Відповідь на пояснення з власної ініціативи органом ДАСУ

Дата: 2024-02-16 15:33:26

ПОЯСНЕННЯ Уповноваженої особи Департаменту цифрової трансформації Харківської міської ради

Наказом УПРАВЛІННЯМ ПІВНІЧНОГО ОФІСУ ДЕРЖАУДИТСЛУЖБИ В ЖИТОМИРСЬКІЙ ОБЛАСТІ (далі - Управління) від 22.01.2024 №7-3 було розпочато моніторинг процедури закупівлі UA-2023-12-15-008141-a (далі -Закупівля).
У межах проведення моніторингу Закупівлі та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі» 24.01.2024 посадовою особою органу державного фінансового контролю, відповідальною за проведення моніторингу процедури закупівель, було оприлюднено Запит замовнику на пояснення через електронну систему закупівель щодо пояснення, яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість.
Відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022р. №1178, зі змінами, (далі - Особливості) Замовник повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання запиту.
Прошу звернути увагу, що фактична ситуація у м. Харкові, в якому розташований Замовник Закупівлі, позбавляє можливості на даний момент на постійній основі мати доступ до електронної системи закупівель та своєчасно реагувати на запити Управління. Додатково зауважуємо, що чинне законодавство та локальні акти Замовника не регламентують періодичність перегляду інформації в електронній системі закупівель. Відповідно – існують об’єктивні обставини, які перешкоджали Уповноваженій особі в повному обсязі виконати вимоги частини 5 статті 8 Закону.
Враховуючи, що відповідно до інформації, відображеної в електронному кабінеті Уповноваженої особи на авторизованому електронному майданчику «E-tender», період усунення порушень визначено у строк з 09.02.2024 по 23.02.2024, надаються наступні пояснення.

1. Щодо питання, яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі.
15 грудня 2023 року Замовником через електронну систему закупівель було оголошено про проведення відкритих торгів з особливостями для публічної закупівлі послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику» (ДК 021:2015 72253200-5 Послуги з підтримки систем) за кодом ДК 021:2015 72250000-2 Послуги, пов’язані із системами та підтримкою (ідентифікатор закупівлі UA-2023-12-15-008141-a) відповідно до Закону з урахуванням Особливостей.
Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі були здійснені до початку проведення Закупівлі на підставі наданої в.о. начальника відділу розвитку цифрових навичок Управління розвитку публічних послуг службової записки від 07.12.2023 б/н, в якій зазначалося про обґрунтування потреби у Закупівлі, а також про орієнтовну інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація щодо послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику», що була розроблена спеціалістами Замовника (Департаменту цифрової трансформації Харківської міської ради (далі – Департамент) на основі вимог та нормативів, що застосовуються до такого виду послуг, та надана у вигляді додатку до вищевказаної службової записки «Технічні умови до виконання послуг за Договором». Зазначений додаток був доданий до тендерної документації Замовника як Додаток 1 до тендерної документації, затвердженої протоколом уповноваженої особи Замовника від 15.12.2023 № 1 та оприлюдненої на підставі пункту 24 Особливостей самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик в електронній системі закупівель, а також відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, разом з оголошенням про проведення відкритих торгів не пізніше ніж за сім днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.
2. Щодо питання, яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру витрат та визначено його очікувану вартість.
Як зазначалося вище, 15 грудня 2023 року Замовником через електронну систему закупівель було оголошено про проведення відкритих торгів з особливостями для публічної Закупівлі (ідентифікатор закупівлі UA-2023-12-15-008141-a) відповідно до Закону з урахуванням Особливостей.
Обґрунтування розміру витрат та визначення його очікуваної вартості були здійснені до початку проведення Закупівлі на підставі отриманих трьох цінових пропозицій Замовником за результатами проведеної попередньої ринкової консультації, використовуючи метод "Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін" відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275, а саме:
з метою аналізу ринку, планування закупівлі, підготовки до проведення закупівлі, формування очікуваної вартості предмету закупівлі та визначення можливих варіантів предмету закупівлі з урахуванням інновацій та нових технічних рішень з дотримання принципів здійснення закупівель, визначених статтею 5 Закону Департаментом, керуючись статтею 4 Закону та наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі», було проведено попередню ринкову консультацію щодо закупівлі послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику», кількістю - 1 послуга, зі строком надання – до 31.12.2024 року, яка не вважається для суб'єкта господарювання участю у підготовці вимог до закупівлі, збір інформації не тягне за собою ніяких зобов'язань Департаменту, як замовника в розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами) та постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022р. №1178, що зобов’язаний здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону.
Не зважаючи на те, що Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі носить суто рекомендаційний характер, а також з врахуванням основних принципів статті 5 Закону щодо максимальної економії, ефективності використання бюджетних коштів, що стало надзвичайно актуальним в період дії правового режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24.02.2022 року №64/2022 (зі змінами), затвердженого Законом України від 24.02.2022 року № 2102, Замовником все ж було проведено попередню ринкову консультацію щодо закупівлі послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику» з метою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі методом порівняння ринкових цін.
За результатами проведеної попередньої ринкової консультації було отримано три цінові пропозиції.
Оголошення (разом з наданою в.о. начальника відділу розвитку цифрових навичок Управління розвитку публічних послуг орієнтовною інформацією про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація щодо послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику», що була розроблена спеціалістами Замовника на основі вимог та нормативів, що застосовуються до такого виду послуг у вигляді додатку до службової записки від 07.12.2023 б/н «Технічні умови до виконання послуг за Договором») та підсумки про проведення попередньої ринкової консультації щодо Закупівлі було оприлюднено на офіційному сайті Департаменту:
- https://www.digital.kharkiv.ua/post/ogoloshennya-shchodo-zdiysnennya-poperednoyi-rinkovoyi-konsultaciyi-shchodo-zakupivli-6;
- https://www.digital.kharkiv.ua/post/pidsumki-shchodo-zdiysnennya-poperednoyi-rinkovoyi-konsultaciyi-shchodo-zakupivli-5.
Використовуючи метод "Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін", на підставі отриманих цінових пропозицій в межах проведення попередньої ринкової консультації було визначено для початку середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, що розраховувалося за такою формулою:
Цод = (Ц1 +… + Цк) / К,
де:
Цод - очікувана ціна за одиницю;
Ц1, Цк - ціни, отримані з відкритих джерел інформації (з цінових пропозицій), приведені до єдиних умов;
К - кількість цін, отриманих з відкритих джерел інформації.
Тобто, Цод = (1 241 344,00+ 1 265 000,00+ 1 207 212,00) / 3 = 1 237 852,00 грн.
Тоді було визначено очікувану вартість, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару/послуг, що розраховується за такою формулою:
ОВмрц = Цод * V,
де:
ОВмрц - очікувана вартість, розрахована за методом порівняння ринкових цін;
Цод - очікувана ціна за одиницю товару/послуги;
V - кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується.
Тобто, ОВмрц = 1 237 852,00 * 1 послуга = 1 237 852,00 грн.
З врахуванням вищевикладеного, ОВмрц цієї закупівлі, кількістю - 1 послуга, зі строком надання – до 31.12.2024 року, було визначено 1 237 852,00 грн. (один мільйон двісті тридцять сім тисяч вісімсот п’ятдесят дві грн. 00 коп.).

• Електронний підпис