Відповідно до вимог тендерної документації оголошеної Державним позашкільним оздоровчим закладом санаторного типу «Ровесник» (далі — Замовник) на закупівлю Сирних продуктів, а саме п. 1 Розділу ІІІ, усі сторінки (що містять текст) тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі повинні містити підпис уповноваженої особи учасника процедури закупівлі (із зазначенням прізвища, ініціалів та посади особи), а також відбитки печатки учасника, за винятком оригіналів чи нотаріально завірених документів, видантих учаснику іншими організаціями (підприємствами, установами), дату створення станом на час подання пропозиції та реєстраційний номер документа.
Повідомляємо наступне, що дана вимога є застарілою та не зрозумілою для учасників та суперечить публічним закупівлям, тому що відповідно до ст. 25 Закону тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Документ з тендерною пропозицією подається в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, вимогам, визначеним у ст. 17 цього Закону і в тендерній документації, та завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації. Документи, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, та документи, що містять технічний опис предмета закупівлі, подаються в окремому файлі. Як бачимо Законодавством України передбачено, що в систему завантажуються файли (що також Зазначено замовником в Розділі 3 ТД) а не сторінки, термін “сторінки” використовуються для надання документів в паперовому вигляді, а не електронному.
Тому вимагаємо внести зміни до тендерної документації шляхом усунення протиріч з законодавстом України, а саме видалити застарілі вимоги та зазначити в тендерній документації вимогу про те, що учасники повинні надати в складі тендерної пропозиції скановані з оригіналів чи належно завірених учасником копій документів, що вимагаються тендерною документацією.
У звʼязку з даними обставинами учасникам не зрозуміло, як тлумачити вираз Замовника “завірені належним чином документи”. Замовник має на увазі завірені учасником копії документів чи належно завірені (тобто вірно складені) оригінали документів.
У звʼязку із застарілим баченням Замовником способу подання тендерної пропозиції та додатків до неї тендерна документація містить вимоги щодо часу складання та погодження документів пропозиції, а саме:
1) учасники повинні надати виписку з протоколу засновників або копію наказу про призначення, або довіреність або доручення або іншим документом, що підтверджує повноваження посадової (посадових) особи (осіб) учасника на підписання документів пропозиції та/або договору завірені належним чином станом на час подання тендерної пропозиції — дана вимога є незрозумілою учасникам, оскільки час завірення документу не може збігатися з часом його оприлюднення тому дану вимогу не зможе виконати жоден з учасників, отже дана вимога повинна бути змінена на вимогу надати учасниками зазначених документів відсканованих з оригіналів або завірених учасником копій;
2) учасник повинен надати на кожен вид автотранспорту копію санітарного паспорту, затвердженого належним чином станом на час подання тендерної пропозиції — не зрозуміло для учасників, оскільки всі документи (хоч відскановані з оригіналів, хоч з завірених учасником копій) подаються копії (оригінал не можливо в систему підвантажити) стає незрозумілим, що має на увазі Замовник коли вказує «належно завірені», питання постає ким?, органом який його видав, чи завірена учасником копія. Тим більше вказано «станом на час подання тендерної пропозиції» - якщо мається на увазі органом який його видав, то це не можливо оскільки санітарні паспорти не видаються кожного дня, тому виконати вимогу щодо часу не можливо, в тому числі і учасник не зможе одночасно завірити копію документу та оприлюднити на майданчику.
3) копія документа, що підтверджує проведення дезінфекції транспортного засобу, яким буде здійснюватися поставка товару (копію санітарного паспорту з відповідними відмітками, договір з установою, яка має право проведення таких заходів, акти виконаних робіт) затверджена належним чином станом на дату подання тендерної пропозиції - не зрозуміло для учасників, оскільки всі документи (хоч відскановані з оригіналів, хоч з завірених учасником копій) подаються копії (оригінал не можливо в систему підвантажити) стає незрозумілим, що має на увазі Замовник коли вказує «належно завірені», питання постає ким?, органом який його видав, чи завірена учасником копія. Тим більше вказано «станом на час подання тендерної пропозиції» - якщо мається на увазі органом який його видав, то це не можливо оскільки відмітки в санітарному паспорті (обробка) проводиться кожні 10 днів, а не за бажанням Замовника, договір укладається на рік, акти виконаних робіт підписуються один раз на місяць, тому виконати вимоги щодо часу не можливо, в тому числі і учасник не зможе одночасно завірити копію документу та оприлюднити на майданчику.
