Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 40 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції з технічних причин, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до пунктів п. 2.2 та 2.3 Статуту Український інститут проводить і підтримує заходи та програми за кордоном, спрямовані на інформування іноземних аудиторій про культурне життя України, організовує та підтримує участь України у міжнародних презентаційних заходах, організує презентаційні культурні заходи за кордоном, підтримує творчі заходи в Україні та за кордоном, сприяє спільним міжнародним проектам.
Основним документом, який регламентує статутну діяльність Українського інституту з реалізації заходів і проектів, є річний план заходів. Українським інститутом видано наказ «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут» на 2020 рік» від 17.01.2020 року №3 (чинна редакція зі змінами), погоджений в установленому порядку з Міністерством закордонних справ України та затвердженими Наглядовою Радою (Протокол від 15.01.2020 р. № 22).
З метою виконання п. 1.35 Плану заходів необхідно реалізувати захід «Представлення сучасних українських музикантів на міжнародному музичному фестивалі Waves Vienna у м. Відень».
На виконання п. 1.35 Плану заходів, Український інститут звернувся до міжнародного музичного фестивалю Waves Vienna.
За результатами звернення було з’ясовано, що засновником та організатором міжнародного музичного фестивалю Waves Vienna є Comrades GmbH, що підтверджується вхідним листом №105 від 08 липня 2020 року.
Крім того, 02.06.2020 р. між Comrades GmbH та Громадською організацією «Музичний експорт України» було укладено договір про надання послуг №1, яким було визначено зазначену громадську організацію як ексклюзивного та єдиного партнера із представлення української програми музичного фестивалю Waves Vienna.
Враховуючи викладене, Громадська організація «Музичний експорт України» має виняткові права бути єдиною офіційною організацією, що забезпечує представлення сучасних українських музикантів на міжнародному музичному фестивалі Waves Vienna, який відбуватиметься онлайн з 10 по 12 вересня 2020 року.
У зв’язку із цим, відповідно єдиним надавачем послуг з підготовки та забезпечення представлення сучасних українських музикантів на міжнародному музичному фестивалі Waves Vienna, що відбудеться онлайн 10-12 вересня 2020 року, є Громадська організація «Музичний експорт України».
Таким чином, з огляду на той факт, що Громадська організація «Музичний експорт України» є єдиним надавачем послуг з підготовки та забезпечення представлення сучасних українських музикантів на міжнародному музичному фестивалі Waves Vienna, що відбудеться онлайн 10-12 вересня 2020 року, та з метою забезпечення реалізації цілей та завдань, передбачених Статутом та «Планом заходів Державної установи «Український інститут» на 2020 рік, існують підстави для застосування як винятку переговорної процедури закупівлі послуг згідно з предметом закупівлі (79950000-8 «Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів») з підстави, що передбачена п. 2 ч. 2 ст. 40 ЗУ «Про публічні закупівлі».