Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до п. 2.2 та 2.3 Статуту Український інститут проводить і підтримує заходи та програми за кордоном, спрямовані на інформування іноземних аудиторій про культурне життя України, організовує та підтримує участь України у міжнародних презентаційних заходах, організує презентаційні культурні заходи за кордоном, підтримує творчі заходи в Україні та за кордоном, сприяє спільним міжнародним проектам.
Основним документом, що організовує статутну діяльність Українського інституту з реалізації заходів і проектів, є річний план заходів. Українським інститутом видано наказ «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут» на 2020 рік» 17.01.2020 року № 3, погоджений в установленому порядку Міністерством закордонних справ України (далі — наказ № 3) (зі змінами від 11.02.2020 року, внесеними Наказом №16) та затверджений Наглядовою Радою Українського інституту (Протокол № 22 від 15.01.2020)). На виконання Плану заходів у першому і другому кварталі 2020 року необхідно реалізувати захід «Представлення українських вистав в рамках VII міжнародного театрального фестивалю українського театру “Схід -Захід” у м. Краків» (п. 1.44) (надалі - Захід). Оригінальна зареєстрована назва фестивалю польською мовою: Międzynarodowy Festiwal Teatru Ukraińskiego «Wschód-Zachód».
В рамках Заходу Український інститут здійснює представлення семи сучасних українських театральних і хореографічних вистав: «Погані дороги» Київського академічного театру драми і комедії на лівому березі Дніпра; «Схід-Захід» Київського театру «Актор»; «Наталка-Полтавка.doc» Київського академічного театру на Печерську; «ALPHA» незалежної театральної компанії «n`Era Dance Company»; «Анігіляція» незалежної театральної компанії Totem Dance Group; незалежний театральний проект «Осінь на Плутоні»; «Страждання на Гончарівці» незалежного театру «Нєфть».
Вистави професійної секції були обрані в результаті конкурсу, організованого та реалізованого Державною установою «Український інститут» у партнерстві з Фондом Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych) в листопаді-грудні 2019 року (Наказ від 04.11.2019 р. №176 ) (далі - конкурс).
Український інститут реалізує Захід шляхом налагодження договірних відносин із резидентом Польщі Фондом Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych), який має повноваження представляти фінансові та юридичні інтереси фестивалю «Схід-Захід», та уповноважений забезпечити організацію та проведення заходу, що підтверджується листом від 24.01.2020 року.
Крім того, Українським інститутом в робочому порядку було з’ясовано, що Фонд Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych) уповноважений представляти інтереси театрів, театральні постановки яких стали переможцями конкурсу.
Зокрема, відповідно до договору від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-1 Театрально-видовищний заклад культури «Київський академічний театр драми і комедії на лівому березі Дніпра», тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави «Погані дороги» в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Відповідно до договору від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-2 Фізична особа-підприємець Шоробура Юрій Ігорович тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави «Осінь на Плутоні» та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Згідно договору від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-3 Театрально-видовищний заклад культури «Київський академічний театр на Печерську» тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави «Наталка-Полтавка.doc» та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Договором від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-4 Фізична особа-підприємець Кайнар Ярослав Олександрович тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави вистави «Анігіляція» та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Відповідно до договору від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-5 Фізична особа-підприємець Вусик Артем Олександрович тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави «Страждання на Гончарівці» та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Згідно умов договору від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-6 Фізична особа-підприємець Добролюбов Максим Сергійович, тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави «ALPHA» та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Відповідно до договору від 27.01.2020 №2020/01/27-WZ-7 Комунальний заклад «Театрально-видовищний заклад культури «Актор», тимчасово передав виключні майнові права на показ вистави «Схід-Захід» та право на представлення фінансових інтересів у питаннях договірних відносин, що стосуються показу вистави в рамках фестивалю «Схід-Захід», - Фонду Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Таким чином, виключні майнові права інтелектуальної власності на використання вистав «Погані дороги» Київського академічного театру драми і комедії на лівому березі Дніпра; «Схід-Захід» Київського театру «Актор»; «Наталка-Полтавка.doc» Київського академічного театру на Печерську; «ALPHA» незалежно театральної компанії «n`Era Dance Company»; «Анігіляція» незалежної театральної компанії Totem Dance Group; незалежний театральний проект «Осінь на Плутоні»; «Страждання на Гончарівці» незалежного театру «Нєфть» на території України та за кордоном тимчасово набуває Фонд Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych).
Враховуючи вищевикладене та зважаючи на необхідність реалізації завдань, передбачених Планом заходів установи, Український інститут з метою забезпечення представлення сучасної української культури в Польщі під час міжнародного фестивалю українського театру «Схід -Захід» встановив робочу комунікацію з Фондом Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych) щодо надання послуги з підготовки та представлення сучасних українських вистав «Погані дороги» Київського академічного театру драми і комедії на лівому березі Дніпра; «Схід-Захід» Київського театру «Актор»; «Наталка-Полтавка.doc» Київського академічного театру на Печерську; «ALPHA» незалежно театральної компанії «n`Era Dance Company»; «Анігіляція» незалежної театральної компанії Totem Dance Group; незалежний театральний проект «Осінь на Плутоні»; «Страждання на Гончарівці» незалежного театру «Нєфть» у м. Краків.
Таким чином, Фонд Масових Видовищ (Fundacja Widowisk Masowych) тимчасово набув права бути єдиною офіційною організацією, яка забезпечує реалізацію заходу «Представлення українських вистав в рамках VII міжнародного театрального фестивалю українського театру «Схід-Захід» у м. Краків».