Програмне забезпечення ІТС «Управління документами» забезпечує автоматизацію процесів реєстрації, обліку документів у ДФС, контроль виконання доручень, зберігання електронних копій документів. Державна фіскальна служба України з 2013 року отримує від Товариства з обмеженою відповідальністю «НОВАТУМ» послуги із супроводження, технічної підтримки та адаптації ІТС «Управління документами». З 2013 - 2014 роки – у якості субпідрядника АТ «ЕНВІЖН-УКРАЇНА» (правонаступника АТ «СІТРОНІКС ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ УКРАЇНИ») , а починаючи з листопада 2014 року – у якості головного підрядника (згідно з договорами від 07.11.2014 № 31, від 26.06.2015 № 115, 23.08.2016 № 136, від 25.05.2017 № 19, від 15.06.2018 № 54). Однією з важливих функцій, яка реалізована за допомогою ІТС «Управління документами», є робота всіх структурних підрозділів ДФС та її територіальних органів в єдиній системі електронного документообігу, забезпечено технологічну та інформаційну сумісність ІТС «Управління документами» з інформаційно-телекомунікаційними системами: «Податковий блок», яка розгорнута та функціонує в структурних підрозділах, «Електронний кабінет» (в частині листування з ДФС та запитів на отримання публічної інформації) та «Офіційний веб-портал» (в частині оприлюднення публічної інформації та індивідуальних податкових консультацій). Сукупність зазначених сервісів формують конвергентну інформаційну веб-орієнтовану технологію адміністрування електронного документообігу Державної фіскальної служби України та її територіальних органів. Для подальшої адаптації та розширення функціональності ІТС «Управління документами» є необхідність приведення ІТС «Управління документами» у відповідність до вимог Законів України: від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», від 05.07.1994 № 80/94-ВР «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», від 05.10.2017 № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги», Постанови Кабінету Міністрів України від 29.03.2006 № 373 «Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах», а також забезпечення виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», яка набрала чинності 07.03. 2018. На підставі Експертного висновку від 09.08.2019 № 162/46, модернізоване програмне забезпечення (далі – МПЗ) ІТС «Управління документами» дозволить: - накладати/перевіряти кваліфікований електронний підпис чи печатку (далі – КЕП) в інтерфейсних формах ІТС «Управління документами» з можливістю імпортувати/експортувати файл з підписом; - перевіряти дійсність КЕП; - реалізувати підписання блоків інформації в ІТС «Управління документами» (проект документу (в цілому), віза на проект документу, картка документу (в цілому), резолюція, пакет інформації по документу на відправку); - підписувати документи за допомогою КЕП з формуванням окремого файлу (-ів) підпису у форматі p7s з можливістю завантаження на локальні носії інформації; - перевіряти підписи, що є в даних блоках інформації, з виведенням результатів перевірки на екран в режимі онлайн, яка відображатиме данні кваліфікованого сертифікату/статус /позначку часу. Формувати комплексний пакет інформації до реєстраційної картки документу відповідно вимогами Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ) з можливістю подальшої відправки: - імпорт підписаних блоків інформації в ІТС «Управління документами» відповідно до форматів, що прийняті для використання при обміні з СЕВ ОВВ; - нанесення кваліфікованого електронного підпису на інформаційне повідомлення/інформаційне сповіщення (надалі ІП/IC); - нанесення кваліфікованого електронного підпису на документ, вкладений в зону основного документу ІП; - передача інформаційного пакету з використанням Інтеграційної шини системи електронної взаємодії органів виконавчої влади на адресу отримувача, що є учасником електронної взаємодії; - отримання, з використанням СЕВ, відповіді на інформаційний пакет, що надійшов; - отримання, з використанням СЕВ, інформаційного пакету від відправника; - підготовка відповідей на отримані документи, формування, нанесення кваліфікованого електронного підпису на ІП/ІС та вкладенні документи; - направлення інформаційного пакету з використанням СЕВ на адресу відправника. Послуги щодо супроводження, технічної підтримки та адаптації надаються кожен робочий день з 09.00 до 18.00. Враховуючи, що програмне забезпечення ІТС «Управління документами» створено працівниками ТОВ «НОВАТУМ», яке підтверджується Свідоцтвом про реєстрацію авторського права на твір, а також тим, що це товариство вже 6 років здійснює його супроводження, технічну підтримку та адаптацію, зокрема, доопрацювання алгоритмічного забезпечення, внесення змін до програмного коду, адаптації схеми (опису) баз даних, їх структур та поповнення системи актуальними довідниками, ТОВ «НОВАТУМ» має персонал, що володіє необхідними знаннями та досвідом для оперативного виконання робіт по внесенню змін в програмний код ІТС «Управління документами» з забезпеченням умов щодо безперервності її функціонування. Заміна виконавця робіт з адаптації та розширення функціональності ІТС «Управління документами» може призвести до порушення уніфікації процедур обробки інформації, виникнення проблем технічного характеру, пов'язаних з веденням баз даних та адаптацією їх структур, а отже до збоїв в роботі інших ІТС, з якими вона взаємодіє. Крім цього, заміна ТОВ «НОВАТУМ» може призвести також до додаткових фінансових витрат та збільшення вартості робіт, пов'язаних з необхідністю повторного виконання передпроектних робіт для аналізу коду, архітектури апаратного забезпечення та структури бази даних, навчання спеціалістів тощо. Таким чином, відповідно до пункту 5 частини другої статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі», а саме: потреби здійснити додаткову закупівлю в того самого постачальника з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями, роботами чи послугами, якщо заміна попереднього постачальника (виконавця робіт, надавача послуг) може призвести до несумісності або виникнення проблем технічного характеру, пов'язаних з експлуатацією та обслуговуванням, мають місце підстави для застосування переговорної процедури закупівлі.