Згідно ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» у судах функціонує Єдина судова інформаційна (автоматизована) система, якою здійснюється визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи. Відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі-Положення), яке затверджене рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 (зі змінами), адміністратором Єдиної судової інформаційної системи – (далі ЄСІС) є державне підприємство «Інформаційні судові системи» (далі – ДП «ІСС» ), яке забезпечує технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань.
Відповідно до абз. 2 п. 1.2.1 Положення автоматизована система – сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України (далі – ДСА України), що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо.
Положення визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції (далі - автоматизована система), яка забезпечує:
- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;
- об'єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);
- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;
- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;
- оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";
- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;
- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;
- автоматичне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
- передачу судових справ до електронного архіву.
Відповідно до пункту 1.4.7 Положення технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України та відповідними судами загальної юрисдикції.
Застосування переговорної процедури зумовлено тим, що можлива зміна адміністратора системи документообігу суду після застосування процедури відкритих торгів унеможливить супроводження та технічну підтримку ЄСІС, що у свою чергу призведе до призупинення автоматичної відправки рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, збільшиться навантаження на співробітників суду для ведення інформаційно-довідкової роботи у суді, виникне необхідність в конвертації даних, що накопичувалися в автоматизованій системі протягом використання програми документообігу, розробником якої виступає ДП «ІСС», ускладниться робота з центральною базою даних, яка містить всі документи, що створюються у судовій системі. Крім цього використання іншого програмного продукту призведе до ускладнення інформування сторін судового процесу за допомогою «Електронного суду», що у свою чергу на певний період (до створення відповідних умов) призведе до повної зупинки функціонування документообігу суду, або закупівлі послуг, які не відповідають вимогам взаємозаміни, а також до витрачання значних бюджетних коштів, у тому числі збільшення витрат на повторне виконання раніше виконаних робіт (наданих послуг).Враховуючи наведене вище, та оскільки система вже впроваджена в діяльність і перерви в її обслуговуванні є неприпустимими, існують всі об’єктивні фактори, що свідчать про неможливість надання зазначених послуг іншим учасником, крім ДП «ІСС», та про наявність підстав для застосування переговорної процедури закупівлі відповідно п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону, а саме: – якщо роботи, товари чи послуги, можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб єктом господарювання за наявності одного з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин; існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності, що підтверджено консультативним висновком Науково-дослідного інституту інтелектуальної власності Національної академії правових наук України від 02.06.2020 року № 576. У зв’язку з цим, головою тендерного комітету запропоновано прийняти рішення, щодо проведення закупівлі послуги з централізованого адміністрування мереж, інформаційних ресурсів та технічної підтримки із застосуванням переговорної процедури з ДП «ІСС».