Конференція керівників закордонних дипломатичних установ України проходить на щорічній основі за ініціативою Президента України з метою звітування керівників ЗДУ перед Президентом України за результатами проведеної протягом року роботи, у заході братимуть участь Президент України разом з Першою леді України та інші вищі посадові особи держави (Прем’єр-міністр України, Голова Верховної Ради України, Керівник Офісу Президента України, Міністр закордонних справ України).
Особливістю організації обслуговування та забезпечення заходів за участю керівництва держави є необхідність дотримання виконавцем зазначених послуг вимог Положення про Державний Протокол та Церемоніал України, затвердженого Указом Президента України від 22 серпня 2002 року № 746, а також обов’язкових до виконання вимог зі здійснення державної охорони щодо органів державної влади України, забезпечення безпеки посадових осіб, які охороняються державою, і реалізації заходів санітарно-епідеміологічного характеру, які б унеможливлювали заподіяння шкоди життю та здоров’ю людей, які беруть участь у таких заходах. На об’єктах виконавця, якому надається право на організацію обслуговування та забезпечення продуктами харчування офіційних і представницьких заходів, має проводитися постійний санітарно-епідеміологічний нагляд за якістю та безпекою харчових продуктів і продовольчої сировини, яка використовується для цього, технологічним процесом на всіх стадіях виробництва, постійно здійснюватися відбір проб харчових продуктів і сировини для проведення лабораторних досліджень. Доступ сторонніх осіб до таких об’єктів повинен бути обмежений. У штатному розписі виконавця повинні бути працівники відповідної кваліфікації, які мають знання та досвід з надання необхідних послуг, допуски Управління державної охорони України до роботи на об’єктах, щодо яких здійснюється державна охорона. Виконавець послуг повинен мати досвід виконання аналогічних договорів з обслуговування вищих посадових осіб держави, загальнодержавних заходів з кількістю 1000 і більше учасників.
Зазначеним вимогам повною мірою відповідає ДП «Гарант-сервіс», яке перебуває в управлінні Державного управління справами і спеціально утворене для забезпечення організації харчування і торговельного обслуговування працівників Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Державного управління справами, Ради національної безпеки і оборони України та інших державних органів, а також органів, апаратів, утворених для здійснення їх повноважень, організації обслуговування офіційних і представницьких заходів. ДП «Гарант-сервіс» має багаторічний досвід роботи у сфері забезпечення офіційних і представницьких заходів, дотримується усіх вимог щодо гарантованої реалізації державної політики у галузі забезпечення санітарно-епідемічного благополуччя осіб, щодо яких здійснюється державна охорона. Виробничі та складські приміщення даного підприємства територіально розташовані на режимній території, що забезпечує відповідний контроль за діяльністю підприємства з боку Управління державної охорони України, унеможливлює доступ сторонніх осіб та дає можливість забезпечувати термінове надання окремих послуг при проведенні відповідних заходів.
ДП «Гарант-сервіс» забезпечує виконання загальноприйнятих протокольних норм і правил щодо єдиного порядку проведення офіційних заходів і прийомів, укомплектоване висококваліфікованими фахівцями, які володіють навичками обслуговування різних видів заходів і прийомів залежно від приводу їх влаштування, характеру, часу і місця проведення, використовують при наданні послуг функціональні меню, що враховують смаки та уподобання учасників, їхні культурні й релігійні традиції, дієтологічні обмеження, та мають відповідні допуски до роботи на об’єктах, де встановлюється та підтримується відповідний режим, як на території державної резиденції «Синьогора» (місце проведення конференції керівників ЗДУ).
Також ДП «Гарант-сервіс» входить до переліку об’єктів Державного управління справами, за якими Центр превентивної медицини Державного управління справами здійснює постійний санітарно-епідемічний нагляд, що забезпечує контроль небезпечних чинників на всіх стадіях виробництва харчових продуктів, регулярно проводить гігієнічну підготовку персоналу зі складанням залікових іспитів за встановленою програмою, контролює дотримання строків проходження обов’язкових медичних оглядів і обстежень у відомчому закладі охорони здоров’я, що забезпечує можливість терміново та на високому рівні і з дотриманням санітарно-епідеміологічних та протиепідемічних вимог організувати надання послуг з обслуговування офіційних прийомів за участю вищих посадових осіб держави. Наявність вищезазначених обставин підтверджується відповідними листами Управління державної охорони України та Центру превентивної медицини Державного управління справами.
Крім того, відповідно до Статуту ДП «Гарант-сервіс», підприємство створено з метою організації обслуговування заходів та офіційних прийомів за участю Президента України та інших вищих посадових осіб держави, представницьких заходів, організації харчування та торговельного обслуговування працівників Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Державного управління справами, Ради національної безпеки і оборони України та інших державних органів, а також органів, апаратів, утворених для здійснення їх повноважень, здійснення іншої виробничої та комерційної діяльності з метою одержання відповідного прибутку.
Посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
- Закон України «Про публічні закупівлі»;
- Протокол проведення переговорів на закупівлю Послуг з організації харчування під час конференції керівників закордонних дипломатичних установ України (код ДК 021:2015:55520000-1 «Кейтерингові послуги») від 29.11.2021 № 1 між МЗС та ДП «Гарант-сервіс»;
- Довідка про наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору (договорів) від 29.11.2021 № 1-5/553;
- Статут ДП «Гарант-сервіс», затверджений розпорядженням керівника Державного управління справами від 23.08.2017 № 204;
- Довідка про наявність обладнання та матеріально-технічної бази від 29.11.2021 № 1-5/555;
- Довідка про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід від 29.11.2021 № 1-5/554;
- Лист Управління Державної охорони України від 24.02.2021 № 1/3/1-215;
- Протоколи засідань тендерного комітету МЗС від 29.11.2021 № 56 та від 02.12.2021 № 57.