Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до пункту 2.2. Статуту Український інститут проводить і підтримує заходи та програми за кордоном, спрямовані на розбудову міжнародного діалогу шляхом забезпечення участі України у проектах співпраці у галузі науки.
Українським інститутом видано наказ «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут на 2019 рік» від 22.02.2019 року № 9 (зі змінами від 21.10.2019 року № 164), погоджений в установленому порядку з Міністерством закордонних справ України (далі — наказ № 9) та затверджений Наглядовою Радою (Протокол № 4 від 22.02.2019).
Згідно з п. 1.47 Плану заходів у четвертому кварталі 2019 року необхідно реалізувати захід «Створення і запуск аудіоекскурсій українською мовою в «Королівському замку у Варшаві» (м. Варшава, Польща)».
Створення і запуск аудіоекскурсій українською мовою у Королівському замку у м. Варшава (Польща) відбувається згідно з Положенням про програму створення україномовних аудіогідів для музеїв світу Audible to U, затвердженим Наказом генерального директора Українського інституту від 17.05.2019 р. № 46 (далі - Положення про аудіогіди).
Вищезазначена інституція повністю відповідає технічним та стратегічним критеріям, визначеним Положенням про аудіогіди. Зокрема, «Королівський замок у Варшаві» має постійні експозиції у залах музею; наявну імплементовану систему аудіогідів; розміщується у країні, яка є пріоритетною для Українського інституту на 2019 рік ; належить до ключових туристичних локацій країни/світу, міжнародних туристичних рейтингів, а щорічна кількість відвідувачів цієї інституції становить більше 500000,00 осіб на рік.
Також Посольство України у Польщі звернулось до Українського інституту з проханням підтримати створення аудіоекскурсій українською мовою в Королівському замку у Варшаві, що підтверджується листом від 30.09.2019 р. № 6137/416-840-1618. .
У режимі робочої комунікації державною установою «Український інститут» було з’ясовано о, що ексклюзивне право на створення та запуск аудіоекскурсій іноземними мовами у Королівському замку у Варшаві належить юридичній особі FRAMICA MARIUSZ MARSZAŁKIEWICZ, яка зареєстрована у Польському Національному офіційному бізнес реєстрі юридичних осіб за № 634416959, що підтверджується Договором про надання послуг мультимедійних екскурсій та послуг гарнітурної системи №W16412017 від 04.09.2017 року (далі - Договір).
Відповідно до Договору Королівський замок у Варшаві надав FRAMICA MARIUSZ MARSZAŁKIEWICZ ексклюзивне право на створення мультимедійних екскурсій та гарнітурних систем (аудіогідів) для своїх експозиційних приміщень, причому надавачем відповідних послуг може бути лише одна юридична особа. Вищезазначений Договір діє до 31 грудня 2020 року.
Враховуючи вищевикладене, єдиним учасником, який може надати послуги зі створення та запуску аудіоекскурсій українською мовою в «Королівському замку у Варшаві» (м. Варшава, Польща) у четвертому кварталі 2019 року, є юридична особа «FRAMICA MARIUSZ MARSZAŁKIEWICZ».
Таким чином, Замовник здійснює закупівлю послуг згідно з предметом закупівлі (ДК 021-2015: 92520000-2 – Послуги музеїв та послуги із збереження історичних пам’яток і будівель) в Учасника, у зв’язку з відсутністю конкуренції щодо вибору постачальника з технічних причин, та з метою забезпечення виконання поставлених перед Замовником цілей та завдань, передбачених Статутом та «Планом заходів Державної установи «Український інститут на 2019 рік», саме тому Замовником було прийнято рішення застосувати як виняток переговорну процедуру закупівлі з підстави, що передбачена згідно п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі».