Відповідно до пп.1 статті 2 та пп.2 статті 4 розділу ІІ Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» у 2014 році розпочато підготовку до запровадження в МЗС Відомчої інформаційної системи (далі – ВІС МЗС).
У рамках укладених у 2014 році МЗС України з ПрАТ «ОТІ» договорів на закупівлю програмно-апаратних комплексів з метою модернізації Державної інформаційної системи реєстраційного обліку фізичних осіб та їх документування запроваджено оформлення у МЗС біометричних дипломатичного і службового паспортів, а також оформлення у ЗДУ біометричних паспортів громадянина України для виїзду за кордон засобами ВІС МЗС.
У 2015 році МЗС укладено з ПрАТ «ОТІ» Договір на закупівлю послуг з супроводу та технічної підтримки ВІС МЗС, в рамках якого протягом року компанією надавались послуги з супроводу та підтримки ВІС МЗС, а також модифіковано систему в частині імпорту даних консульського обліку до ВІС МЗС, ведення консульського обліку у цій системі та створено програмний модуль для здійснення процедури верифікації між даними про відбитки пальців, що внесені до безконтактного електронного носія біометричного паспорта, і відбитками пальців пред’явника паспортного документа при його видачі.
У 2016 році МЗС укладено з ПрАТ «ОТІ» Договір на закупівлю послуг з супроводу та технічної підтримки ВІС МЗС, а також модифіковано систему для оформлення в ЗДУ посвідчення особи на повернення в Україну засобами Єдиного державного демографічного реєстру та роботи ВІС МЗС в автономному режимі (в частині оформлення закордонних паспортів).
У 2017 році МЗС укладено з ПрАТ «ОТІ» Договір на закупівлю послуг з супроводу та технічної підтримки ВІС МЗС, а також здійснено перенесення та налаштування програмно-технічного комплексу ВІС МЗС у серверній кімнаті МЗС, створено веб-ресурс з метою відображення на сайті МЗС відомостей про стан оформлення закордонного паспорта, автоматизовано оформлення посвідчення особи на повернення в Україну в автономному режимі, актуалізовано Технічне завдання на розвиток ВІС МЗС.
У 2018 році МЗС укладено з ПрАТ «ОТІ» Договір на закупівлю послуг з супроводу та технічної підтримки ВІС МЗС, а також модифіковано програмні модулі для формування засобами ВІС МЗС відомостей поновлення даних Державного реєстру виборців.
Для функціонування ВІС МЗС у належному і працездатному стані у цьому році, забезпечення її сталого і безперебійного функціонування, необхідно укласти договір про надання таких послуг для супроводу та технічної підтримки ВІС МЗС.
Закупівлю зазначених послуг планується здійснити у ПрАТ «ОТІ» з врахуванням положень пункту 5 частини другої статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі» за переговорною процедурою у зв’язку з потребою здійснити додаткову закупівлю в того самого постачальника з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями, роботами чи послугами, оскільки заміна попереднього постачальника (виконавця робіт, надавача послуг) може призвести до несумісності або виникнення проблем технічного характеру, пов’язаних з експлуатацією та обслуговуванням, а також з метою уникнення потенційних загроз, та з метою захисту чутливої інформації і програмного коду від доступу сторонніх організацій і осіб.
Перелік документів, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі:
• Закон України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»;
• Протокол проведення переговорів між представниками Міністерства закордонних справ України та ПрАТ «ОТІ»;
• Пакет реєстраційних документів ПрАТ «ОТІ» ;
• Договори між МЗС та ПрАТ «ОТІ» № 233/51 від 26.12.2014; № 89 від 30.10.2015; №115 від 26.11.2016 ; № 145 від 11.10.2017; № 512 від 06.12.2018.;
• Довідка про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
• Документ про уповноваження представників ПрАТ «ОТІ»;
• Документальне підтвердження про відсутність підстав для відмови учаснику відповідно до ст.17 Закону України «Про публічні закупівлі»;
• Рішення ТК від 06.12.2019.