Згідно з частиною першою статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі», переговорна процедура закупівлі – це процедура, що використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. Відповідно до частини другої статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі», переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток зокрема, у разі закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов’язаної із захистом прав інтелектуальної власності, або укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного чи мистецького конкурсу
Між Тернопільською міською радою та ТОВ «СофтЕкспаншен Україна» 11.07.2017 року був укладений договір №265. Предмет договору «Послуги з розробки та впровадження програмного забезпечення для системи управління документообігом».
За результатами виконання договору в Тернопільській міській раді впроваджений документообіг з використанням програмної платформи «SX-Government», виключні права на яку належать товариству з обмеженою відповідальністю «Софт Експаншен Україна». Програмна платформа дозволила автоматизувати діловодство, надання адміністративних послуг, кадровий облік, обробку звернень громадян, тощо.

На виконання Концепції розвитку е-урядування Тернопільської міської територіальної громади на 2019-2020 роки, що затверджена рішенням міської ради № 7/32/28 від 22.02.2019 року , виникла потреба вдосконалити документообіг, встановлений за результатами виконання умов договору № 265 від 11.07.2017 року, а саме інтегрувати документообіг з Системою електронного врядування органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), здійснити візуалізацію ЕЦП, інтеграцію з «Кабінетом мешканця», тощо.
Згідно Договору на закупівлю №265 від 11.07.2017 р., а саме п.1.4., Замовнику (Тернопільська міська рада) надана проста невиключна ліцензія (невиключні права), що дає право використовувати системи без обмеження користувачів в рамках установи Замовника з можливістю долучити до використання за його функціональним призначенням в документообігу установи користувачів зовнішніх організацій без права передачі ліцензій третім особам.
Відповідно до свідоцтва про реєстрацію авторського права на твір №64665 від 25.03.2016 Товариству з обмеженою відповідальністю «Софт Експаншен Україна» належать авторські майнові права на комп’ютерну програму «SX-Government»). Дана інформація оприлюднена в офіційному бюлетені №40 «Авторське право і суміжні права» від 29 квітня 2016 року (електронна версія знаходиться на сайті Міністерства економічного розвитку і торгівлі України).
Згідно статті 15 Закону України «Про авторське право і суміжні права» виключне право на використання твору автором (чи іншою особою, яка має авторське право) дозволяє йому використовувати твір у будь-якій формі і будь-яким способом. Виключне право на дозвіл чи заборону використання твору іншими особами дає власнику право дозволити або забороняти: відтворення творів; публічне виконання і публічне сповіщення творів; демонстрацію і публічний показ; будь-яке повторне оприлюднення творів, якщо воно здійснюється іншою організацією, ніж та, що здійснила перше оприлюднення; переклади творів; переробки, адаптації, аранжування та інші подібні зміни творів; включення творів як складових частин до збірників, антологій, енциклопедій тощо; розповсюдження творів шляхом першого продажу, відчуження іншим способом або шляхом здавання в майновий найм чи у прокат та шляхом іншої передачі до першого продажу, примірників твору; подання своїх творів до загального відома публіки таким чином, що її представники можуть здійснити доступ до творів з будь-якого місця і у будь-який час за їх власним вибором; здавання в майновий найм і (або) комерційний прокат після першого продажу; відчуження іншим способом оригіналу або примірників аудіовізуальних творів, комп’ютерних програм, баз даних, музичних творів у нотній формі, яку зчитує комп’ютер; імпорт примірників твору. Цей перелік не є вичерпним.
Згідно статті 420 Цивільного кодексу України до об’єктів інтелектуальної власності як творів відносяться комп’ютерні програми.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Софт Експаншен Україна» володіє майновими правами на комп’ютерну програму «SX-Government» і має виключне право на її використання при наданні послуг з розробки, створення, автоматизації, розширення програмних комплексів і продуктів.
На підставі договору №265 від 11.07.2017 р., як наслідок застосування комп’ютерної програми «SX-Government» Товариство з обмеженою відповідальністю «Софт Експаншен Україна» має виключне право на модернізацію, розробку нових та переробку існуючих сервісів, компонентів, модулів, оновлення відтворення, сервісне супроводження, технічну підтримку системи управління документообігом «SX-Government» і є єдиним з надання послуг з технічної підтримки, розширення та удосконалення функціональних можливостей електронного документообігу.
Враховуючи вищезазначене закупівля послуг з вдосконалення документообігу можлива лише у ТОВ «Софт Експаншен Україна» як виняток так як це закупівля пов’язана із захистом прав інтелектуальної власності.
Вищезазначене підтверджується експертним висновком Вінницької торгово-промислової палати №006 ІП від 18.03.2020 року.