Згідно ч. 1 ст. 35 Закону переговорна процедура закупівлі - це процедура, що використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. Переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі наявності підстав, що визначені згідно п.4 ч. 2 ст. 35 Закону, в тому числі така процедура може бути застосована якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості учасників, при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації. Згідно ч. 3 ст. 35 Закону повідомлення про намір укласти договір повинно містити в тому числі обґрунтування застосування переговорної процедури. Згідно наказу Мінекономрозвитку України № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» повідомлення про намір укласти договір про закупівлю оприлюднюється із зазначенням обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі. «12» листопада 2019 року замовником було прийнято рішення про проведення процедури закупівлі відкриті торги з публікацією англійською мовою та оголошено закупівлю «Послуги з прибирання за кодом ДК 021-2015 (CPV) : 90910000-9 (Обслуговування димових та вентиляційних каналів) (Maintenance of smoke and ventilation ducts)» ідентифікатор № UA-2019-11-12-000196-c. Станом на «12» грудня 2019 року було подано менше двох пропозицій, як наслідок торги були відмінені. Тому «15» січня 2019 року замовником знову було прийнято рішення про проведення процедури закупівлі відкриті торги з публікацією англійською мовою та оголошено нову закупівлю «Послуги з прибирання за кодом ДК 021-2015 (CPV): 90910000-9 (Обслуговування димових та вентиляційних каналів) (Maintenance of smoke and ventilation ducts)» ідентифікатор № UA-2020-01-15-000161-b. Проте знову ж таки станом на «15» лютого 2019 року було подано менше двох пропозицій, як наслідок торги знову були відмінені. Враховуючи ті обставини, що Замовником було відмінено дві процедури закупівлі за предметом «Послуги з прибирання за кодом ДК 021-2015 (CPV): 90910000-9 (Обслуговування димових та вентиляційних каналів) (Maintenance of smoke and ventilation ducts)» через відсутність достатньої кількості учасників, тендерним комітетом було прийнято рішення застосувати, як виняток, переговорну процедуру закупівлі, відповідно до п.4 ч.2 статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі» №922-VIII від 25.12.2015 року. Замовник вирішив закупівлю згідно предмету «Послуги з прибирання за кодом ДК 021-2015 (CPV) : 90910000-9 (Обслуговування димових та вентиляційних каналів) здійснити шляхом застосування переговорної процедури закупівлі з підстави, що визначена згідно п. 4 ч. 2 ст. 35 Закону, а саме: якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості учасників, при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.