Відповідно до п. 2 ч. 2 ст. 40 ЗУ «Про публічні закупівлі» замовником застосовується переговорна процедура закупівлі у разі якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником.
Рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від 03.12.2003 № 1201 «Про створення та функціювання Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів, використання електронної пошти у виконавчих органах Харківської міської ради» на комунальне підприємство «Міський інформаційний центр» покладено технічне та методичне забезпечення заходів із створення та забезпечення роботи Єдиної інформаційної системи (ЄІС) Харківської міської ради та її виконавчих органів та інші обов’язки технічного адміністратора.
З метою поєднання різноманітних інформаційних ресурсів для забезпечення їх ефективного використання щодо потреб міської ради та її виконавчих органів, та на виконанні п. 1.1.3 Положення про ЄІС Харківської міської ради та її виконавчих органів комунальним підприємством створено єдиний інформаційний простір м. Харкова. Розпорядженням Харківського міського голови від 04.08.2006 № 1900 «Про впровадження системи електронного документообігу Харківської міської рад та її виконавчих органів» Комунальному підприємству «Міський інформаційний центр» доручено розробку та впровадження системи електронного документообігу.
Завдяки створенню та підключенню територіально розподілених структурних підрозділів Харківської міської ради, комунальних підприємств та установ до ЄІС Харківської міської ради, було забезпечено спільну інформаційну взаємодію інформаційних ресурсів цих підрозділів. Було забезпечено високошвидкісний доступ до мережі Інтернет та сталий доступ до локальних мережевих ресурсів.
Комунальним підприємство «Міський інформаційний центр» побудовано Єдину інформаційну систему Харківської міської ради та її виконавчих органів для надання телекомунікаційних послуг, а атестат відповідності № 20307 підтверджує захист інформації, що передається в рамках надання та користування телекомунікаційними послугами.
Відповідно до висновку експертів № 19712 від 28.12.2020 Національного наукового центру «Інститут судових експертиз ім. Засл. проф. М.С. Бокаріуса» використання окремих складових частин Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів, побудованої Комунальним підприємством «Міський інформаційний центр», без порушення функцій цієї системи, зокрема, в рамках надання Комунальним підприємством «Міський інформаційний центр» інформаційно-телекомунікаційних послуг споживачам, без використання центрального програмно-апаратного комплексу даної системи є неможливим, що підтверджує відсутності конкуренції з технічних причин у комунального підприємства «Міський інформаційний центр» як надавача інформаційно-телекомунікаційних послуг Харківській міській раді. Відповідно до ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі. Враховуючи зазначене, Замовник для здійснення закупівлі: інформаційно-телекомунікаційних послуг за кодом ДК 021:2015 - 72310000-1 Послуги з обробки даних (Підключення одного користувача електронного документообігу «ДокПроф», Надання захищеного порту доступу до Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів з системою електронного документообігу, Надання захищеного порту доступу до Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів) на 2022 рік відповідно до положень ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» повинен застосувати переговорну процедуру закупівлі на підставі п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону, а саме: якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків – відсутність конкуренції з технічних причин.
Документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
- висновок експертів № 19712 від 28.12.2020 Національного наукового центру «Інститут судових експертиз ім. Засл. проф. М.С. Бокаріуса»;
- рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 03.12.2003 № 1201 «Про створення та функціювання Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів, використання електронної пошти у виконавчих органах Харківської міської ради»;
- розпорядження Харківського міського голови від 04.08.2006 № 1900 «Про впровадження системи електронного документообігу Харківської міської рад та її виконавчих органів».