В рамках організації конференції керівників закордонних дипломатичних установ України у період з 20 по 22 грудня 2021 року, Офісом Президента України погоджено концепцію проведення заходу. Так, відповідно до концепції, 22.12.2021 відбудеться другий день конференції керівників закордонних дипломатичних установ України за участю Голови Верховної Ради України, Прем’єр-міністра України, Секретаря Ради національної безпеки і оборони України, Міністра закордонних справ України, його заступників та Державного секретаря МЗС. Місцем проведення другого дня конференції керівників закордонних дипломатичних установ України визначено місто Івано-Франківськ.
Враховуючи, що орієнтовна кількість учасників заходу другого дня становитиме орієнтовно 150 осіб, включатиме декілька пленарних сесій, а також переговори за участю керівництва Міністерства закордонних справ України з вищими посадовими особами іноземних держав, постала необхідність у забезпеченні заходу 3 окремими конференц-залами (1-й зал для розміщення близько 150 осіб, 2-й і 3-й зали – близько 20 осіб), окремого приміщення для розміщення орієнтовно 30 осіб, а також декількох приміщень для забезпечення усіх учасників заходу харчуванням.
Крім того, важливою вимогою проведення конференції керівників закордонних дипломатичних установ України є безумовне дотримання
закладом обмежень, встановлених у зв’язку із поширенням обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2, зокрема, потужності закладу
повинні забезпечувати дистанцію між учасниками заходу не менше як 1,5 метри.
Важливою умовою для закладу, в якому проводитиметься конференція керівників закордонних дипломатичних установ України є наявність власного охоронюваного паркувального майданчику, а також можливість мультимедійного (технічного) забезпечення заходу.
Водночас, з метою економії коштів Державного бюджету України та оптимізації часу проведення заходу, враховувалася безпосередня
близькість закладу до місця проживання учасників конференції керівників закордонних дипломатичних установ України.
За результатами проведеного аналізу ринку міста Івано-Франківськ виявлено 20 закладів, що могли б надати послуги з організації другого дня конференції керівників закордонних дипломатичних установ України. Водночас, з цих 20-ти закладів лише у 9-х є конференц-зали Натомість, з урахування вимог МЗС до рівня проведення заходу, враховуючи кількість учасників заходу та інші вимоги (3 окремі конференц-зали, окреме приміщення для розміщення 30 осіб, декілька приміщень для забезпечення усіх учасників заходу харчуванням) встановлено, що таким вимогам відповідає лише один заклад – готель «Надія» (Товариство з обмеженою відповідальністю «Фірма «Надія»).
Окремо слід наголосити, що встановлені вимоги до такого рівня заходу зумовлені тим, що в заході прийматимуть участь вищі посадові особи держави Україна та інших держав (тобто, наявні особи стосовно яких здійснюється державна охорона), журналісти, а також важливість результатів заходу, що безпосередньо вплинуть на реалізацію зовнішньополітичної та зовнішньоекономічної діяльності держави за кордоном. Беручи до уваги проведений аналіз ринку міста ІваноФранківськ, проведення процедури відкритих торгів призвело б до того, що торги не відбулись у зв’язку з відсутністю конкуренції на ринку (навіть у випадку подачі тендерних пропозицій від потенційних учасників заходу, такі пропозиції були б відхилені), що, у свою чергу, призвело б до неможливості організації конференції керівників закордонних дипломатичних установ України на доручення Офісу Президента України.
Необхідно також врахувати, що для розміщення учасників заходу було обрано готель «Надія», який є єдиним закладом, що має в наявності більше 100 номерів для такого одночасного розміщення. Зазначене позитивно впливає на оптимізацію часу проведення заходу, а також свідчить про економію бюджетних коштів (відсутня необхідність забезпечення транспортного перевезення учасників заходу до місць проведення пленарних сесій). Додатково слід відмітити, що у вартість проживання включається сніданок, що також свідчить про економію бюджетних коштів під час проведення конференції.
Номерний фонд готелю «Надія» включає 244 готельних номерів, які представлені 8 категоріями номерів, обладнаних всім необхідним для комфортного проживання (душ, умивальник, туалет, ліжко, шафа, тумбочка, стільці і стіл для виконання практичних завдань) у кількості, достатній для забезпечення комфортних умов.
Надання послуг харчування відбуватиметься у ресторані «Надія», який включає три зали ресторану та може забезпечити одночасне триразове харчуванням біля 400 осіб.
На всі технологічні процеси, що проводяться в ресторані «Надія», відповідно до чинного законодавства України, впроваджено систему
управління якістю харчових продуктів (систему НАССР).
У готелі «Надія» наявні 4 конференц-зали, із власним необхідним обладнанням для проведення семінару.
Крім того поінформовано, що готель розташований в центральній частині м. Івано-Франківськ; має зручні умови для під'їзду, зупинки, достатню кількість місць для паркування автомобілів; здатний забезпечувати необхідний рівень безпеки гостей; має систему відеонагляду по усій території готелю; цілодобове чергування адміністратора; має високошвидкісний безкоштовний Wi-Fi.
Посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
- Закон України «Про публічні закупівлі»;
- Протокол проведення переговорів на закупівлю Послуг з організації харчування під час конференції керівників закордонних дипломатичних установ України від 09.12.2021 № 1 між МЗС та ТОВ «Фірма «Надія»;
- Довідка про наявність обладнання та матеріально-технічної бази, необхідних для виконання умов договору від 09.12.2021 № 01-6/209;
- Довідка про наявність працівників від 09.12.2021 № 01-6/210;
- Довідка від 09.12.2012 № 01-6/212;
- Проведений аналіз ринку щодо відсутності конкуренції;
- Протоколи засідань тендерного комітету МЗС від 08.12.2021 № 59 та від 10.12.2021 № 60.