Відповідно до Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.03.2016 № 281, основним завданням МЗС є, серед інших, якісна реалізація зовнішньополітичного курсу України, спрямованого на розвиток політичних, економічних, культурних, гуманітарних, наукових та інших зв’язків з іноземними державами та міжнародними організаціями. Одним зі способів реалізації зазначених повноважень полягає у постійному проведенні з представниками іноземних держав, іноземного дипломатичного корпусу, міжнародних організацій зустрічей, офіційних заходів, прийомів тощо.
Для проведення таких заходів, з метою гідного представлення держави Україна перед міжнародними партнерами, на постійній основі постає необхідність у закупівлі послуг з обслуговування пасажирів в Залі офіційних делегацій, що прямують через аеропорт «Бориспіль» авіаційними рейсами у ДП «Зал офіційних делегацій».
Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 03.04.1993 № 243 «Про заходи щодо впорядкування діяльності пункту пропуску через державний кордон України в Державному міжнародному аеропорту «Бориспіль» (зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 62) організація проведення процедур, передбачених під час прямування громадян через державний кордон на повітряному транспорті, для посадових осіб державних органів, осіб, які входять до складу офіційних делегацій (державних, парламентських та урядових) України та іноземних держав, а також інших осіб здійснюється у залі офіційних делегацій у порядку, що визначається Державним управлінням справами, Державною митною службою, Державною прикордонною службою України. У разі прибуття до Державного міжнародного аеропорту «Бориспіль» іноземної офіційної делегації, а також осіб, які її супроводжують на літаку спеціальним рейсом, організація проведення процедур здійснюється у порядку, що визначається Державним управлінням справами, Міністерством транспорту, Міністерством закордонних справ, Державним комітетом у справах охорони державного кордону, Державною митною службою, Службою безпеки, а охоронних заходів – Управлінням державної охорони.
Державне підприємство «Зал офіційних делегацій» діє на підставі Статуту, затвердженого Розпорядженням Керівника Державного управління справами від 25.11.2003 № 641Ю, зареєстрованого виконкомом Бориспільської міської ради 01.12.2003 № 485.
Єдиним підприємством, діяльність якого пов’язана з обслуговуванням вищих посадових осіб, офіційних делегацій України та іноземних держав, акредитованих в Україні представників дипломатичних представництв, консульських установ, інших офіційних представництв іноземних держав і міжнародних організацій, які прямують через Міжнародний аеропорт «Бориспіль» спеціальними рейсами, а також звичайними авіаційними рейсами з дотриманням вимог і правил, передбачених у відповідних нормативних документах, визначене - Державне підприємство «Зал офіційних делегацій».
ДП «Зал офіційних делегацій» перебуває в управлінні Державного управління справами.
ДП «Зал офіційних делегацій» входить до переліку об’єктів Державного управління справами, за якими санітарно-епідеміологічна служба здійснює постійний санітарно-епідемічний нагляд, що забезпечує контроль усіх процесів виробництва, регулярно проводить гігієнічну підготовку персоналу зі складанням залікових іспитів за встановленою програмою, контролює дотримання строків проходження обов’язкових медичних оглядів і обстежень у відомчому закладі охорони здоров’я.
ДП «Зал офіційних делегацій» укомплектоване висококваліфікованими спеціалістами, які дотримуються всіх вимог стосовно гарантованої реалізації державної політики в галузі забезпечення санітарно-епідемічного благополуччя осіб, щодо яких здійснюється державна охорона, і мають відповідний допуск до роботи на об’єктах, щодо яких здійснюється державна охорона.
ДП «Зал офіційних делегацій» має багаторічний досвід роботи як об’єкт, на якому здійснюється Управлінням державної охорони України спеціальна державна охорона офіційних делегацій іноземних держав, акредитованих в Україні представників дипломатичних представництв, консульських установ, інших офіційних представництв іноземних держав і міжнародних організацій. У сфері відповідальності Управління державної охорони України - охорона глав іноземних держав, парламентів та урядів які прибувають з офіційними візитами в Україну чи перебувають на її території. Іноземні представництва, акредитовані в Україні, звертаються вербальною нотою до Департаменту державного протоколу МЗС, щодо замовлення на обслуговування в ДП «Зал офіційних делегацій» для керівників іноземних офіційних делегацій на рівні міністрів закордонних справ (та два члени офіційної делегації); керівників урядових міжнародних організацій (та два члени офіційної делегації), керівників іноземних офіційних делегацій на рівні заступників міністрів закордонних справ або заступників керівників міжнародних організацій, керівників дипломатичних представництв іноземних держав та міжнародних організацій, акредитованих в Україні, та члени їхніх сімей (чоловік, дружина, діти та батьки), які слідують разом з ними, під час першого офіційного прибуття в Україну та по завершенні терміну перебування в Україні.
Посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
- Закон України «Про публічні закупівлі»;
- Протокол проведення переговорів на закупівлю Послуг з обслуговування пасажирів в Залі офіційних делегацій, що прямують через аеропорт «Бориспіль» авіаційними рейсами (код ДК 021:2015:60440000-4 «Послуги у сфері повітряного сполучення та супутні послуги») від 28.07.2022 № 13/2022 між МЗС та ДП «ЗОД»;
- Довідка про підтвердження досвіду виконання аналогічних договорів від 15.07.2022 № 15/07-04;
- Статут ДП «ЗОД», затверджений розпорядженням керівника Державного управління справами від 25.11.2003 № 641;
- Довідка про наявність обладнання та матеріально-технічної бази, необхідної для виконання замовлення від 15.07.2022 № 15/07-03;
- Довідка про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід для виконання замовлення від 15.07.2022 № 15/07-02;
- Довідка про підтвердження відсутності підстав для відмови у процедурі закупівлі відповідно до частини 2 статті 17 Закону України «Про публічні закупівлі» 15.07.2022 № 15/07-09;
- Протоколи Уповноваженої особи МЗС від 16.02.2022 № 05 та від 30.07.2022 № 16.