Система повинна бути придатною для налагодження централізованого обліку у КМДА та підзвітних організаціях. Система повинна відповідати Національним положенням (стандартам) бухгалтерського обліку в державному секторі, наказам Державного казначейства України та відповідному податковому законодавству.
Система повинна включати в себе комплекс підсистем, які є складовими елементами єдиної бази даних та вирішувати нижче приведені задачі:
Система повинна бути придатною для налагодження централізованого обліку у підзвітних КМДА організаціях. Система повинна відповідати Національним положенням (стандартам) бухгалтерського обліку в державному секторі, наказам Державного казначейства України та відповідному податковому законодавству.
Система повинна включати в себе комплекс підсистем, які є складовими елементами єдиної бази даних та вирішувати нижче приведені задачі:
• Підсистема 1 - повинна дозволяти відстежувати актуальне на будь-який момент часу значення кошторисних призначень: - річних, затверджених кошторисом витрат і довідками про її зміну; - помісячних, затверджених планом асигнувань і довідками її його зміну; - ведення кошторисних показників витрат позабюджетних коштів за кодами доходу, за рахунок отримання яких ці витрати будуть зроблені.
Порівняння між запланованими і фактичними виконаними витратами.
• Підсистема 2 - повинна забезпечувати облік готівкових та безготівкових грошових коштів, відповідно, банківських та касових операцій, взаєморозрахунків з контрагентами, формувати фінансову звітність,
• Підсистема 3 - повинна реєструвати наступні операції: Реєстрація взяття зобов'язань; Реєстрація сторнувальних зобов'язань; Реєстрація взяття фінансових зобов'язань; Реєстрація сторнувальних фінансових зобов'язань. Контроль перевищення взятих зобов'язань над кошторисними показниками, а також контроль перевищення фінансових зобов'язань над узятими зобов'язаннями.
• Підсистема 4 - повинна забезпечувати облік торговельних операцій з купівлі та продажу матеріалів, обладнання, послуг, тощо; облік кредиторської та дебіторської заборгованості підприємства та формувати відповідну звітність;
• Підсистема 5 - повинна забезпечувати ведення договорів з постачальниками і покупцями з урахуванням їх специфікацій, відстеження стану платежів і відвантажень по кожній позиції специфікації.
• Підсистема 6 - повинна дозволяти оперативно вести облік податкових зобов’язань та податкового кредиту з ПДВ і первинних податкових документів, що необхідно для формування регламентованої звітності з ПДВ. Залежно від облікової політики, прийнятої в установі, можливе налаштування стратегії розрахунку сум першої події для податкового кредиту і окремо для податкового зобов'язання різними методами (касовий метод; При зміні знака заборгованості; Відключення автоматичного розрахунку).
• Підсистема 7 - повинна забезпечувати облік матеріальних цінностей, а саме:
1) Облік необоротних активів, тобто облік основних засобів, нематеріальних активів, малоцінних необоротних матеріальних активів, формувати звітність;
2) Облік запасів з різними методами обліку цін запасів, аналізу джерел надходження та метод надходження.
3) Облік бланків суворої звітності за номерами і серіями.
• Підсистема 8 - повинна забезпечувати ведення взаєморозрахунків з працівниками, а також облік витрат на оплату праці в складі витрат установи, кадровий і персоніфікований облік персоналу, повинна формувати всі необхідні уніфіковані форми по обліку заробітної плати та інші необхідні звіти, що дозволяють отримати інформацію за будь-який розрахунковий період, також у вигляді аналітичних звітів, наочних графіків і діаграм;
• Підсистема 9 – повинна забезпечувати автоматичне формування регламентованої звітності по підприємству за актуальними формами для подачі до органів державного контролю, у тому числі в електронному вигляді з використанням ЕЦП; включати обов'язкові (регламентовані) звіти, призначені для подання у вищі установи, фондам і контролюючим державним органам, включаючи форми бухгалтерської звітності і податкові декларації.
• Підсистема 10 - повинна забезпечувати формування річних фінансових планів із поквартальною розбивкою, облік надходжень та зобов’язань, відстежувати виконання показників фінансового плану та проводити аналіз отриманих даних.
• Підсистема 11 - повинна забезпечувати формування гнучких звітів по кожній з перерахованих вище підсистем оборотно-сальдову відомість, обороти рахунку, аналіз рахунку, шахову відомість, тощо, включаючи стандартні бухгалтерські звіти бюджетних установ, передбачених Наказом Державного казначейства України "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання": меморіальні ордери з № 1 по № 17, книга "Журнал-головна". Та універсальні звіти, кі можуть бути сформовані по будь-якій з підсистем