Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30, відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів. Відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення) автоматизована система документообігу суду - сукупність комп’ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів, що входять до складу Єдиної судової інформаційної системи та забезпечує виконання завдань, визначених Положенням, в тому числі таких як: функціонування документообігу суду та органів системи правосуддя; обмін інформацією між ними та з іншими органами державної влади; оприлюднення інформації за допомогою офіційного веб-порталу Судової влади України; захист інформації від несанкціонованого доступу. Підпунктом 5 п.1 Розділу II Положення адміністратором автоматизованої системи Єдиної судової інформаційної системи (далі – ЄСІС) та Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – ЄСІТС) визначено Державне підприємство "Інформаційні судові системи". Для функціонування автоматизованої системи документообігу та інших підсистем адміністратор здійснює: технічний супровід та підтримку працездатності автоматизованої системи документообігу суду та інших підсистем в цілому, згідно з вимогами Положення; створення, вдосконалення та супроводження АСДС та інших підсистем; адміністрування централізованих ресурсів судів та органів системи правосуддя, надання до них доступу; забезпечення зберігання та захисту даних централізованих ресурсів, у тому числі шляхом визначення концепції захисту від несанкціонованого доступу та засобів і методів забезпечення цілісності їх баз даних. Отже, ДП «Інформаційні судові системи» є первинним постачальником послуг засобами автоматизованої системи документообігу суду, крім цього, підприємством реалізовано повний набір механізмів, що забезпечує надання зазначених послуг. Відповідно до вимог Положення технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України та відповідними судами загальної юрисдикції. Таким чином, застосування переговорної процедури зумовлено тим, що заміна адміністратора ЄСІС унеможливить супроводження та технічну підтримку ЄСІС, що у свою чергу призведе до призупинення автоматичної відправки рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, збільшення навантаження на співробітників суду для ведення інформаційно-довідкової роботи у суді, виникнення необхідності в конвертації даних, що накопичувалися в ЄСІС, ускладнення роботи з центральною базою даних, які містить всі документи, що створюються у судовій системі. Крім того, використання іншого програмного продукту може привести до зупинки обміну даними між судами загальної юрисдикції та органами досудового слідства, що у свою чергу на певний період призведе до повної зупинки функціонування ЄСІС. Також, виконання даних робіт іншим виконавцем в умовах певного дефіциту часу, оскільки система вже впроваджена в діяльність і перерви в її обслуговувані є неприпустимими, ймовірніше за все, буде потребувати залучення додаткового персоналу, що призведе до збільшення вартості послуг. ДП «ІСС» надано консультативне повідомлення Науково-дослідного інституту інтелектуальної власності від 02.06.2020 № 576, згідно з яким обрання переговорної процедури закупівлі при проведенні Територіальними управліннями Державної судової адміністрації України закупівлі послуг з питань адміністрування роботи систем та технічних питань у сфері інформаційних технологій в Державного підприємства «Інформаційні судові системи» відповідно до п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закону) (у редакції Закону від 19.09.2019 № 114-IX), а саме: відсутність конкуренції з технічних причин, існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності, є обґрунтованою. На день проведення переговорів застосування процедури закупівлі в одного учасника регулюється п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону відсутність конкуренції з технічних причин на відповідному ринку. Внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, після проведення з ним переговорів. На день проведення переговорів учасником переговорів (Державним підприємством «Інформаційні судові системи») документально підтверджено інформацію про відповідність кваліфікаційним критеріям згідно ч. 2 ст. 16 Закону. З огляду на вищенаведене, закупівлю послуг з питань адміністрування роботи систем та технічних питань у сфері інформаційних технологій можливо здійснити тільки у певного постачальника, застосувавши переговорну процедуру закупівлі, що відповідає п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону.