Згідно «Вимог до технічної укріпленості об’єктів поштового зв’язку та обладнання їх засобами охоронної сигналізації та інженерно-технічного захисту», які визначені «Положенням про організацію стаціонарних об’єктів ПАТ «Укрпошта», затвердженого наказом ПАТ «Укрпошта» від 06.04.2017р. № 440, кімнати зберігання зброї, головні каси, центрів поштового зв’язку обладнуються засобами охоронної сигналізації з виводом сигналу «Тривога» та кнопки тривожного виклику групи швидкого реагування на пульт централізованого спостереження. Пунктом 11.5 Інструкції про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної і холодної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів, затвердженої наказом МВС України від 21.08.1998р. № 622 визначає, що відомча вогнепальна зброя і бойові припаси до неї зберігаються в спеціально обладнаному сховищі, яке повинно бути обладнаними у два і більше рубежі охоронно-пожежною сигналізацією. Такі приміщення мають бути передані під охорону Державної служби охорони органів внутрішніх справ у встановленому порядку, з підключенням сигналізації на пульт централізованого нагляду.
Відповідно до Переліку об’єктів державної та інших форм власності, охорона нерухомого майна яких здійснюється виключно органами поліції охорони на договірних засадах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.11.2015р. № 937 питання забезпечення охорони об’єктів Українського державного підприємства поштового зв’язку «Укрпошта» (код ЄДРПОУ 21560045), правонаступником якого є АТ «Укрпошта» здійснюється виключно органами поліції охорони на договірних засадах.
Управління поліції охорони в Сумській області є територіальним органом Національної поліції та діє на підставі Закону України «Про Національну поліцію», постанови Кабінету Міністрів України від 13.10.2015 № 834 «Питання функціонування органів поліції охорони як територіальних органів Національної поліції», постанови Кабінету Міністрів України «Про заходи щодо вдосконалення охорони об’єктів державної та інших форм власності» від 10.08.1993 № 615. З огляду на вищевикладене, Управління поліції охорони в Сумській області є єдиною структурою, яка має право надавати послуги з охорони кімнат зберігання зброї на договірних засадах у Сумській області, тому що тільки працівники поліції охорони під час виконання своїх службових завдань по забезпеченню безпеки громадян і громадського порядку згідно Закону України «Про Національну поліцію» (ст.ст.23,42,43,44,45,46) наділені правом виконувати заходи по припиненню злочинів і правопорушень та мають право затримувати і доставляти до органів внутрішніх справ осіб, підозрюваних у вчиненні злочину, а також застосовувати до них заходи фізичного впливу, спеціальні засоби і нарізну вогнепальну зброю у випадках і порядку, передбачених цим Законом. Чинне законодавство України не передбачає таких функції для будь-яких інших суб’єктів господарської діяльності, які надають послуги охорони. Поліція охорони – єдиний державний озброєний орган, що входить до структури Міністерства внутрішніх справ України, який створено для виконання охоронних функцій на договірних засадах з правом застосування заходів фізичного впливу, спеціальних засобів і вогнепальної зброї. Отже, якщо розглядати такий предмет закупівлі, як послуги сигналізації поліції охорони, які включають в себе заходи з технічного обслуговування сигналізації, спостереження та реагування на сигнали «тривога» нарядів охорони, озброєних вогнепальною зброєю, то у Сумській області надавати такий комплекс охоронних послуг може тільки Управління поліції охорони в Сумській області.
Зважаючи на надане обґрунтування, встановлена наявність підстав для застосування переговорної процедури закупівлі та вирішено застосувати переговорну процедуру закупівлі для предмету Охорона об'єктів поштового зв'язку шляхом спостереження за допомогою ПЦО з реагуванням наряду поліції (головні каси, кімнати зберігання зброї), код ДК 021:2015 – 79710000-4 на підставі пункту 2 частини 2 cт. 35 Закону - відсутність конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.