Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до п.2.3. Статуту Український інститут реалізує завдання з організації та підтримки участі України у міжнародних презентаційних заходах, сприяння впровадженню міжнародних проектів, налагодженню інституційної співпраці, популяризації українських інституцій за кордоном, взаємодії з організаціями громадянського суспільства в Україні та за її межами, сприяння спільним міжнародним проектам.
Основним документом, що організовує статутну діяльність Українського інституту з реалізації заходів і проектів, є річний план заходів. Українським інститутом видано наказ «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут» на 2020 рік» від 17 січня 2020 року № 3 (зі змінами від 11.02.2020 року № 16), погоджений в установленому порядку з Міністерством закордонних справ України (далі — наказ № 3) та затверджений Наглядовою Радою (Протокол від 15.01.2020 № 22).
На виконання п.1.60 Плану заходів у першому кварталі 2020 року необхідно реалізувати захід «Організація церемонії вручення премії Women In Arts у співпраці з представництвом ООН Жінки в Україні», надалі – Захід.
У 2019 р. Міністерство закордонних справ України, яке є органом управління Українського інституту, зважаючи на важливість впровадження принципу гендерної рівності в Україні, приєдналося до глобального руху HeForShe.
Враховуючи зазначене, Український інститут взяв участь у HeForShe Arts Week 2019, в рамках якого вперше відбулося вручення незалежної Премії Women in Arts, що підтверджується листом та Дорученням від 26.02.2019 р. № 4 «Про участь у заході Премія Women in Arts, що відбудеться в рамках проведення мистецького марафону HeForShe Arts Week 2019». У зв'язку із необхідністю реалізації Заходу Український інститут у 2020 р. встановив робочу комунікацію з представництвом ООН Жінки в Україні як з організатором HeForShe Arts Week в Україні.
Листом від 13.02.2020 р. /UKR/PRO/2020/027 організація ООН Жінки в Україні повідомила, що єдиним партнером представництва ООН Жінки в Україні, який може забезпечити локацію для проведення Заходу у 2020 році, є ДП Національний центр Олександра Довженка у м. Києві. Центр володіє для цього всіма організаційними та технічними можливостями, є змістовно привабливою та відомою культурною локацією, має досвід, кадровий потенціал для реалізації заходів такого формату.
Партнерство між представництвом ООН Жінки в Україні та ДП Національний центр Олександра Довженка, а також долучення центру до глобального руху HeForShe у якості офіційного і єдиного партнера організації ООН Жінки в Україні зафіксовано і у листі від 19.02.2020 р. № /UKR/PRO/2020/041.
Враховуючи вищевикладене, ДП «Національний центр Олександра Довженка» є єдиним майданчиком в Україні, що має статус офіційного партнера представництва ООН Жінки в Україні, а також глобального руху HeForShe Україні, та має відповідні організаційні та технічні можливості, досвід та кадровий потенціал для реалізації заходу.