Закупівля проводиться на підставі наданої до обліково-фінансового відділу міської ради доповідної записки з переліком та технічними характеристиками товарів, які необхідно придбати за підписом начальника адміністративно-господарчого відділу міської ради з погодженням заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради.
Обґрунтування технічних, якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі: У наданому технічному завданні передбачені обсяги закупівлі (технічні, якісні характеристики предмета закупівлі) та відповідно до потреби, яка визначена з урахуванням наданого листа військової частини на даний вид товарів.
Також технічним завданням передбачена очікувана вартість даної закупівлі (яка визначена відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України 18 лютого 2020 року N 275, шляхом розрахунку очікуваної вартості товарів методом порівняння ринкових цін). Порівняння ринкових цін здійснювалось на підставі цінових пропозицій, а також шляхом моніторингу цін на ринку товарів та послуг.