Переговорна процедура проводиться на підставі п. 2 ч. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі» у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Відповідно до пункту п. 2.2 та 2.3 Статуту Українського інституту Український інститут проводить і підтримує заходи та програми за кордоном, спрямовані на інформування іноземних аудиторій про культурнее життя України, організовує та підтримує участь України у міжнародних презентаційних заходах, організує презентаційні культурні заходи за кордоном, підтримує творчі заходи в Україні та за кордоном, сприяє спільним міжнародним проектам.
Основним документом, що організовує статутну діяльність Українського інституту з реалізації заходів і проектів, є річний план заходів. Українським інститутом видано наказ від 22 лютого 2019 року № 9 «Про затвердження Плану заходів Державної установи «Український інститут» на 2019 рік, погоджений в установленому порядку з Міністерством закордонних справ України (далі — наказ № 9) та затверджений Наглядовою Радою (Протокол № 4 від 22.02.2019). На виконання плану заходів у другому та третьому кварталі 2019 року необхідно здійснити захід «Організація ознайомчої поїздки для закордонних експертів у сфері кіно до України в рамках Одеського міжнародного кінофестивалю (далі - ОМКФ)» (п.7).
5 червня 2019 року затверджена Творча концепція Десятого Одеського міжнародного кінофестивалю (12-20 липня 2019 року). Засновником фестивалю виступає ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "УКРАЇНСЬКИЙ КІНОФЕСТИВАЛЬ" (далі ТОВ "УКРАЇНСЬКИЙ КІНОФЕСТИВАЛЬ"). Також дана організація здійснює підготовку та проведення фестивалю.
Керуючись вище зазначеним та виходячи з плану заходів установи, Український інститут з метою забезпечення ознайомчої поїздки для закордонних експертів у сфері кіно до України в рамках Одеського міжнародного кінофестивалю, вівши попередні перемовини з учасником встановив наступні підстави для проведення переговорної процедури, а саме.
Власником виключних прав на знаки для товарів і послуг Одеський міжнародний кінофестиваль є Тіпко Вікторія Вікторівна відповідно до свідоцтва України №138921 від 10 травня 2011 року. Між Тіпко В.В. та ТОВ "УКРАЇНСЬКИЙ КІНОФЕСТИВАЛЬ" Ліцензійний договір №138921 від 12 травня 2011 року на право користування Знаком для товарів і послуг. Відповідно до даного договору ТОВ "УКРАЇНСЬКИЙ КІНОФЕСТИВАЛЬ" має виключне право на використання знаку та Тіпко Вікторія Вікторівна втрачаю право користування Знаком та надавати дозволи на використання Знаку третім особам.
Також у Свідоцтва України №138921 від 10 травня 2011 року перелічено індекси міжнародної класифікації товарів і послуг для реєстрації знаків та перелік товарів та послуг. За індексом Кл. 39 передбачено право учасника на влаштування туристичних турів, поїздок подорожей, круїзів та екскурсій; перевезення подорожувальників; туристичні послуги та ін..
Зогляду на вище зазначене, компанія ТОВ "УКРАЇНСЬКИЙ КІНОФЕСТИВАЛЬ" має виняткові права бути єдиною офіційною організацією, яка забезпечує реалізацію заходу «Одеський міжнародний кінофестиваль».
Тому, відповідно, єдиним надавачем організаційних послуг, а саме послуг з підготовки та організації ознайомчої поїздки для закордонних експертів у сфері кіно до України в рамках Одеського міжнародного кінофестивалю, є ТОВ "УКРАЇНСЬКИЙ КІНОФЕСТИВАЛЬ".
Отже, Замовник здійснює закупівлю послуг згідно предмета закупівлі в Учасника у зв’язку з відсутністю конкуренції щодо вибору постачальника з технічних причин, та з метою забезпечення виконання поставлених на замовника цілей та завдань, передбачених Статутом та «Планом заходів Державної установи «Український інститут» на 2019 рік, затверджених в установленому порядку, а тому замовником прийнято рішення застосувати як виняток переговорну процедуру закупівлі з підстави, що передбачена згідно п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі».