У 2017 році управлінням освіти проведено процедуру закупівлі по об’єкту «Капітальний ремонт спортивного майданчику Муніципального колегіуму (філія) по вул. Потьомкінській, 147-А у м.Миколаєві» за результатами якої було визначено переможця – ТОВ «Компанія Нікон-Буд». Між управлінням освіти та ТОВ «Компанія Нікон-Буд» укладено договір №6-8 від 16.05.2017 на загальну суму 5 735 000,00 грн. з ПДВ.
У 2018 році з філією ДП «Укрдержбудекспертиза» у Миколаївській області було проведено експертизу з питань міцності, надійності, довговічності об’єкта будівництва, його експлуатаційної безпеки, інженерного забезпечення та кошторисної документації по відкоригованому робочому проекту «Капітальний ремонт спортивного майданчику Муніципального колегіуму (філія) по вул. Потьомкінській, 147-А у м.Миколаєві (Коригування)» та наданий позитивний звіт № 15-0317-18 від 28.09.2018.
В результаті уточнення та внесення змін у робочий проект вартість робіт змінилася при збереженні загальної суми кошторису, затвердженої висновком Держбудекспертизи.
Провідним інженером групи з господарчого забезпечення Ціолковською Г.Ф. було підготовлено службову записку від 16.10.2018 року б/н, в якій зазначено про необхідність проведення про необхідність проведення додаткових будівельних робіт з капітального ремонту капітальному ремонту спортивного майданчику Муніципального колегіуму (філія) по вул. Потьомкінській, 147-А у м.Миколаєві у зв’язку з тим, що при виробництві робіт виникли обставини невизначеної сили – надзвичайні обставини та події, які не можуть бути передбачені сторонами при укладенні договору. Так слід враховувати, що виникли непередбачені проектом роботи та передбачені у проекті об’єми робіт не відповідаючи дійсності, а невиконання їх створювало неможливість дотримання технологічного процесу та досягнення митті з питань міцності, надійності, довговічності об’єкта будівництва, його експлуатаційної безпеки. Вартість додаткових будівельних робіт складає 2216,37314 тис. грн..
Умовою застосування переговорної процедури закупівлі, в ситуації що склалася, є пункти 5 та 6 частини другої статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), а саме: «потреби здійснити додаткову закупівлю в того самого постачальника з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями, роботами чи послугами, якщо заміна попереднього постачальника (виконавця робіт, надавача послуг) може призвести до несумісності або виникнення проблем технічного характеру, пов’язаних з експлуатацією та обслуговуванням»; «необхідності проведення додаткових будівельних робіт, не включених у початковий проект, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту за умови, що договір буде укладено з попереднім виконавцем цих робіт, якщо такі роботи технічно чи економічно пов'язані з головним договором», виникає необхідність застосування переговорної процедури закупівлі. Проте, частиною другою статті 35 Закону передбачено, що переговорна процедура закупівлі застосовується замовником саме як виняток. При цьому, винятковість зазначеної процедури потребує максимального обґрунтування та об’єктивного документального підтвердження необхідності застосування цієї процедури як єдино можливої.
Тому, на засіданні тендерного комітету 16.10.2018 року було прийнято рішення, яке закріплене протоколом № 58.0, звернутися до ФО-П Парулава Є.З. за інформацією стосовно виявлення та необхідності проведення додаткових робіт та інших внесених змін до проекту не включених в початковий проект та/чи пов’язані такі роботи економічно та технічно з виконанням головного Договору, як до генерального проектувальника та особи, що здійснює авторський нагляд протягом усього періоду будівництва об’єкта.
На звернення тендерного комітету було отримано лист ФО-П Парулава Є.З. від 17.10.2018 р. б/н в якому повідомляється, що у ході будівництва, у зв’язку зі змінами вимог держбуднорм і як наслідок, коригування завдання на проектування, за рахунок виникнення додаткових об’ємів робіт відбулося збільшення вартості будівництва.
Але зазначені роботи є необхідними для виконання проекту за умови, що договір буде укладено з попереднім виконавцем робіт, так як такі роботи технічно та економічно пов’язані з головним договором, а їх виконання є технологічно необхідним для виконання проектних рішень і завершення робіт з капітального ремонту.
Отже, виникає необхідність проведення додаткових будівельних робіт та інших внесених змін до проекту, не включених у початковий проект, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту за умови, що договір буде укладено з попереднім виконавцем цих робіт, якщо такі роботи технічно чи економічно пов'язані з головним договором.
Отже, вищезазначена інформація, та п. 5,6 частини другої статті 35 Закону, підтверджує необхідність застосування переговорної процедури закупівлі з ТОВ «Компанія Нікон-Буд».