документи на російській мові, складені Учасником в минулих періодах, або надані сторонніми підприємствами, організаціями чи установами, зокрема, але не виключно: накази про призначення, протоколи зборів, договори, накладні, акти, виписки, листи, технічні специфікації, сертифікати, паспорти якості тощо.
Також, виняток складають стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення у вигляді скорочень та термінологія, пов’язана з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами, викладаються мовою їх загально прийнятого застосування; інформація коли використання букв та символів української мови призводить до їх спотворення (зокрема, але не виключно адреси мережі "інтернет", адреси електронної пошти, торговельної марки (знаку для товарів та послуг), загальноприйняті міжнародні терміни).
У разі неможливості подання учасниками документів до складу тендерної пропозиції українською мовою, вони можуть бути надані іноземною мовою. При цьому документи, які складені іноземною мовою беспосередньо учасником - довідкі, гарантійні листи, листи у довільній формі або інше, обовязково надаються з перекладом на українську мову з нотаріальним засвідченням підпису перекладача.
Щодо подання учасниками до складу тендерної пропозиції офіційних документів, які складені іноземною мовою:
Для підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів учасника, з метою використання їх на території України, документи повинні бути легалізовані у встановленому порядку або засвідчені спеціальним штампом «Apostille» (апостиль), якщо країна, в якій цей учасник зареєстрований, підписала відповідну конвенцію, крім випадку, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують зазначену процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Документи легалізуються учасниками торгів –іноземними суб’єктами господарювання наступним чином:
а) за спрощеною процедурою проставлення Апостиля (Apostille) відповідно до статей 3 та 4 Гаазької Конвенції від 05.10.1961 року
або
б) за процедурою консульської легалізації відповідно до Віденської Конвенції «Про консульські зносини» 1963 року
або
в) завірений(-і) нотаріально відповідно до глави 11 Закону України «Про нотаріат» (в разі, якщо документ не потребує легалізації згідно з міжнародною угодою (конвенцією тощо) між Україною та країною-учасника торгів ) та в такому випадку надається лист-роз‘яснення, складений в довільній формі, за підписом уповноваженої особи учасника та завірений печаткою (за наявності), з посиланням на відповідну міжнародну угоду (конвенцію тощо) між Україною та країною-учасника торгів, згідно з якою документ не потребує легалізації.
Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст, викладений українською мовою.
Тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), та завантаження файлів з:
- Інформація для встановлення відсутності підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі , визначених у частинах першій і другій статті 17 Закону (ДОДАТОК 1)
- інформацією та документами, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, згідно переліку документів, що викладені в ДОДАТКУ № 2 тендерної документації;
- інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною четвертою статті 5 цього Закону; (надаються згідно з пунктом 6 розділу 3 цієї документації та згідно з ДОДАТКОМ 3 до цієї документації );
- проект договору, ДОДАТОК №4.
- іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає за необхідне включити до тендерної документації. (згідно з ДОДАТКОМ 5)
- документом, що підтверджує надання учасником забезпечення тендерної пропозиції (якщо таке забезпечення передбачено оголошенням про проведення процедури закупівлі);
- інформацією щодо кожного субпідрядника/ співвиконавця у разі залучення (з урахуванням п. 8 «Інформація про субпідрядника» даного Розділу)
- у випадку, якщо учасником процедури закупівлі є об’єднання учасників, то на кожного з учасників такого об’єднання надається окрема довідка в довільній формі щодо відсутності підстав, передбачених пунктами 5, 6, 12 і 13 частини першої та частини другої статті 17 Законудля підтвердження відповідності кожного з учасників такого об’єднання вимогам, визначеним у статті 17 Закону.
Замовник не вимагає документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 1 і 7 частини першої цієї статті.
- у разі якщо тендерна пропозиція подається об’єднанням учасників, до неї обов’язково включається документ про створення такого об’єднання;
- іншою інформацією та документами, відповідно до вимог цієї тендерної документації та додатків до неї.
Рекомендується документи у складі пропозиції Учасника надавати у тій послідовності, в якій вони наведені в Додатку 6 тендерній документації замовника, а також надавати окремим файлом кожний документ, що іменується відповідно змісту документа.
Кожен учасник має право подати тільки одну тендерну пропозицію.
Учасник нерезидент повинен надати документи з урахуванням особливостей законодавства його країни походження (далі – аналоги документів).
Аналоги документів повинні містити примітку (лист-пояснення) на заміну яких документів вони надані Учасником нерезидентом.
Відсутність документів, що не передбачені законодавством для учасників - юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, у складі тендерної пропозиції не може бути підставою для її відхилення замовником У разі відсутності аналогів зазначених документів, Учасник нерезидент повинен надати довідку в довільній формі з поясненням щодо їх відсутності.
