Рішення замовника: Вимога не задоволена

Спрощена закупівля — це придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою за вартість, що встановлена у п. 1,2 ч. 1 ст. 3 Закону “Про публічні закупівлі”. Публікація оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проект договору про закупівлю – це всі документи, які замовник зобов’язаний публікувати в системі згідно з Законом. На розсуд Замовника ми вправі затребувати в учасника при подачі пропозиції подати інші документи та довідки чи гарантійні листи чи підтвердні документи що відносяться до учасника закупівлі та предмета закупівлі і визначити на власний розсуд не всупереч законодавству як подати документи , в якому обсязі та як завірити копії документів. Згідно поданих Відомостей про учасника пункта 6 який гласить: Керівник учасника (посада, ПІП повністю, контактний телефон та документ на підставі якого діє): вказано Фізична особа-підприємець Лашко Тетяна Вікторівна,(099) 559-60-34, підставі державної реєстрації. Згідно листа вих.№7 від 05.10.2022року вказано що Фізична особа-підприємець Лашко Тетяна Вікторівна є уповноваженою особою у закупівлі. Згідно з оголошенням про проведення спрощеної закупівлі всі документи пропозиції (окрім інформації поданої шляхом заповнення електронних форм) подаються в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом сканування оригіналів або копій документів у форматі PDF. Копії документів (за виключенням нотаріальних), які надаються у складі пропозиції повинні бути належним чином завірені підписом уповноваженої посадової особи учасника, а також містити відбиток печатки (у разі наявності) із зазначенням посади, прізвище, ім’я по батькові особи, що завіряє копію документа. Згідно з додатком 2 перелічені вимоги до предмета закупівлі та учасника. Учасник мав надати документи, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції. Для фізичних осіб-підприємців, що подають тендерну пропозицію від власного імені та особисто підписують документи тендерної пропозиції – паспорт або інший документ, що посвідчує особу фізичної особи-підприємця згідно чинного законодавства.Учасник подав копію паспорта та ідентифікаційний код, що посвідчує особу фізичної особи-підприємця але не завірив згідно вимог документації (присутній підпис та печатка і відсутні посада, прізвище, ім’я по батькові особи, що завіряє копію документа ).