4) копія Статуту із змінами (у разі їх наявності) або іншого установчого документу (у випадку відсутності Статуту) завіреного належним чином станом на дату подання пропозиції — знову ж таки не зрозуміло завірений під час його затверження засновниками чи завірена учасником копія.
5) лист – згода на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» станом на дату подання тендерної пропозиції — не можливо виконати дану вимогу, оскільки час формування документу і його оприлюднення не може бути одним.

Неодноразово Замовник вказує на те, що довідки мають бути з інформацією станом на дату подання тендерної пропозиції за підписом уповноваженої особи та завірені печаткою. Скажіть будь-ласка як це можливо? Повідомляємо, що всі довідки, що видаються органами, підприєствами, установами, організаціями мають свій термін дії і посвідчують відповідність перевіряючого об’єкту в момент його перевірки та є визначенні законодавством сроки, терміни на протязі яких вини діють. Окрім того в учасників відсутня можливість виконати вимоги Замовника та одночасно отримати всі довідки та відразу оприлюднити їх на майданчику.

Також Замовник встановив вимогу, що учасники повинні надати довідку в довільній формі з зазначенням наявності необхідного обладнання та матеріально-технічної бази, необхідної для виконання умов договору з наданням підтверджуючих документів щодо права володіння, користування даними об’єктами (копія виписка із реєстру речових прав на майно, техпаспорт, договір та ін.) затвержених належним чином. Знаву ж таки постає питання - ким затверджені? Також просимо надати розʼяснення, чи може бити підтверджуючим документом щодо права володіння, користуванням складським приміщенням лише договір оренди, оскільки виписка з речових прав та техпаспорт посвідчують право власності, а не право володіння, користування.
У зв’язку із запутаною документацією для учасників не зрозуміло, що має на увазі Замовник коли вказує на те, що учасниками повинні бути надані “копії документів” — не зрозуміло відскановані з оригіналів чи копій завірених учасником.
Також, в п.1 Розділу ІІІ Замовник зазначив, що залишає за собою право не відхиляти тендерні пропозиції при виявленні формальних помилок незначного характеру, при цьому Замовник гарантує дотримання усіх принципів, визначених статтею 3 Закону. Проте дана умова документації є дискримінаційною для учасників, оскільки надає право а не обовʼязок Замовнику не відхиляти пропозицію з формальними помилками, тому Замовник таким шляхом може визначати різні умови для учасників під час оцінки пропозицій. Тим більше даний пункт тендерної документації не відповідає вимогам ч. 3 ст. 22 Закону України “Про публічні закупівлі” (далі - Закон).
Додатково повідомляємо, що вже працює Єдиний державний осіб, які вчинили корупційні або повʼязані з корупцією правопорушення для юридичних осіб, тому учасники- переможці не зобовʼязані надавати довідку (інформацію) з даного реєстру.
Також учасники- переможці не зможуть надати оригінал або нотаріально завірена ко­пія документа (-ів) Управління інфор­маційно-аналітичного забезпечення ГУМВС України з інформацією про те, що фізичну особу, яка є переможцем (служ­бову (посадову) особу переможця), до кримінальної відповідальності не було притягнуто, засуджено (за кримі­нальними справами), що вона в розшу­ку не значиться та не перебуває — оскільки оригінали або нотаріально завірені копії можуть надаватися лише в документарному вигляді, а відповідно до ст. 14 Закону подання інформаці під час проведення процедури закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель.
Тому, вимагаємо внести зміни до тендерної документаці (оскільки відповіді не матимуть юридичної сили, Законом не передбачено можливість відхилення пропозиції на підставі відповіді Замовника), що дасть можливість взяти участь в даній закупівлі більшій кількості учасників та не спричинить відхилення всіх пропозицій учасників, оскільки ваконати вимоги Замовника ніхто не зможе.