Документ(и), які надані у складі тендерної пропозиції, мають бути відкриті для загального доступу, тобто не містити паролів. У разі, якщо будь-який документ (файл) містить пароль або пошкоджений, що унеможливлює його перегляд, тендерна пропозиція такого учасника підлягає відхиленню.
Відповідно до норм Закону не підлягає розкриттю інформація, що обґрунтовано визначена учасником конфіденційною. Конфіденційною не може бути визначена інформація про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 і вимогам, установленим статтею 17 цього Закону. У випадку визначення такої інформації конфіденційною, пропозиція Учасника вважається такою, що не може бути визначена як конфіденційна відповідно до вимог частини другої статті 28 цього Закону.
Якщо Учасник при поданні тендерної пропозиції визначає інформацію конфіденційною згідно вимог Закону, в такому випадку учасник надає у складі тендерної пропозиції лист-роз'яснення з обґрунтуванням щодо визначення цієї інформації конфіденційною учасника та документ (наказ, положення, порядок тощо), який підтверджує, що доступ до цієї інформації обмежено учасником. В іншому випадку, пропозиція може бути відхилена на підставі п.1 частини 1 ст. 31 Закону
Тендерна пропозиція обов’язково повинна супроводжуватись документом, що підтверджує надання Учасником забезпечення тендерної пропозиції, яке має бути надане у формі електронної банківської гаранті (далі - банківська гарантія) з накладеним електронно-цифровим підписом/кваліфікованого електронного підпису гаранту (далі-банк-гарант) відповідно до вимог діючого законодавства.
Електронна гарантія обов’язково повинна містити посилання на реквізити закупівлі, її назву та номер на веб-порталі Уповноваженого органу.
Електронна гарантія надається у складі тендерної пропозиції у форматі, що дає можливість перевірити електронний цифровий підпис/кваліфікований електронний підпис банку-гаранта за допомогою ресурсу офіційного веб-сайту Центрального засвідчувального органу Міністерства юстиції України. У разі відсутності або не підтвердження ЕЦП/КЕП банківської гарантії, подана учасником тендерна пропозиція відхиляється Замовником.
Банківська гарантія надана банком-резидентом України має бути оформлена відповідно до вимог постанови правління НБУ від 15.12.2004 № 639 «Про затвердження положення про порядок здійснення банками операцій за гарантіями в національній та іноземних валютах».
Повноваження особи, яка підписує банківську гарантію, повинні бути підтверджені відповідним документом з накладенням ЕЦП/КЕП гаранта (у випадку, якщо підписантом не є голова правління).
Розмір забезпечення тендерної пропозиції складає 0,5 % очікуваної вартості закупівлі, а саме 57 000,00 грн. (п’ятдесят сім тисяч гривень 00 коп.)
Строк дії забезпечення тендерної пропозиції (строк дії гарантії) – не менше 120 календарних днів з дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій, яка вказана в оголошенні на веб-порталі Уповноваженого органу. Гарантія має набувати чинності з дня її надання.
У разі, якщо Учасник бере участь в одному тендері Замовника, проте за певними лотами, то на кожен лот він надає окрему гарантвю.
Гарантія має передбачати лише можливість сплати всієї суми, на яку вона видана (часткові сплати-заборонені).
В тексті гарантії обов’язково повинно бути зазначено:
- Зобов’язання Банку-гаранта сплатити Замовнику гарантійну суму єдиним платежем протягом 5-ти банківських днів з дня отримання вимог Замовника без подання будь-яких інших документів або виконання будь-яких інших умов;
- Умови гарантії не можуть бути змінені і вона не може бути припинена Банком-гарантом, в тому числі згідно із заявою Учасника, без згоди та погодження з Замовником, після її передавання / надсилання Замовнику.
Банківська гарантія повинна бути оформлена з повним грошовим покриттям на весь строк дії такої гарантії. На підтвердження наявності грошового покриття, надається довідка з банку про наявність повного грошового покриття на весь строк дії відповідної гарантії та виписка з Банку по рахунку покриття, яка підтверджує зачислення грошового покриття на рахунок покриття , видані Банком- гарантом, завірені печаткою Банка-гаранта та підписом уповноваженої особи від Банку-гаранта.
Грошове покриття прередбачає списання (перерахування) грошових коштів із поточного рахунку Учасника (Принципала) на рахунок покриття за банківською гарантією. Забороняється надання гарантій, на умовах перерахування грошових коштів на депозитний рахунок. Грошове покриття не може виступати забезпеченням за будь-якими іншими фінансовими зобов’язаннями.
Тендерна пропозиція, у складі якої буде банківська гарантія, що не відповідає умовам тендерної документації, буде відхилена Замовником.
Реквізити Замовника для оформлення банківської гарантії:
Служба автомобільних доріг у Дніпропетровській області
код ЄДРПОУ:25843931
ПАТ КБ «Приватбанк» р/р UA773052990000026009050020830