Для забезпечення належної роботи УДМС України в Сумській області, а саме, безперебійне користування телефонними номерами та мережею Інтернет, Сумська філія ПАТ «Укртелеком» надає УДМСУ в Сумській області у користування телефонні номери за адресами де розміщені структурні(територіальні) підрозділи управління. Стабільне функціонування підрозділів управління та оперативне вирішення ними своїх завдань напряму залежить від постійної забезпеченості працівників міськими телефонами з незмінними номерами. Надані телефонні номери працюють тривалий час, занесені в численні довідники та бази, що унеможливлює їх безперешкодну заміну на іншу номерну ємність. Оператор ПАТ «Укртелеком», маючи власні територіально розгалужені телекомунікаційні мережі та сервісно-технічну інфраструктуру, що забезпечує можливість надавати повний спектр телекомунікаційних послуг від стаціонарного місцевого, міжміського зв’язку до термінового реагування та виїзду сервісних інженерів для ліквідації позаштатних ситуацій. Надання телекомунікаційних послуг здійснюється в цілодобовому режимі і не передбачає можливості припинення та зміни оператора телекомунікацій для отримання вищезазначених послуг. Зміна існуючого оператора Сумська філія ПАТ «Укртелеком» на іншого можливого оператора телекомунікації призведе до : побудови нових каналів зв’язку,що не може бути виконано в короткий термін і призведе до тимчасового припинення надання телекомунікаційних послуг; відключення існуючих телефонних номерів та витрачання значних бюджетних коштів не тільки на придбання нових номерів у іншого можливого оператора, але і на прокладання нових мережевих комунікацій для подавання цих номерів до приміщень структурних(територіальних) підрозділів УДМСУ в Сумській області; зміни номерного ресурсу в тому числі зміни номерів телефонів, які внесені у довідкову та технічну документацію; доведення нових номерів взаємодіючим структурним (територіальним) підрозділам УДМСУ в Сумській області та органам державної влади, видання нових телефонних довідників, що призведе до витрат державних коштів; погіршення оперативного зв’язку із структурними підрозділами, з органами державної влади, що зашкодить роботі управління; виникнення проблем технічного характеру, пов’язаних з експлуатацією та обслуговуванням. Крім того, відповідно до ч.1 ст.70 Закону України «Про телекомунікації», номерний ресурс надається оператору телекомунікацій національною комісією, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації, на підставі дозволу на термін дії відповідної ліцензії, а якщо вид діяльності не ліцензується – на строк не менше 5 років, для використання без права передачі іншим особам, крім випадків, визначених цим Законом, та випадків вторинного розподілу, відповідно до законодавства. ПАТ «Укртелеком» володіє ліцензією на провадження зазначеного виду господарської діяльності : Серія ДЛ №000396 від 29.03.2016 №161 (строк дії ліцензії з 03.04.2016 по 02.04.2021), виданої Національною комісією, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації. За повідомленням до НКРЗІ ПАТ «Укртелеком» внесений до Реєстру операторів, провайдерів телекомунікацій за №81, що підтверджується витягом з даного реєстру. Таким чином, номери телефонів, які використовує УДМС України в Сумській області, може надати тільки Сумська філія ПАТ «Укртелеком».
Відповідно до вимог положення п.2 ч.2 ст.40 Закону України «Про публічні закупівлі», переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі, якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання (у разі відсутності конкуренції з технічних причин). Тому,здійснити закупівлю послуг телефонного зв'язку (відповідно до словника національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник» за кодом «64210000-1» - «Послуги телефонного зв’язку та передачі даних» у Сумській філії ПАТ «Укртелеком» УДМС України в Сумській області зможе виключно застосувавши переговорну процедуру закупівлі.