Рішення замовника: Вимога не задоволена

Закупівлі вже доволі давно проводять в електронній площині, і всі звикли до електронного формату спілкування між замовником і учасниками. Це зручно, швидко, прозоро й доступно з будь-якої точки країни. Але Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон про публічні закупівлі) змінено з 19 квітня, і тепер, серед хаосу нових вимог, і замовники, і учасники мають розібратися з умовами застосування електронних підписів. Адже це — головна умова створення електронного документа, і для учасників її застосування більше не завжди залежить від вимог замовника.
Розглянемо, як учасники мають відтепер подавати документи у складі тендерної пропозиції
У частині 1 статті 5 Закону України «Про електронну комерцію» закріплено принцип однаковості юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі, передбаченій законодавством, і відповідно правочин не може бути визнано недійсним у зв’язку з його вчиненням в електронній формі, якщо інше не передбачено законом.
Законом про публічні закупівлі встановлено, що тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація, встановлена Законом, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації (ч. 1 ст. 26 Закону про публічні закупівлі).
Крім того, Закон про публічні закупівлі встановлює вимогу, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій / пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» (ч. 3 ст. 12 Закону про публічні закупівлі).
Різні види документів
Насамперед маємо розуміти, що є два види документів: оригінали і копії. До оригіналів належать документи учасника, які він готує самостійно та які мають бути підписані уповноваженою особою учасника, а також оригінали документів, видані учасникові відповідними органами, у т. ч. в електронній формі (наприклад, довідка ДПС або МВС, банківська гарантія).
оригіналом електронного документа є електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 851.
Копії документів — це копії з оригіналів, які учасник не може завантажити в систему як електронний документ, оскільки їх йому видано в паперовому вигляді, але учасник може відсканувати ці документи й подавати у складі тендерної пропозиції у вигляді сканованої копії.
Оригіналом електронного документа вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису, відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».
До власноручного підпису прирівнюють тільки кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП)! Тож розуміємо, що оригінали електронних документів, як створені учасником, так і ті, що видані йому державними органами, мають відповідати вищенаведеному поняттю електронного документа з огляду на вимоги до його створення.
Перевірка цілісності електронного документа відбувається за допомогою перевірки електронного цифрового підпису. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулює Закон України «Про електронні довірчі послуги».
Відповідно до цього Закону електронний підпис — це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (п. 12 ст. 1 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).
КЕП — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (п. 23 ст. 1 Закону). КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підписові.
Учасники при підготовці пропозицій повинні зважати на те, що замовникам забороняється вимагати від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) (ч. 5 ст. 22 Закону про публічні закупівлі).
Коли учасник формує тендерну пропозицію, то документи в ній він може підписати вищенаведеним чином. Ідеться виключно про формування учасником оригіналів електронних документів. Слід нагадати, що тільки застосування електронного підпису завершить формування електронного документа і що тільки застосування КЕП буде прирівняне до власноручного підпису. Тому при створенні електронного документа учасники повинні застосовувати КЕП з огляду на вимогу Закону про публічні закупівлі, що документи та дані створюють та подають з огляду на вимоги законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».
Проте звертаю увагу, що Закон про публічні закупівлі не вимагає подання учасниками електронних документів, а встановлює вимоги надавати пропозиції (як у тендері, так і для спрощеної закупівлі) в електронному вигляді в результаті заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначають необхідну інформацію, та в результаті завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель. Якщо такі документи завантажують у вигляді електронного документа, то тут усе зрозуміло.
Водночас паперовий документ завантажений бути не може, але може бути завантажена його сканована копія, тож ідеться все ж про дані в електронній формі. Зокрема, сканкопії документів — це електронні зразки, які отримують в результаті сканування. Сканкопія документа не є електронним документом, у розумінні Закону «Про електронні довірчі послуги», а є електронними даними, тобто електронною копією паперового документа. Таким чином, тендерна пропозиція учасника може містити електронні документи, які обов’язково повинні бути підписані КЕП, та електронні дані у вигляді електронних копій паперових документів.
При цьому слід зауважити, що на момент проведення спрощеної закупівлі електронні майданчики дозволяють накладати електронний підпис виключно на всю пропозицію учасника. Якщо проаналізувати вимоги Закону про публічні закупівлі щодо подання пропозицій учасниками, то маємо відзначити, що Закон не містить чітких вимог щодо того, чи потрібно накладати електронний підпис на тендерну пропозицію загалом. Він передбачає тільки дотримання вимог Закону «Про електронні довірчі послуги» щодо формування документів та даних.
Колізія полягає в тому, що наразі не реалізовано встановлену Законом про публічні закупівлі можливість подавати тендерну пропозицію в електронному вигляді через електронну систему закупівель у результаті заповнення електронних форм з окремими полями. По суті, учасник мав би заповнити відповідні поля та підкріпити необхідні електронні копії паперових документів і завершити цей процес накладанням КЕП на всю тендерну пропозицію. У результаті такої колізії вимоги щодо накладання електронного підпису замовник окреслює в тендерній документації або оголошенні про спрощену закупівлю.
Тож якщо учасник бере участь у процедурі закупівлі чи спрощеній закупівлі, у вимогах до яких замовник не встановив необхідності накладання КЕП, то учасник повинен розуміти, що він все ж має накласти КЕП на електронні документи, які подає у складі пропозиції.
Що робити з копіями документів?
Нерозкритим залишається питання копій документів, у тому числі електронних документів, адже учасники все частіше отримують довідки від державних органів у вигляді електронного документа.
Відповідно до частин 1–2 статті 7 Закону «Про електронні довірчі послуги» оригіналом електронного документа вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». Якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством, у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронну копію електронного документа засвідчують у порядку, установленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (частина 6 статті 7 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).
Подання учасником сканованих копій офіційних документів, виданих йому державними органами
Що стосується подання учасником у складі тендерної пропозиції сканованих копій офіційних документів, виданих йому державними органами в паперовій формі, наприклад, ліцензії,паспорту,ідентифікаційного коду то тут узагалі юридично питання не вирішено. Передусім це пов’язано з тим, що не врегульовано питання завіряння таких копій. Якщо засканувати такий документ, то це буде електронна копія відповідного документа. Але чи вважатимуть його завіреним учасником, якщо той накладе на нього КЕП? Законодавством це питання не врегульовано. Крім того, до окремих документів можуть бути встановлені окремі вимоги завіряння, наприклад, коли законодавством передбачено нотаріальне завіряння чи замовник сам прописав у документах при оголошенні закупівлі яким чином подати дані документи..Тому, з огляду на зазначене, саме замовникам надано право передбачити при оголошенні закупівлі яким чином встановлювати вимоги до надання документів учасниками, а саме те, коли вимагати оригінал документа (з огляду на те, що таким документом буде виключно електронний документ), а коли вимагати копію документа (з огляду на відсутність порядку завіряння таких документів в електронній формі та можливостей використання електронних довірчих послуг).
Згідно з оголошенням про проведення спрощеної закупівлі всі документи пропозиції (окрім інформації поданої шляхом заповнення електронних форм) подаються в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом сканування оригіналів або копій документів у форматі PDF. Копії документів (за виключенням нотаріальних), які надаються у складі пропозиції повинні бути належним чином завірені підписом уповноваженої посадової особи учасника, а також містити відбиток печатки (у разі наявності) із зазначенням посади, прізвище, ім’я по батькові особи, що завіряє копію документа. Згідно з додатком 2 перелічені вимоги до предмета закупівлі та учасника. Учасник мав надати документи, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції. Для фізичних осіб-підприємців, що подають тендерну пропозицію від власного імені та особисто підписують документи тендерної пропозиції – паспорт або інший документ, що посвідчує особу фізичної особи-підприємця згідно чинного законодавства.Учасник подав копію паспорта та ідентифікаційний код, що посвідчує особу фізичної особи-підприємця але не завірив згідно вимог документації (присутній підпис та печатка і відсутні посада, прізвище, ім’я по батькові особи, що завіряє копію документа ).

Рішення замовника: Вимога не задоволена

Шановний учасник закупівлі всі дані,документи що стосуються даної закупівлі є у відкритому доступі і подані та оформлені згідно законодавства. Ви в праві оскаржувати. Якщо Вам потрібні документи та дані іншого зразка оскаржуйте і витребовуйте під час оскарження в судовому порядку .