Згідно частини 3 статті 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», у судах функціонує Єдина судова інформаційна (автоматизована) система. Для забезпечення функціонування автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції Державним підприємством «Інформаційні судові системи» було розроблено комп’ютерну програму «Д-3» (свідоцтво про реєстрацію авторського права на твір № 44023 видане 29.05.2012 Державною службою інтелектуальної власності України), яка була встановлена в усіх місцевих та апеляційних загальних судах відповідно до пункту 1.4.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30. Автоматизована система - сукупність комп’ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України (далі – ДСА України), що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо.
Адміністратором автоматизованої системи є Державне підприємство «Інформаційні судові системи», яке забезпечує технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань; сервіс обміну обліково-інформаційними картками, електронними документами суду з центральною базою даних автоматизованої системи документообігу суду у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором автоматизованої системи. Водночас, зміна адміністратора системи документообігу суду унеможливить супроводження комп’ютерної програми «Д-3», що у свою чергу призведе до призупинення автоматичної відправки рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, виникне необхідність в конвертації даних, що накопичувалися в автоматизованій системі протягом використання програми документообігу, розробником якої виступає Державне підприємство «Інформаційні судові системи», ускладниться робота з центральною базою даних, яка містить всі документи, що створюються у судовій системі, крім цього використання іншого програмного продукту призведе до зупинки обміну даними між судами загальної юрисдикції та органами досудового розслідування та ускладниться інформування сторін судового процесу за допомогою «Електронного суду», що у свою чергу на певний період (до створення відповідних умов) призведе до повної зупинки функціонування документообігу суду, або закупівлі послуг, які не відповідають вимогам взаємозаміни, а також до витрачання значних бюджетних коштів, у тому числі збільшення витрат на повторне виконання раніше наданих послуг. Надання послуг, які є предметом закупівлі іншим суб’єктом господарювання в умовах дефіциту часу, оскільки система вже впроваджена в діяльність і перерви в її обслуговуванні є неприпустимими, ймовірніше за все, буде потребувати залучення додаткового персоналу, що призведе до збільшення вартості послуг.
Враховуючи наведене вище, Державне підприємство «Інформаційні судові системи» (далі – ДП «Інформаційні судові системи») є єдиним підприємством, яке згідно чинного законодавства України уповноважене надавати послуги централізованого адміністрування мереж, інформаційних ресурсів та технічної підтримки для забезпечення автоматизації документообігу суду, в тому числі й у Хмельницькому апеляційному суді, що свідчить про неможливість надання послуг, які є предметом закупівлі іншим суб’єктом, що в свою чергу свідчить про наявність підстави для застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до пункту 2 частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі», якщо роботи товари чи послуги можуть бути виконані поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин; існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності.
Дані обставини додатково підтверджуються висновком комплексного експертного дослідження Науково-дослідного інституту Національної академії правових наук України від 25.01.2022 року № 600, в якому зазначається, що обрання переговорної процедури закупівлі при проведенні Територіальними управліннями ДСА України, апеляційними судами з розгляду цивільних і кримінальних справ, та справ про адміністративні правопорушення (апеляційними судами), апеляційними судами з розгляду адміністративних справ (апеляційними адміністративними судами), апеляційними судами з розгляду господарських справ (апеляційними господарськими судами), місцевими адміністративними судами (окружними адміністративними судами) та місцевими господарськими судами (окружними господарськими судами), Верховним судом, Вищим антикорупційним судом, Службою судової охорони закупівлі послуг з централізованого адміністрування мереж, інформаційних ресурсів та технічної підтримки судів у державного підприємством «Інформаційні судові системи» відповідно до п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» а саме: якщо роботи товари чи послуги можуть бути виконані поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин яка має бути документально підтверджена замовником; існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності, є обґрунтованою.