Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до пункту 2.2. Статуту Український інститут проводить і підтримує заходи та програми за кордоном, спрямовані на розбудову міжнародного діалогу шляхом забезпечення участі України у проектах співпраці у галузі науки.
Українським інститутом видано наказ «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут на 2019 рік» від 22.02.2019 року № 9 (зі змінами від 21.10.2019 року № 164), погоджений в установленому порядку з Міністерством закордонних справ України (далі — наказ № 9) та затверджений Наглядовою Радою (Протокол № 4 від 22.02.2019).
Згідно з п. 1.15 Плану заходів у четвертому кварталі 2019 року необхідно реалізувати захід «Проведення міжнародної наукової конференції «Між Києвом і Віднем: історії людей, ідей і об’єктів в обігу та русі» в Інституті наук про людину (Institut für die Wissenschaften vom Menschen) у м. Відень, Австрія».
Відповідно до проведеного моніторингу пропозицій академічних установ м. Відень, що мають факультети гуманітарного спрямування та досвід організації міжнародних наукових конференцій, було встановлено, що Інститут наук про людину є єдиною академічною установою в Австрії, що має програму українських студій і здатна провести наукову конференцію, присвячену відносинам між Україною та Австрією в історичному розрізі. За даними офіційного сайту установи, на базі Інституту наук про людину з 2015 року діє постійна програма «Україна в європейському діалозі», започаткована істориком Тімоті Снайдером і покликана підтримувати інтелектуальний обмін між Україною та Європою. Станом на 2019 рік, у рамках програми «Україна в європейському діалозі» було організовано понад 70 публічних заходів.
Зважаючи на наявну публічну інформацію про те, що юридична особа «Institut für die Wissenschaften vom Menschen» є офіційним представником Інституту наук про людину у м. Відень, державна установа «Український інститут» звернулася із запитом для підтвердження цієї інформації.
Листом від 29.10.2019 року юридична особа «Institut für die Wissenschaften vom Menschen» підтвердила вищезазначений факт та повідомила, що має можливість надати послугу з проведення міжнародної наукової конференції «Між Києвом і Віднем: історії людей, ідей і об’єктів в обігу та русі» в Institut für die Wissenschaften vom Menschen, м. Відень (Австрія), з 4 по 8 грудня 2019 року.
Враховуючи вищевикладене, єдиним учасником, який може надати послугу з проведення міжнародної наукової конференції «Між Києвом і Віднем: історії людей, ідей і об’єктів в обігу та русі» в Institut für die Wissenschaften vom Menschen, м. Відень (Австрія), з 4 по 8 грудня 2019 року є юридична особа «Institut für die Wissenschaften vom Menschen».
Таким чином, Замовник здійснює закупівлю послуг згідно з предметом закупівлі (ДК 021:2015 за кодом 79950000-8 «Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів») в Учасника, у зв’язку з відсутністю конкуренції щодо вибору постачальника з технічних причин, та з метою забезпечення виконання поставлених перед Замовником цілей та завдань, передбачених Статутом та «Планом заходів Державної установи «Український інститут на 2019 рік», саме тому Замовником було прийнято рішення застосувати як виняток переговорну процедуру закупівлі з підстави, що передбачена згідно п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі».