Умова застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини 2 статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі».
Закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов'язаної із захистом прав інтелектуальної власності (пп. 1 ч. 2 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі»), та в тому числі забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями, роботами або послугами яка може призвести до несумісності або виникнення проблем технічного характеру, пов’язаних з експлуатацією та обслуговуванням (пп. 5 ч.2 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі»).

Комунальне підприємство "Обласний інформаційно-аналітичний центр" є виконавцем робіт і завдань регіональної програми інформатизації Одеської області. Одеська обласна державна адміністрація є її державним замовником. В Одеській обласній державній адміністрації з 2007 року використовується програмне забезпечення «Автоматизована система документообігу «ДОК ПРОФТМ СТЕП 2.0.» яка зарекомендувала себе якісною системою, що реалізує новітні інформаційні технології.
Програмне забезпечення «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» (далі – ДОК ПРОФ 3) це продовження розвитку системи ДОКПРОФ, що включає в себе найкраще з минулих розробок та інноваційні рішення.
Програмне забезпечення «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ» з 2011 року використовується Одеською обласною державною адміністрацією для опрацювання звернень громадян, що пов’язане з обробкою персональних даних.
Згідно статті 24 Закону України «Про захист персональних даних» «Володільці, розпорядники персональних даних та треті особи зобов’язані забезпечити захист цих даних від випадкових втрати або знищення, від незаконної обробки, у тому числі незаконного знищення чи доступу до персональних даних».
Програмне забезпечення «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» отримало експертний висновок Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України на комплекс засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу як програмно-технічне ядро комплексної системи захисту інформації в ІТС класу «2» та класу «3» з рівнем гарантії Г-2 для обробки відкритої, конфіденційної службової та таємної інформації.
ДОК ПРОФ 3 сертифіковане Державним агентством з питань електронного урядування України на роботу з Єдиною державною системою обміну електронними документами (ЄДСОЕД). Виключні майнові права інтелектуальної власності на програмне забезпечення «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» належать ТОВ «ТРАНСЛІНК КОНСАЛТИНГ» (Рішення Державної служби інтелектуальної власності №2996 від 21 червня 2016 року про реєстрацію договору, який стосується права автора на твір «Автоматизовану систему управління документами «ДОК ПРОФ 3»).

Документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі.
- Рішення Одеської обласної ради від 21 грудня 2017 року № 649-VІІ «Про обласний бюджет Одеської області на 2018 рік»;
- Рішення Одеської обласної ради від 23 грудня 2016 року № 281-VII «Про затвердження обласної програми надання фінансової підтримки комунальним підприємствам (установам, організаціям) спільної власності територіальних громад Одеської області, які забезпечують діяльність обласної ради та обласної державної адміністрації, на 2017-2019 роки»;
- договори від 17 грудня 2007 року № Т522Т3573, від 03 грудня 2008 року № Т522Т3667 та від 23 листопада 2011 року № Т522Т24112011 на закупівлю КП «Обласний інформаційно-аналітичний центр» програмного забезпечення «Автоматизована система документообігу «ДОК ПРОФТМ СТЕП 2.0.», від 26.07.2017 року № ДКП-2017 на закупівлю примірників програмного забезпечення «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3».
- копія рішення Державної служби інтелектуальної власності №2996 від 21 червня 2016 року про реєстрацію договору, який стосується права автора на твір «Автоматизовану систему управління документами «ДОК ПРОФ 3»;
- копія експертного висновку з рівнем гарантії Г-2 комплексу засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу «Автоматизованої системи управління документами «ДОК ПРОФ 3».
- копія сертифікату ДП «Державний центр інформаційних ресурсів України» щодо успішного проведення тестування системи електронного документообігу «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3».