Згідно п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2018 р. № 975 «Про затвердження категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах»( далі – постанова № 975) у разі відповідності категоріям, затвердженим цією постановою, такі об’єкти охороняються органами поліції охорони на договірних засадах.
Відповідно п. 10 «Категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах» затвердженого постановою № 975 до категорії об’єктів відносяться музейні заклади, в яких зберігаються музейні предмети державної частини Музейного фонду України, внесені до Державного реєстру національного культурного надбання.
Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2000 № 209 „Про затвердження переліку музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України” затверджено перелік музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України, а саме до вищезазначеного переліку включено «Державний історико-культурний заповідник у м. Путивлі», який знаходиться на території Сумської області.
Відповідно до пункту 2 частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» № 922-VIІI від 25.12.2015 може бути застосована переговорна процедура закупівлі, у зв’язку з відсутністю конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником.
Відповідно пункту 4 «Положення про Національну поліцію» затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2015 року № 877 Національна поліція відповідно до покладених на неї завдань, здійснює охорону об’єктів права державної власності у випадках та порядку, визначених законом та іншими нормативно-правовими актами, а також бере участь у здійсненні державної охорони.
Управління поліції охорони в Сумській області є територіальним органом Національної поліції та діє на підставі Закону України "Про Національну поліцію" та постанови Кабінету Міністрів України від 13.10.2015 року № 834 «Питання функціонування органів поліції охорони як територіальних органів Національної поліції та ліквідації деяких територіальних органів Міністерства внутрішніх справ».
Оскільки закупівля охоронних послуг можлива лише у Управління поліції охорони в Сумській області(єдиний постачальник послуг на території Сумської області), тому для укладення договору з обраним учасником вимагається проведення переговорів.

Експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 21.11.2018 року № 975 «Про затвердження категорій об'єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах»;
- Постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2000 № 209 „Про затвердження переліку музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України”
- Постанова Кабінету Міністрів України від 28.10.2015 року № 877 «Про затвердження Положення про Національну поліцію»; - Постанова Кабінету Міністрів України від 13.10.2015 року № 834 «Питання функціонування органів поліції охорони як територіальних органів Національної поліції та ліквідації деяких територіальних органів Міністерства внутрішніх справ»;
- Закон України "Про Національну поліцію" № 580-VIII від 02.07.2015 р.;
- Положення про Управління поліції охорони в Сумській області, затверджене наказом Національної поліції України від 06.11.2015 № 64 (зі змінами);
- Ліцензія № 1461 від 13.11.2015р. на здійснення охоронної діяльності, видана Міністерством внутрішніх справ України.