Замовник має потребу у закупівлі літератури для поповнення бібліотечних фондів Міської централізованої бібліотечної системи. Бібліотечні фонди є невід'ємною складовою інформаційних ресурсів держави. Вони завжди потребували особливої уваги, а також розвитку та постійного оновлення. Особливо гостро постає це питання у наш воєнний час, адже книга ‒ це теж зброя, ідеологічна, ментальна.Фонди бібліотек є стратегічним ресурсом розвитку суспільства, основою економічного, інтелектуального та духовного прогресу. Тож актуалізація й оновлення бібліотечних фондів повинно бути в постійному полі зору органів влади та місцевого самоврядування.
Потреби формуються на підставі опитувань, анкетування та моніторингів спрямованих на вивчення інформаційних потреб користувачів, які залежать від віку, професійної діяльності, способу життя. Для дитячих бібліотек необхідна література сучасних українських та зарубіжних письменників, твори яких включені до шкільної програми. Враховується наявність та тематика центрів спілкування користувачів (клуби, гуртки за інтересами). Щороку за результатами вивчення фондів бібліотек для їх поповнення, проводиться моніторинг видань .
Особлива увага приділяється літературі яка відповідає всеукраїнським програмам та проектам. Наприклад, в 2024 році одна з програм - Всеукраїнська програма ментального здоров’я «Як ти?», тому було відібрано літературу з психології, підтримці ментального здоров'я. З метою задоволення потреби замовника у вищезазначеному товарі та на виконання п.14 Особливостей, затвердити зміни до річного плану для проведення закупівлі.