Відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої наказом Державного підприємства «Український державний центр радіочастот» від 03.10.20146 № 615, відправлення службових документів УДЦР здійснюється з використанням засобів поштового зв’язку.
За допомогою поштового зв’язку відправляються службові документи підприємствам, установам, організаціям, судовим органам, державним органам та громадянам України. Надання послуг поштового зв’язку регулюється Законом України «Про поштовий зв'язок».
Згідно зі ст. 15 Закону України «Про поштовий зв'язок» надання на всій території України універсальних послуг поштового зв’язку забезпечує національний оператор, який затверджується Кабінетом Міністрів України. Статтею 15 Закону України «Про поштовий зв'язок» передбачено, що Національний оператор має виключне право на пересилання простих листів масою до 50 грамів та простих поштових карток, розміщення та використання поштових скриньок для збирання листів і поштових карток на всій території держави, використання маркувальних машин та надання дозволу на їх використання іншим фізичним та юридичним особам.
Розпорядженням Кабінету Міністрів України «Про національного оператора поштового зв’язку» від 10.01.2002 № 10-р виконання функцій національного оператора поштового зв’язку покладено на Українське державне підприємство поштового зв’язку «Укрпошта».
Закупівля послуг поштового зв’язку з пересилання письмової кореспонденції з використанням маркувальної машини, перевірка і списування показників лічильника маркувальних машин, приймання до пересилання письмової кореспонденції (простих, рекомендованих та цінних листів); послуги з пересилання поштових карток, посилок, бандеролей, виділення і надання замовнику у користування абонентської скриньки здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 № 270.
Умови застосування переговорної процедури закупівлі визначені ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі», зокрема п. 2 ч. 2 ст. 35 цього Закону, в якому зазначено, що переговорна процедура застосовується замовником як виняток у разі відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.