Відповідно до Закону України «Про музеї та музейну справу»: для створення музею засновники повинні забезпечити умови для охорони музею, оснащення його засобами охоронної та пожежної сигналізації (ч. 1, 3 абз. З ст. 7); сума витрат на забезпечення охорони музеїв обов'язково визначається в державному та місцевих бюджетах і вноситься до переліку захищених статей видатків загального фонду бюджетів (ч. З ст. 13); до державної частини Музейного фонду України належать музейні предмети, музейні колекції, музейні зібрання, що є державною власністю, зберігаються у державних музеях, у тому числі музейні предмети, музейні колекції, музейні зібрання, що зберігаються в музеях, які належать до сфери управління місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування (ч. 2 ст. 151); перелік музеїв, у яких зберігаються музейні предмети, музейні колекції, музейні зібрання, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України, затверджується Кабінетом Міністрів України (ч. З ст. 152). Інші центральні та місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування здійснюють керівництво музеями, що перебувають у сфері їх управління (ч. 1,3 ст. 26); держава гарантує забезпечення охорони музеїв державної та комунальної форм власності (ч. З ст. 29).
Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2000 року № 209 (зі змінами) затверджено перелік музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України. До переліку включено також Національний музей-заповідник українського гончарства.
Постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 877 затверджено Положення про Національну поліцію, згідно якого Національна поліція відповідно до покладених на неї завдань здійснює охорону об’єктів права державної власності у випадках та порядку, визначених законом та іншими нормативно-правовими актами, а також бере участь у здійсненні державної охорони. Крім цього, п.18 Інструкції про організацію службової діяльності органів поліції охорони під час виконання заходів з фізичної охорони об’єктів, що затверджена наказом Міністерства внутрішніх справ України від 7 липня 2017 року № 577 передбачено, що наряди поліції охорони під час несення служби використовують та застосовують: вогнепальну зброю; спеціальні засоби, які є необхідними для надання послуг на об’єкті замовника.
Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 13 жовтня 2015 року № 834 «Питання функціонування органів поліції охорони як територіальних органів Національної поліції та ліквідації деяких територіальних органів Міністерства внутрішніх справ» затверджено перелік органів поліції охорони, що утворюються як територіальні органи Національної поліції, серед яких є Управління поліції охорони в Полтавській області. Частиною 3 вищезазначеної Постанови передбачено, що органи поліції охорони, утворені як територіальні органи Національної поліції, є правонаступниками Департаменту Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ та відповідних державних установ Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ, що ліквідуються в установленому законодавством порядку.
Управління поліції охорони в Полтавській області є територіальним органом Національної поліції та діє на підставі Закону України «Про Національну поліцію», постанови Кабінету Міністрів України від 13 жовтня 2015 року № 834 «Питання функціонування органів поліції охорони як територіальних органів Національної поліції» та наказу Національної поліції від 06 листопада 2015 року № 60 «Про затвердження положення про Управління поліції охорони в Полтавській області».
З метою забезпечення належної охорони будівель Національного музею-заповідника українського гончарства, недопущення проникнення на територію сторонніх осіб, запобігання викрадення або пошкодження музейних експонатів, виявлення та припинення порушень публічного порядку на території Музею-заповідника та прилеглих до нього територій, існує потреба в їх охороні з використанням бойової вогнепальної зброї, наявності груп швидкого реагування, які мають прибути до об’єкту охорони в найкоротший термін.
На даний час єдиною структурою, яка відповідає вищезазначеним критеріям та має право надавати послуги з централізованої охорони майна з реагуванням наряду поліції охорони та зі спостереження за ручними системами тривожної сигналізації, що встановлені на об'єктах з реагуванням наряду поліції охорони на договірних засадах на території області є Управління поліції охорони в Полтавській області.
Упродовж багатьох років Управління поліції охорони в Полтавській області на договірних засадах здійснює заходи охорони, обслуговування засобів сигналізації, в приміщеннях та територіях Музею-заповідника. Групи затримання — мобільні наряди поліції охорони у складі двох озброєних працівників поліції на спецавтомобілях, цілодобово патрулюють прилеглі населені пункти, території та у разі потреби вживають профілактичні заходи щодо запобігання, припинення порушень публічного порядку.
Зміна існуючої охорони Управління поліції охорони в Полтавській області на іншу охоронну структуру із закупівлі послуг, за предметами зазначеними вище, потребуватиме зміни технічних умов - заміни приладів та побудови нових каналів зв’язку, що в свою чергу призведе до тимчасового призупинення надання послуг Музею-заповіднику, а також до додаткових видатків і втрат бюджетних коштів, при цьому створення нових каналів не забезпечить зв'язок з усіма об'єктами охорони та не дасть можливості реагування на сигнали «Тривога» в місцях де не має груп реагування недержавних охоронних структур.
З огляду на вищевикладене, Управління поліції охорони в Полтавській області є єдиною структурою, яка відповідає вищезазначеним умовам і критеріям та має право надавати послуги з централізованої охорони майна з реагуванням наряду поліції охорони та зі спостереження за ручними системами тривожної сигналізації, що встановлені на об'єктах Музею-заповідника з реагуванням наряду поліції охорони на договірних засадах на території Полтавської області.
Отже, у Музею-заповідника є підстави застосувати переговорну процедуру у відповідності до п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону, а саме: відсутність конкуренції з технічних причин