Особливістю організації обслуговування та забезпечення заходів і офіційних прийомів за участю керівництва Міністерства закордонних справ України, зокрема Міністра закордонних справ України, є необхідність дотримання виконавцем зазначених послуг вимог Положення про Державний Протокол та Церемоніал України, затвердженого Указом Президента України від 22 серпня 2002 року № 746, а також обов’язкових до виконання вимог зі здійснення державної охорони щодо органів державної влади України, забезпечення безпеки посадових осіб, які охороняються державою, і реалізації заходів санітарно-епідеміологічного характеру, які б унеможливлювали заподіяння шкоди життю та здоров’ю людей, які беруть участь у таких заходах та офіційних прийомах.
На об’єктах виконавця, якому надається право на організацію обслуговування та забезпечення продуктами харчування офіційних і представницьких заходів, має проводитися постійний санітарно- епідеміологічний нагляд за якістю та безпекою харчових продуктів і продовольчої сировини, яка використовується для цього, технологічним процесом на всіх стадіях виробництва, постійно здійснюватися відбір проб харчових продуктів і сировини для проведення лабораторних досліджень.
Доступ сторонніх осіб до таких об’єктів повинен бути обмежений. У штатному розписі виконавця повинні бути працівники відповідної кваліфікації, які мають знання та досвід з надання необхідних послуг, допуски Управління державної охорони України до роботи на об’єктах, щодо яких здійснюється державна охорона. Виконавець послуг повинен мати досвід виконання аналогічних договорів з обслуговування вищих посадових осіб держави, загальнодержавних і міжнародних заходів з кількістю 1000 і більше учасників та враховувати загальноприйняті міжнародні норми, правила і традиції, а також національні традиції України при наданні послуг з обслуговування глав і членів делегацій іноземних держав.
Зазначеним вимогам повною мірою відповідає Державне підприємство Державного управління справами по обслуговуванню офіційних заходів «Гарант-сервіс» (далі – ДП «Гарант-сервіс»), яке перебуває в управлінні Державного управління справами і спеціально утворене для забезпечення організації харчування і торговельного обслуговування працівників Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Державного управління справами, Ради національної безпеки і оборони України та інших державних органів, а також органів, апаратів, утворених для здійснення їх повноважень, організації обслуговування офіційних і представницьких заходів.
ДП «Гарант-сервіс» має багаторічний досвід роботи у сфері забезпечення офіційних і представницьких заходів, дотримується усіх вимог щодо гарантованої реалізації державної політики у галузі забезпечення санітарно-епідемічного благополуччя осіб, щодо яких здійснюється державна охорона. Виробничі та складські приміщення даного підприємства територіально розташовані на режимній території, що забезпечує відповідний контроль за діяльністю підприємства з боку Управління державної охорони України, унеможливлює доступ сторонніх осіб та дає можливість забезпечувати термінове надання окремих послуг при проведенні відповідних заходів.
ДП «Гарант-сервіс» забезпечує виконання загальноприйнятих міжнародних протокольних норм і правил щодо єдиного порядку проведення офіційних заходів і прийомів, укомплектоване висококваліфікованими фахівцями, які володіють навичками обслуговування різних видів заходів і прийомів залежно від приводу їх влаштування, характеру, часу і місця проведення, використовують при наданні послуг функціональні меню, що враховують смаки та уподобання учасників, їхні культурні й релігійні традиції, дієтологічні обмеження, та мають відповідні допуски до роботи на об’єктах, де встановлюється та підтримується відповідний режим, як на території Міністерства закордонних справ України.
Також ДП «Гарант-сервіс» входить до переліку об’єктів Державного управління справами, за якими Центр превентивної медицини Державного управління справами здійснює постійний санітарно-епідемічний нагляд, що забезпечує контроль небезпечних чинників на всіх стадіях виробництва харчових продуктів, регулярно проводить гігієнічну підготовку персоналу зі складанням залікових іспитів за встановленою програмою, контролює дотримання строків проходження обов’язкових медичних оглядів і обстежень у відомчому закладі охорони здоров’я, що забезпечує можливість терміново та на високому рівні і з дотриманням санітарно-епідеміологічних та протиепідемічних вимог організувати надання послуг з обслуговування офіційних прийомів за участю вищих посадових осіб держави.
Наявність вищезазначених обставин підтверджується відповідними листами Управління державної охорони України та Центру превентивної медицини Державного управління справами.
Посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
- Закон України «Про публічні закупівлі»;
- Протокол проведення переговорів на закупівлю Послуг з організації обслуговування та забезпечення заходів і офіційних прийомів за участю керівництва Міністерства закордонних справ України (код ДК 021:2015:55520000-1 «Кейтерингові послуги») від 06.07.2021 № 1 між МЗС та ДП «Гарант-сервіс»;
- Довідка про наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору (договорів) від 06.07.2021 № 1-5/309;
- Статут ДП «Гарант-сервіс», затверджений розпорядженням керівника Державного управління справами від 23.08.2017 № 204;
- Довідка про наявність обладнання та матеріально-технічної бази від 06.07.2021 № 1-5/310;
- Довідка про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід від 06.07.2021 № 1-5/311;
- Довідка ДП «Гарант-сервіс» від 06.07.2021 № 25/308;
- Лист Управління Державної охорони України від 24.02.2021 № 1/3/1-215;
- Протоколи засідань тендерного комітету МЗС від 01.07.2021 № 32 та від 07.07.2021 № 33.