У відповідності до п.ІІ.1 Тендерної документації, звертаємося до Вас за роз'ясненням щодо тендерної документації. Підтверджуємо свою згоду на оприлюднення запитання в електронній системі Prozorro, і очікуємо на відповідь протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення:

1. Просимо роз’яснити поняття «Відкриті торги з публікацією англійською мовою». Чим такі торги відрізняються від звичайних відкритих торгів і що мають знати Учасники тендеру до початку аукціону?

2. Просимо Вас підтвердити обов’язковість для даного тендеру гарантійного забезпечення Учасниками шляхом надання банківської гарантії у розмірі 110 000 грн.

3. Згідно Додатку 4 (гарантійний лист про відповідність технічним критеріям), кожний Учасник письмово гарантує відповідність своєї пропозиції характеристикам предмета закупівлі. Чим саме забезпечується гарантія відповідності? Яким чином з боку Замовника перевіряється відповідність учасника з професійної точки зору?

4. Також просимо надати роз’яснення, чи буде забезпечена попередня перевірка надання тендерного забезпечення (передкваліфікація) з метою запобігання допуску до аукціону учасників, які не виконали дану умову участі у тендері.

5. Відповідно до п. І.7. документи у складі тендерної пропозиції на мовах, що відрізняються від української та російської, надаються «з автентичним перекладом». Просимо Вас:
а) прокоментувати необхідність нотаріально завіреного підпису перекладача на такому перекладі.
б) підтвердити обов’язковість перекладу всіх документів українською мовою.

6. Згідно Додатку 7, пропозиція вимагає підтвердити наявність офісів в інших країнах. Задля запобігання різночитання, просимо підтвердити обов’язковість документального підтвердження офісів окремо у Європі, окремо у Азії, окремо у Південній Америці, та окремо у Північній Америці.

7. У додатку 7, з метою підтвердження наявності та підтримки корпоративних зв’язків компанії-учасника з офісами в інших країнах та глобальною мережею в цілому пропонуємо включити обов’язковість надання відповідного Договору (наприклад, Ліцензійний договір).

8. Відповідно до п.1.2 додатку 7 Учасник надає лист в довільній формі з роз’ясненням структури корпоративних відносин між офісами в юрисдикціях, зазначених в таблиці 1. На нашу думку, з метою уніфікації даних усіх Учасників тендеру, лист має бути складений відповідно до певних критеріїв (а не в довільній формі), включаючи зокрема:
а) структуру корпоративних відносин;
б) список країн;
в) характер відносин між офісами в межах глобальної мережі компаній, закріплений юридично та документально підтверджений керуючим органом мережі.
Також вважаємо, що такий лист має гарантувати співпрацю з повним дотриманням європейського законодавства з питання захисту персональних даних іноземних кандидатів (GDPR). Це надасть змогу отримати розуміння, яким чином Учасник гарантує участь інших офісів в ході проекту, яким чином буде задіяна мережа, як буде захищена конфіденційність замовника і збережені персональні дані кандидатів. Лист має бути підписаний уповноваженою особою з офісу керуючої компанії або штаб-квартири, від керуючої особи – СЕО, Фінансового директора, Операційного директора або корпоративного секретаря з посиланням на інформацію на власному корпоративному сайті або інші відкриті джерела.

9. Згідно Додатку 7 для документального підтвердження наявності досвіду виконання аналогічного договору та наявності працівників відповідної кваліфікації ми вважаємо необхідним надавати перелік співробітників інших офісів міжнародної мережі, а саме з вказаних офісів у таблиці 1, що мали такі проекти, з переліком проектів та клієнтів, а також з наданням відповідних персональних рекомендаційних листів від вказаних клієнтів.

10. Відповідно до таблиці 3 додатку 7, Учасник має надавати лист-відгук у довільній формі. Задля забезпечення рівноправності Учасників пропонуємо конкретизувати:
а) листи подаються з обов’язковим перекладом українською мовою
б) мають бути підписані уповноваженим керівником компанії-замовника
в) мають бути завірені печаткою компанії у разі її наявності.

11. Відповідно до Додатку 7, Учасник має надати документальне підтвердження належним чином облаштованих офісів: «На підтвердження наявності офісів, що зазначені вище, в складі тендерної пропозиції Учасника додаються витяги з реєстру (у т.ч. електронного реєстру) або свідоцтва про реєстрацію філії, представництва, дочірньої компанії, материнської компанії, інших афілійованих осіб* (афілійовані особи - юридичні/а особи/а, стосовно яких Учасник здійснює контроль або які/а здійснюють/є контроль над Учасником чи які разом із Учасником перебувають під контролем іншої особи) або інших осіб (особи, з якими Учасник має договірні відносини, зокрема договір про франчайзинг або асоціацію, інше об’єднання підприємств, і які представлені на ринку рекрутингових послуг під одним комерційним брендом) відповідно до переліку, наведеного в Таблиці 1, офіційні документи, обов’язково видані уповноваженою установою, що підтверджують такий факт.».
Враховуючи дану вимогу, просимо підтвердити обов’язковість надання офіційних документів, виданих уповноваженою установою, та підтвердження факту співпраці з переліченими офісами. З нашого досвіду з інших аналогічних міжнародних пошуків з управлінського рівня зокрема для Приватбанку, а також з пошуку незалежних членів Наглядової ради для Укрпошти, для забезпечення максимально ефективного пошуку, критично важливим є зобов’язання (commitment) відповідних офісів на співпрацю. Пропонуємо включити ці документи в тендерну документацію як обов’язкові.