Згідно з рішенням сесії Харківської міської ради у 2016 році Комунальному підприємству «Харківське ремонтно-будівельне підприємство» були виділені кошти щодо здійснення робіт з «Капітального ремонту нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")». У зв’язку цим, був розроблений робочий проект на об’єкт будівництва. Цей проект пройшов державну експертизу (експертний звіт № 21-0684-16 від 07.10.2016 року, експертний звіт №21-0792-16 від 12.12.2016 року). На виконання вимог Закону України «Про здійснення державних закупівель» Замовником було проведено відкриті торги на закупівлю робіт з «Капітального ремонту нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")» (оголошення про проведення відкритих торгів № 152136, оприлюдене на веб-порталі уповноваженого органу www.tender.me.gov.ua 28.07.2016 року). За результатами проведення відкритих торгів між Комунальним підприємством «Харківське ремонтно-будівельне підприємство» та переможцем торгів - Приватним підприємством «ХарківСтартСтрой», було укладеного договір підряду щодо виконання робіт з «Капітального ремонту нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")». Приватне підприємство «ХарківСтартСтрой» у строки, передбачені договором виконало свої зобов’язання в повному обсязі. Проте, у ході виконання робіт за Договором виникла потреба у здійсненні додаткових будівельно–монтажних робіт, електромонтажних робіт, робіт з улаштування систем водопостачання та каналізації, а також робіт з благоустрою території, не передбачених початковим проектом. Було виявлено невідповідність фактичних обсягів проектним рішенням. Додаткові роботи (матеріали) зафіксовані у дефектних актах, які узгоджені між генпідрядником, замовником, авторським наглядом (генпроектувальник) та технічним наглядом замовника. Додаткові роботи виникли внаслідок огляду конструкцій після проведення демонтажних робіт (вікон, штукатурки, покрівлі, систем електропостачання, водопостачання, каналізації та ін.) або їх виконання стало необхідним для покращення експлуатаційних характеристик (благоустрій прилеглої території, встановлення огорожі, воріт та інше). Дані роботи можливо було зафіксувати тільки після початку виконання робіт та вони носили прихований характер.
Виконання даних робіт є необхідними для завершення проекту у повному обсязі. За результатами наведених вище непередбачуваних обставин сформовано нове завдання на проектування. Проектною організацією проведено коригування проектно-кошторисної документації. Відкоригована проектно-кошторисна документація пройшла державну експертизу (експертний звіт №21-0204-17т від 28.04.2017 року).
Відповідно до п.п.6 ч.2 ст.35 Закону України «Про публічні закупівлі» замовник може здійснювати закупівлю шляхом застосування переговорної процедури закупівлі у разі необхідності проведення додаткових будівельних робіт, не зазначених у початковому проекті, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту за сукупності таких умов: договір буде укладено з попереднім виконавцем цих робіт, такі роботи технічно чи економічно пов’язані з головним (первинним) договором; загальна вартість додаткових робіт не перевищує 50 відсотків вартості головного (первинного) договору. Можливість застосування вищенаведеної норми закону передбачена наступними умовами.
Договір буде укладено з попереднім виконавцем робіт. Договір підряду щодо виконання робіт з «Капітального ремонту нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")» № 35-16/Т від 03.10.2016 року було укладено з Приватним підприємством «ХарківСтартСтрой». У зв’язку з цим, між Замовником та учасником було проведено переговори щодо основних умов договору, технічних характеристик предмету закупівлі та ціни пропозиції учасника (протокол переговорів № 16/2 від 12.05.2017 року). В результаті проведених переговорів Приватне підприємство «ХарківСтартСтрой» погодилося виконати додаткові будівельні роботи з «Капітального ремонту нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")». Таким чином, договір про закупівлю планується укласти з попереднім виконавцем робіт.
Роботи технічно чи економічно пов’язані з головним (первинним) договором. Роботи, які необхідно виконувати є технологічно пов’язаними з роботами, що вже виконані Приватним підприємством «ХарківСтартСтрой», зокрема: роботи, що пов’язані з улаштуванням зовнішніх та внутрішніх мереж (водопостачання, каналізації, електропостачання). Тобто, вкрай важливо виконувати роботи так, щоб уникнути несумісності інженерних систем при майбутній експлуатації об’єкта. Крім цього, без здійснення додаткових будівельних робіт, а саме: будівельно–монтажних робіт, електромонтажних робіт, робіт з улаштування систем водопостачання та каналізації, а також робіт з благоустрою території, неможливо закінчення будівництва та введення об’єкта будівництва в експлуатацію. Слід зазначити, що додаткові роботи пов’язані між собою у технологічному процесі, та виконуються в межах одного будівельного майданчику у рамках одного зазначеного об’єкта, і технічно та економічно пов'язані з головним договором. З метою уникнення проблем технічного характеру, пов’язаних з експлуатацією та обслуговуванням інженерних мереж, беручи до уваги необхідність забезпечення сумісності технологій, обладнання і матеріалів з наявними системами та обладнанням, при тому що залучення додаткового підрядника також спричинить додаткові витрати, втрату гарантійних зобов’язань, а також зважаючи на сезонність проведення будівельних робіт, закупівлю додаткових робіт необхідно здійснити з попереднім виконавцем робіт - Приватним підприємством «ХарківСтартСтрой».
Загальна вартість додаткових робіт не перевищує 50 відсотків вартості головного (первинного) договору. Згідно з договором підряду щодо виконання робіт з «Капітального ремонту нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")» № 35-16/Т від 03.10.2016 року, сума договору складає 14 650 479,60 грн. (чотирнадцять мільйонів шістсот п’ятдесят тисяч чотириста сімдесят дев’ять гривень 60 копійок). Відповідно до Експертного звіту щодо розгляду кошторисної частини проектної документації за робочим проектом «Капітальний ремонт нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")» №21-0204-17т від 28.04.2017 року загальна кошторисна вартість будівництва у поточних цінах складає 7 400 000,00 грн. (сім мільйонів чотириста тисяч гривень 00 копійок). Відповідно до протоколу переговорів, проведених між Комунальним підприємством «Харківське ремонтно-будівельне підприємство» та Приватним підприємством «ХарківСтартСтрой» № 16/2 від 12.05.2017 року сторонами було погоджено вартість договору на проведення додаткових будівельних робіт у розмірі 7 233 980,40 гривень (сім мільйонів двісті тридцять три тисячі дев’ятсот вісімдесят грн. 40 копійок). Ця сума не перевищує 50 % вартості головного (первинного) договору підряду № 35-16/Т від 03.10.2016 року.
Виходячи з вищенаведеного, Замовником прийнято рішення щодо необхідності застосування переговорної процедури на закупівлю додаткових будівельних робіт з «Капітальний ремонт нежитлових приміщень, переданих в господарське відання КП "Харківське ремонтно-будівельне підприємство" по вул. Танкопія, 12-Б (літ. "А-2")» на підставі п.п.6 ч.2.ст.35 Закону України «Про публічні закупівлі».