З метою висвітлення діяльності органів місцевого самоврядування та забезпечення вільного доступу фізичних та юридичних осіб до актів, що приймаються міським головою, міською радою та її виконавчими органами, розпорядженням міського голови від 27.03.2003 № 614 «З питань функціювання Єдиного міського реєстру актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради та користування його даними» було затверджено Порядок ведення Єдиного міського реєстру актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради. Зазначеним Порядком комунальне підприємство «Міський інформаційний центр», визначено адміністратором Єдиного міського реєстру актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради (ЄМРА) й покладено ведення Єдиного міського реєстру актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради, в тому числі з виконанням функції забезпечення включення нормативно-правових та інших актів до ЄМРА, здійснення їх обліку, опрацювання, систематизації, ідентифікації, класифікації, забезпечення внесення до інформаційного фонду ЄМРА, їх зберігання та захист від пошкодження та знищення.
Рішенням Харківської міської ради від 03.12.2003 р № 1201 «Про створення та функціювання Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів» було створено Єдину інформаційну систему Харківської міської ради та її виконавчих органів.
Єдиний міський реєстр актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради, як автоматизована система збирання, накопичення та опрацювання розпорядчих актів міської ради, міського голови та виконавчих органів ради, є невід’ємною складовою частиною Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів.
Рішенням Харківської міської ради від 03.12.2003 р № 1201 на комунальне підприємство «Міський інформаційний центр» покладено технічне та методичне забезпечення заходів із створення та забезпечення роботи Єдиної інформаційної системи Харківської міської ради та її виконавчих органів та інші обов'язки технічного адміністратора.
На виконання розпорядження міського голови від 27.03.2003 № 614 комунальним підприємством «Міський інформаційний центр» створено відповідне програмне забезпечення «Сервер нормативних документів», який розміщений на серверних ресурсах комунального підприємства й обліковується на його балансі.
КП «МІЦ» забезпечує внесення нормативно-правових та інших актів до інформаційного фонду ЄМРА з моменту його створення. Здійснює облік нормативно-правових та інших актів внесених до ЄМРА, їх опрацювання, систематизацію, ідентифікація, зберігання та захист від пошкодження й знищення. Протягом всього часу ведення ЄМРА, разом з поточними нормативно-правовими актами прийнятими ХМР, міським головою та виконавчими органами ради, КП «МІЦ» було внесено до нього й нормативно-правові акти прийняті ХМР, міським головою та виконавчими органами ради починаючи з 1991-го року.
За час функціонування ЄМРА співробітниками комунального підприємства «Міський інформаційний центр» створено базу даних, що налічує орієнтовно 143000 документів (скановані версії, *.doc версії, *.html версії), та займає на цей час 140 Гб дискового простору.
Система «Єдиний міський реєстр актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради» є програмно-апаратним комплексом. Серверне приміщення в якому розміщено комплекс має Атестат відповідності зареєстрований в Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України № 20777 від 06.12.2019 р. щодо забезпечення захисту інформації відповідно до вимог нормативних документів з технічного захисту інформації. Програмний комплекс складається з двох частин (стек двох технологій) на базі даних Oracle – це декстопна частина для занесення документів (Delphi) та користувацька веб-система (Zend Frame Work, PHP).
Архітектура Системи є унікальною та враховує специфіку організації роботи Харківської міської ради та її виконавчих органів.
Ключовою вимогою функціонування Системи є створення Адміністраторами системи посилань та зв’язків з іншими документами в автоматичному та ручному режимі. Таким чином, деякі документи налічують більш ніж 3000 посилань та зв’язків з іншими документами, котрі не підлягають автоматичному відновленню.
Разом з тим, згідно вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних», розпорядники інформації зобов'язані постійно, зі встановленою законодавчими актами періодичність, оприлюднювати та нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньо організаційних), прийняті розпорядником, проекти рішень, що підлягають обговоренню, інформацію про нормативно-правові засади діяльності.
Рішенням Харківської міської ради від 23.12.2015 № 20/15 «Про затвердження Регламенту Харківської міської ради 7 скликання» та Розпорядженням Харківського міського голови від 06.05.2011 № 1988 «Про заходи по забезпеченню доступу до публічної інформації» КП «МІЦ» зобов’язано здійснювати своєчасне оприлюднення проектів та прийнятих нормативно-правових актів й інших актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради в ЄМРА.
З огляду на викладене вище, з метою забезпечення дотримання вимог законодавства у сфері оприлюднення нормативно-правових актів органів місцевого самоврядування міста Харкова, зокрема, положень ст. 57 Конституції України, Закону України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», Закону України «Про доступ до публічної інформації» й інших нормативних актів, надання послуг з обробки інформації з використанням програмного забезпечення «Сервер нормативних документів» для забезпечення доступу до системи «Єдиний міський реєстр актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради» не допускає можливості їх переривання, та/або створення нової бази даних, оскільки призведе до втрати цілісності та актуальність інформації щодо нормативних документів Харківської міської ради та її виконавчих органів, а це в свою чергу не зможе забезпечити прозорість роботи Харківської міської ради та забезпечення вільного доступу фізичних та юридичних осіб до актів, що приймаються міською радою, міським головою, виконавчими органами ради, що є недопустимим та порушенням норм чинного законодавства України.
На підставі вищевикладеного, маємо наступні висновки:
1) Необґрунтовані значні фінансові витрати необхідні на закупівлю нового програмного забезпечення, що має бути розроблено по індивідуальному Замовленню, з урахуванням специфіки роботи Харківської міської ради;
2) Неможливість автоматичного переносу архіву, із збереженням всіх складних зв'язків документів один з одним;
3) Виконавець послуг повинен забезпечити значні серверні потужності, комплексні заходи із захисту інформації, резервне копіювання даних, швидкодію каналу Інтернет.
Окрім того, основною вимогою є дотримання вимог Законодавства України та забезпечити своєчасне оприлюднення документів, в зазначені регламентом терміни. Комунальне підприємство «Міський інформаційний центр» забезпечує дану вимогу, шляхом розміщення робітників безпосереднього на території Замовника.
Таким чином, доцільно надання послуг з обробки інформації з використанням програмного забезпечення «Сервер нормативних документів» для забезпечення доступу до системи «Єдиний міський реєстр актів Харківської міської ради, міського голови та виконавчих органів ради» доручити адміністратору ЄРМА – комунальному підприємству «Міський інформаційний центр».