Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до пункту п. 2.2 та 2.3 Статуту Український інститут проводить і підтримує заходи та програми за кордоном, спрямовані на інформування іноземних аудиторій про культурне життя України, організовує та підтримує участь України у міжнародних презентаційних заходах, організує презентаційні культурні заходи за кордоном, підтримує творчі заходи в Україні та за її межами, сприяє спільним міжнародним проектам.
Основним документом, що організовує статутну діяльність Українського інституту з реалізації заходів і проектів, є річний план заходів. Українським інститутом видано наказ «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут» на 2020 рік» від 17 січня 2020 року № 3, погоджений в установленому порядку з Міністерством закордонних справ України (далі — наказ № 3) та затверджений Наглядовою Радою (Протокол від 15.01.2020 № 22).
На виконання п.3.3 Плану заходів у першому та другому кварталі 2020 року необхідно реалізувати захід «Організація ознайомчої поїздки для закордонних експертів у сфері документального кіно до України в рамках Docudays UA».
З цією метою Український інститут розпочав комунікацію та в робочому порядку звернувся до громадської організації «Докудейз», на що отримав відповідь листом від 04.02.2020 р. № 4.
Відповідно до вказаного листа фестиваль Docudays UA було засновано більше 17 років тому і він є найбільшим фестивалем документального кіно в Україні, який щорічно відвідують більше 20 000 глядачів та більше 700 представників української та міжнародної індустрії.
Крім того, ГО «Докудейз» в рамках фестивалю Docudays UA декілька років тому було засновано першу індустрійну платформу для документалістів DOCU/PRO, головна мета якої розвиток та промоція української кіноіндустрії, налагодження зв'язків між українськими та іноземними професіоналами зі світу документалістики та підтримка створення українських кінопроектів.
З 2019 року основна подія DOCU/ПРО – шоукейс українських документальних проектів Ukrainian Doc Preview, до роботи у якій запрошується група міжнародних експертів (відбірників фестивалів, представників міжнародних сейлз-компаній, ТБ-каналів та фондів).
ГО «Докудейз» є організацією, яка має значний досвід у організації культурних подій такого формату, досвідчений кадровий потенціал і технічні можливості.
Таким чином, головним організатором та засновником фестивалю Docudays UA є ГО «Докудейз», що підтверджується Статутом організації, затверджений протоколом від 22.01.2019 р. № 5, та офіційним листування із цією організацією.
Крім того, ГО «Докудейз» є єдиним власником зареєстрованого знаку на товари «DOCU DAYS», що підтверджується свідоцтвом на знак товарів та послуг № 237705 від 12.02.2018 року.
Враховуючи вищевикладене, ГО «Докудейз» є єдиною організацією, яка є володільцем авторського знаку на «DOCU DAYS», засновником та організатором фестивалю Docudays UA, в рамках якого реалізується шоукейс українських документальних проектів Ukrainian Doc Preview.
Отже, право на організацію ознайомчої поїздки для закордонних експертів у сфері документального кіно до України в рамках Ukrainian Doc Preview у м. Київ, Україна, що відбудеться 20-21 березня 2020 року Docudays UA належить саме ГО «Докудейз», яка відповідно і є єдиним надавачем послуг з організації такої поїздки.
Таким чином, на виконання п. 3.3 Плану заходів Українського інституту, єдиним надавачем організаційних послуг за кодом ДК 021:2015 79950000-8 Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів (Послуга з організації ознайомчої поїздки для закордонних експертів у сфері документального кіно до України в рамках Docudays UA) є ГО «Докудейз».
Отже, у зв’язку з відсутністю конкуренції щодо вибору постачальника (у тому числі з технічних причин) Замовником прийняте рішення застосувати як виняток переговорну процедуру закупівлі з підстави, що передбачена п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону України "Про публічні закупівлі"