Згідно ч. 1 ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (в редакції Закону № 114-IX від 19.09.2019) (Далі – Закон) переговорна процедура закупівлі - це процедура, що використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі.
Згідно п. 2 ч. 2 ст. 40 переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання (відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником).
Згідно п. 8 ч. 6 ст. 40 Закону повідомлення про намір укласти договір повинно містити в тому числі обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Нежитлові будинки за адресою: м. Житомир, майдан імені С.П. Корольова, 12 (загальною площею 292,71 кв.м.) та м. Житомир, вул. Чуднівська, 105 (загальною площею 303,06 кв.м), які частково орендуються Управлінням ДМС у Житомирській області, належать до спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Житомирської області. Відповідно до рішення Житомирської обласної ради № 110 від 17.03.2011 та № 669 від 14.11.2008 адмінприміщення за адресою: м. Житомир, майдан імені С.П. Корольова, 12 та м.Житомир, вул. Чуднівська, 105, передані на баланс Комунального підприємства по експлуатації адмінбудинків Житомирської обласної ради (надалі Підприємство) на праві господарського відання, тому виконання комплексу послуг, необхідних для забезпечення функціонування нежитлової нерухомості за вищевказаними адресами надаються виключно цим Підприємством. Враховуючи конструкцію будівлі, Підприємством підібраний відповідний фаховий склад працівників та обслуговуючого персоналу.
Наявність технічної документації, обладнання, матеріально-технічної бази, працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, дозволяє оперативно і якісно виконувати послуги з управління нерухомістю. Підприємство обслуговує та утримує в належному стані інженерні мережі, а саме забезпечення надійного функціонування внутрішньо-будинкових мереж тепло-, електро-, водопостачання, проведення їх поточного ремонту. Також щоденно проводить роботи з утримання в чистоті та забезпечує охорону будівлі та прилеглої території. З метою забезпечення сумісності з наявними послугами, зміна суб’єкта господарювання — надавача вищезазначених послуг є неможливою з технічних причин.
Відповідно до п.2.2 Статуту Підприємства, затвердженого рішенням п’ятої сесії Житомирської обласної ради VII скликання від 21.07.2016 р. №325, одним із основних напрямків діяльності Підприємства є надання послуг з утримання будинків та прибудинкових територій, технічна, санітарно-гігієнічна експлуатація і охорона будинків та прибудинкових територій, які перебувають на балансі Підприємства, підтримання їх належного санітарного стану. Впродовж тривалого часу Підприємство забезпечує безперебійне та якісне експлуатаційне обслуговування будинків, споруд, службових приміщень, а також надання послуг з утримання адмінбудинків, балансоутримувачем яких вони є.
Також відповідно до експертного висновку щодо підтвердження наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, виданого Українським державно-кооперативним проектно-вишукувальним і науково-дослідним об’єднанням «УКРНДІАГРОПРОЕКТ» № 132-02/07 від 29.04.2020 Комунальне підприємство по експлуатації адмінбудинків Житомирської обласної ради є підприємством, яке має всі технічні умови, права та зобов’язання щодо господарського утримання та технічного-експлуатаціного облуговування адміністративних будинків та споруд Житомирської обласної ради та не має альтернативи.
Згідно зазначеної інформації, для забезпечення безперервної діяльності Управлінню Державної міграційної служби України в Житомирській області доцільно укласти договір на закупівлю послуг з управління нерухомістю, надаваних на платній основі чи на договірних засадах з Комунальним підприємством по експлуатації адмінбудинків Житомирської обласної ради.
На підставі вищезазначеного, застосовується переговорна процедура закупівлі відповідно до ч.2 п.2 ст.40 Закону України "Про публічні закупівлі", внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено виключно з одним постачальником - Комунальним підприємством по експлуатації адмінбудинків Житомирської обласної ради.