Відповідно до ч. 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі», переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі:
2) якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб'єктом господарювання за наявності одного з таких випадків:
- відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником;
- існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності.
Відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», з метою реалізації повноважень у сфері реєстрації місця проживання фізичних осіб, Київська міська рада прийняла 03 березня 2016 року рішення № 123/123 «Про створення Реєстру територіальної громади міста Києва».
Відповідно до розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 29 грудня 2016 року №1368 «Про введення в дослідну експлуатацію інформаційної системи "Реєстр територіальної громади міста Києва"», інформаційна система "Реєстр територіальної громади міста Києва" побудована з використанням програмного забезпечення "Реєстр територіальної громади" комунального підприємства "Головний інформаційно-обчислювальний центр".
Програмне забезпечення "Реєстр територіальної громади" є об’єктом права інтелектуальної власності КП ГІОЦ, що підтверджується Свідоцтвом про реєстрацію авторського права на твір №72120 від 18 травня 2017 року.
Окрім цього, 21 вересня 2017 року Київська міська рада прийняла рішення № 40/3047 «Про затвердження Положення про інформаційну систему «Реєстр територіальної громади міста Києва».
Положення про інформаційну систему «Реєстр територіальної громади міста Києва» (далі - Положення) визначає завдання, структуру та склад інформаційної системи «Реєстр територіальної громади міста Києва» (далі - РТГК).
Завданням РТГК є забезпечення органів реєстрації, на які покладені функції реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб на території міста Києва, засобами автоматизації процесів формування та ведення реєстру територіальної громади міста Києва відповідно до вимог нормативно-правових актів України, актуалізації даних в Єдиному державному демографічному реєстрі, обміну відомостями між реєстрами інших територіальних громад України у частині реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи у разі її вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці.
Призначенням РТГК є інформаційно-довідкове та організаційно-технологічне забезпечення процесів реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи, що здійснюється органами реєстрації в місті Києві.
РТГК забезпечує:
- зберігання персональних даних про особу, що внесені до РТГК, та їх відображення за встановленою формою;
- перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Державного реєстру виборців;
- перевірку факту реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи за іншою адресою в межах обслуговування реєстру;
- пошук інформації про фізичну особу за базою даних РТГК;
- формування єдиної бази даних для зберігання, обробки та використання інформації щодо обліку осіб, які проживають/перебувають на території міста Києва;
- автоматизацію процесів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;
- виконання інших завдань визначених Положенням.
Положення вказує, що КП ГІОЦ (п.4.5.) яке є розробником програмного забезпечення Реєстр територіальної громади міста Києва (далі – РТГК), забезпечує функціонування апаратного та програмного забезпечення РТГК, відповідає за захист інформаційних ресурсів та дотримання вимог політики безпеки в РТГК.
Таким чином, тільки КП ГІОЦ як суб’єкт авторського права на комп’ютерну програму «Реєстр територіальної громади» та організація, що адмініструє РТГК, може надати Замовнику послуги, що є предметом закупівлі.
Вищевказаний факт є підставою для застосування Замовником переговорної процедури закупівлі послуг комунального підприємства "Головний інформаційно-обчислювальний центр" (код ЄДРПОУ 04013755) відповідно до ч.2 ст.40 Закону України «Про публічні закупівлі».