Відповідно до Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті на видання, придбання, зберігання та доставку підручників і посібників для забезпечення студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 березня 2009 року № 181 (зі змінами), Інститут модернізації змісту освіти визначено розпорядником бюджетних коштів нижчого рівня, які спрямовуються, зокрема, на видання, придбання підручників.
Наказом Міністерства освіти і науки України від 29.09.2015 № 983 затверджено переліки підручників для учнів 4 та 7 класів загальноосвітніх навчальних закладів, що видаватимуться за кошти державного бюджету.
Оскільки такі підручники згідно із статтею 8 Закону України «Про авторське право і суміжні права» є об’єктами авторського права, на підставі законів України «Про видавничу справу» та «Про авторське право і суміжні права», автор (авторський колектив) має право самостійно визначати видавництво, яке буде здійснювати видання його твору.
З метою дотримання вимог законодавства щодо захисту авторських прав, придбання підручників може здійснюватись тільки у видавництв, що мають виключно майнові права на використання зазначених підручників.
Замовником було встановлено, що між видавництвом (Учасниками) та автором(ами) по кожному підручнику, що закуповується, укладено авторський договір.
Законом України «Про публічні закупівлі» № 922-VIIІ від 25.12.2015 р. (зі змінами) встановлено, що:
- цей Закон застосовується до замовників, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт – 1,5 мільйона гривень.
Відповідно до частини сьомої статті 2 Закону: «Забороняється придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, визначених цим Законом, та укладання договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, визначених цим Законом. Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів або застосування цього Закону».
Переговорна процедура закупівлі – це процедура, що використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками.
Враховуючи вищевикладене, відповідно до пункту 1 частини другої статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі» у разі закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов’язаної із захистом прав інтелектуальної власності, або укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного чи мистецького конкурсу, як виняток, може застосовуватись переговорна процедура закупівлі.

Документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
- Закон України Про публічні закупівлі» № 922-VIIІ від 25.12.2015 р. (зі змінами)
- Закон України «Про видавничу справу»;
- Закон України «Про авторське право і суміжні права»;
- Закон України «Про здійснення державних закупівель»;
- Закон України від 17 липня 2015 року № 647 «Про внесення змін до Закону України «Про Державний бюджет України на 2015 рік» щодо збільшення видатків на забезпечення підручниками учнів загальноосвітніх шкіл за рахунок економії коштів на оплату праці та соціальне забезпечення народних депутатів України»;
- Постанова Кабінету Міністрів України від 11 березня 2009 року № 181 «Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті на видання, придбання, зберігання та доставку підручників і посібників для забезпечення студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів»;
- Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 року № 781 «Деякі питання забезпечення підручниками та посібниками студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів»;
- Постанова Кабінету Міністрів України від 26 серпня 2015 року № 629 «Деякі питання використання у 2015 році коштів, передбачених на видання, придбання, зберігання та доставку підручників і посібників»;
- Положення про конкурсний відбір оригінал-макетів підручників для учнів 4 та 7 класів загальноосвітніх навчальних закладів, затверджене наказом Міністерства освіти і науки України від 07.10.2014 № 1149 (зареєстроване у Міністерстві юстиції України 29 жовтня 2014 р. за № 1359/26136);
- Рішення колегії МОН України від 03.07.2015;
- Рішення колегії МОН України від 17.09.2015;
- Наказ МОН України від 20.07.2015 № 777;
- Наказ МОН України від 29.09.2015 № 983;
- спільний лист Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Державної казначейської служби України від 27.10. 2015 № 1/9-514/31-07010-07-21/33239/14-09/980-27119 щодо надання роз’яснень стосовно механізму перерахування коштів з місцевих бюджетів до державного бюджету на придбання підручників і посібників;
- свідоцтво про реєстрацію авторського права на твір, видане Державною службою інтелектуальної власності України (по кожному підручнику, що закуповується);
- рішення про реєстрацію авторського права на твір, видане Державною службою інтелектуальної власності України (по кожному підручнику, що закуповується);
- авторський договір між видавництвом та автором (ами) (по кожному підручнику, що закуповується).