Згідно положень Закону України «Про публічні закупівлі» закупівля товарів, робіт або послуг може здійснюватись шляхом застосування однієї з процедур, що визначені згідно ч.1 ст. 12 Закону. Згідно ч. 1 ст. 35 Закону переговорна процедура закупівлі - це процедура, що використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. Переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі наявності підстав, що визначені згідно п.6 ч. 2 ст. 35 Закону, в тому числі така процедура може бути застосована у разі необхідності проведення додаткових будівельних робіт, не зазначених у початковому проекті, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту за сукупності таких умов: договір буде укладено з попереднім виконавцем цих робіт, такі роботи технічно чи економічно пов’язані з головним (первинним) договором; загальна вартість додаткових робіт не перевищує 50 відсотків вартості головного (первинного) договору.
Для виконання робіт по об’єкту: «Реставраційно-ремонтні роботи бібліотеки-філії № 27 для дітей та юнацтва на вул. Б. Хмельницького 175 у м. Львові (коригування)» замовником було укладено договір підряду з Товариством з обмеженою відповідальністю "Еталон-Ком", яке станом на дату сьогодні продовжує виконувати роботи згідно вказаного об’єкту. Протоколом засідання робочої наради №1 від 08 жовтня 2019 року по об’єкту «Реставраційно-ремонтні роботи бібліотеки-філії № 27 для дітей та юнацтва на вул. Б. Хмельницького 175 у м. Львові (коригування)» встановлено, що в ході виконання робіт було виявлено необхідність проведення додаткових будівельних робіт, не зазначених у початковому проекті, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту. Без здійснення додаткових будівельних робіт неможливе закінчення робіт та здача об’єкта в експлуатацію. Слід зазначити, що додаткові роботи пов’язані між собою у технологічному процесі, та виконуються у рамках одного зазначеного об’єкта. Такі роботи технічно та економічно пов’язані з первинним договором №0104062019 від 05 червня 2019 року між Централізованою бібліотечною системою для дітей м. Львова та Товариством з обмеженою відповідальністю "Еталон-Ком".
Враховуючи це було прийнято рішення звернутися до проектувальника ПП НВФ «Рутенія» листом №129а вих від 05.11.2019 щодо перерахунку ПКД по об’єкту: «Реставраційно-ремонтні роботи бібліотеки-філії № 27 для дітей та юнацтва на вул. Б. Хмельницького 175 у м. Львові (коригування)». У зв’язку із зазначеним вище, проектувальником ПП НВФ «Рутенія» було здійснено корегування проекту, за результатами чого було проведено експертизу проектної документації ДП «Західний ЕТЦ». Крім цього, заміна підрядника передбачає тимчасове зупинення виконання робіт, а за умови початку холодної пори року це може призвести до пошкодження, псування, погіршення якісних та технічних показників окремих елементів, що в свою чергу може призвести до надлишкового витрачання коштів для відновлення таких якісних та технічних показників. Залучення до виконання підрядника, який вже виконував роботи з будівництва вказаного об’єкту, надасть можливість забезпечити сумісність нових робіт з тими, що виконувалися цим підрядником, а при закінченні робіт забезпечить належним чином усі випробувальні роботи та передачу об’єкта в експлуатацію в цілому. Отже, буде забезпечена сумісність інженерних, технічних та конструктивних рішень для експлуатації інженерної споруди. В цілому роботи, що виконуються технічно та економічно пов’язані із закінченням робіт, відповідальність за якісне виконання яких несе Підрядник. У відповідності до листа Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 25.11.2016 року №3302-01/38216-06 у разі коли замовником було укладено договір на виконання робіт у ході виконання яких виникла необхідність у додатковій закупівлі (проведення додаткових будівельних робіт, що не були включені у початковий проект), вартість якої перевищує межі, встановлені частиною першою ст. 2 Закону, замовник може здійснити закупівлю таких робіт шляхом застосування переговорної процедури закупівлі за наявності підтверджених обставин та умов, передбачених п. 6 ч. 2 ст. 35 Закону.
Отже, за наявності експертного звіту № 1206619719/7321 від 02 грудня 2019 року щодо розгляду проектної документації за робочим проектом «Реставраційно-ремонтні роботи бібліотеки-філії № 27 для дітей та юнацтва на вул. Б. Хмельницького 175 у м. Львові» (коригування), та необхідності виконання додаткових робіт, які стали необхідними для виконання проекту в цілому вже в ході виконання основних робіт, а також з урахуванням тієї обставини, що очікувана вартість додаткових робіт становить 2010083.00 (два мільйони десять тисяч вісімдесят три гривні, 00 копійок), що не перевищує 50 відсотків вартості головного (первинного) договору (з урахуванням всіх змін та доповнень) – 4 176 000,00 (чотири мільйони сто сімдесят шість тисяч гривень 00 коп.), а так само за умови, що договір буде укладено з попереднім виконавцем цих робіт прийнято рішення для закупівлі зазначених додаткових будівельних робіт застосувати переговорну процедуру закупівлі з підстав, визначених згідно п. 6 ч. 2 ст. 35 Закону.