Застосовується переговорна процедура закупівлі відповідно до пункту 3 частини 2 статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015р. №922-VIII, а саме: нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення тендеру, а саме пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, а також наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам. Застосування переговорної процедури закупівлі в таких випадках здійснюється за рішенням замовника щодо кожної процедури. Відповідно до листа Південного міжрегіонального управління з питань виконання кримінальних покарань та пробації Міністерства юстиції України від 05.12.2018 року №5.1/11966/Мл та на виконання вимог Законів України: «Про публічні закупівлі» №922-VIII від 25.12.2015 року, Наказу Міністерства внутрішніх справ України «Про затвердження Класифікаційних ознак надзвичайних ситуацій» № 658 від 06.08.2018 року (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 серпня 2018 р. за № 969/32421), Мінімальних стандартних правил поводження з в'язнями, а також враховуючи, що строк на проведення процедури закупівлі «Відкриті торги» займає не менше 30 календарних днів, що спричинить обмеження в опалені будівель замовника торгів, можливим постачальником для потреб Державної установи «Арбузинська виправна колонія (№83)» до 31 грудня 2018 року за результатом проведення переговорної процедури закупівлі є постачальник який має право здійснювати відповідну діяльність згідно своїх статутних документів; таким постачальником зокрема є Товариство з обмеженою відповідальністю «ТОП ЕНЕРГОТРЕЙД» . Не укладання з Товариством з обмеженою відповідальністю «ТОП ЕНЕРГОТРЕЙД» договору на закупівлю вугілля кам’яного може привести до не ефективного виконання замовником обов’язків передбачених законом, та повноцінного функціонування Державної установи "Арбузинська виправна колонія (№83)" до 31 грудня 2018 року зокрема зриву опалювального сезону 2018 року. Також у відповідності до Наказу Міністерства внутрішніх справ України «Про затвердження Класифікаційних ознак надзвичайних ситуацій» № 658 від 06.08.2018 року (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 серпня 2018 р. за №969/32421) припинення теплопостачання споживачів за температури зовнішнього повітря нижче 0°С в опалювальний період року належить до визначення поняття «надзвичайної ситуації».
Отже, з метою недопущення виникнення негативних наслідків, спричинених неотриманням вугілля замовником торгів, та враховуючи неможливість в строк до 31 грудня 2018 року завершити процедуру закупівлі, прийнято рішення застосувати переговорну процедуру закупівлі, за нагальною потребою в порядку п. 3 ч. 2 ст. 35 Закону.