Замовник у тендерній документації ДОДАТОК №1 ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ ВИМАГАЮТЬСЯ ДЛЯ ПІДТВЕРДЖЕННЯ ВІДПОВІДНОСТІ ПРОПОЗИЦІЇ УЧАСНИКА КВАЛІФІКАЦІЙНИМ ТА ІНШИМ ВИМОГАМ ЗАМОВНИКА, у п.3 Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору зазначив у п.п. 3.2 «Копія (ї) аналогічного(их) договору(ів) відповідно до п. 3.1. (не менше одного). На підтвердження поданого(их) договору(ів), що вказані в п. 3.1. та 3.2. надати лист-відгук(и) про співпрацю (або його копію) та фактичне виконання договору завірений(і) Покупцем, накладну(і) на передачу товару від Покупців та/або Акт приймання-передачі. Відгук повинен мати посилання на договір, який виконувався та бути належно оформлений, містити вихідний номер та дату видачі такого документу. Замовниками згідно з договорами можуть бути суб’єкти будь-якої форми власності»
В законодавстві України не має визначення такого документу як «лист-відгук(и)» та відповідних вимог до нього. Виходячи з цього, Учасник робить висновок, що законодавством України такий документ як «лист-відгук(и)» не передбачений і жодним правовим актом або розпорядчим документом вимоги до нього не визначені. Тобто, можна собі уявити, що Замовник має на увазі будь який документ складений покупцем або отримувачем товару чи послуги Учасника, в якому такий покупець або отримувач товару чи послуги в довільній формі викладає свої коментарі та зауваження щодо завершеної господарської операції щодо поставки (продажу) товарів або надання (виконання послуг). Чинним законодавством України не передбачено обов’язків покупця або отримувача товару чи послуги складати будь-які додаткові документи, в тому числі листи, листи-відгуки щодо завершеної господарської операції, окрім документів що документують саму господарську операцію (договори, контракти, акти, накладні, рахунки) та навіть відповідати на вимогу щодо складання та надання таких документів. Доказом виконання аналогічного договору є документи, які підтверджують фактичне здійснення і завершеність господарської операції.

Відповідно до абзацу другого пункту 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995р. за номером 168/704, господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів. Згідно зі статтею 1 ЗАКОНУ УКРАЇНИ Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні № 996-ХIV господарська операція – це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства, а первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію. А змістом частин першої та другої статті 9 Закону № 996-ХIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Жодних вимог щодо складання «листів-відгуків», тим більше зі змістом про співпрацю та фактичне виконання договору чинне законодавство України не передбачає.

У випадку якщо Запит-Вимога Замовника буде стосуватися інформації отримання якої не можливо в термін 2 робочі дні, наприклад отримання будь-якої інформації від державних органів (Довідки, письмові відповіді, листи, роз’яснення тощо) надання якої регламентується внутрішньою інструкцією державних органів, нормами або Законом України, а саме ЗАКОН УКРАЇНИ Про звернення громадян в Статті 20 передбачає, що звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання, якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення, при цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів. То в такому випадку дана вимога буде не правомірною, тобто Замовник умисно створює собі інструмент за допомогою якого він може дискваліфікувати Учасника який «не подобається» затребувавши від нього Довідку на отримання якої Учаснику необхідно більше часу чим 2 робочих дні.

На підставі вищевикладеного просимо внести зміни в тендерну документацію – змінивши в ній фразу: «В процесі кваліфікації Учасника Замовник вправі витребовувати інші документи шляхом надсилання такої Запиту-Вимоги на електронну поштову скриньку Учасника. Учасник зобов’язаний надати відповідь на Запит-Вимогу не пізніше 2 робочих днів з дня отримання Запиту-Вимоги.» в наступній редакції: «В процесі кваліфікації Учасника Замовник вправі витребовувати інші документи шляхом надсилання такого Запиту-Вимоги на електронну поштову скриньку Учасника. Учасник зобов’язаний надати відповідь на Запит-Вимогу не пізніше 2 робочих днів з дня отримання Запиту-Вимоги. У випадку якщо отримання та надання затребуваних Замовником документів вимагають більше часу, то Учасник надає лист Замовнику в якому вказує необхідну кількість робочих днів для підготовки та надання такого документу чи інформації з обгрунтованою аргументацію затребуваного часу з урахуванням часу на отримання запиту, його обробку та надсилання Замовнику».